Merk je dat bepaalde registraties ontbreken in een factuurvoorstel of op een genummerde factuur? In dit artikel lees je stap voor stap hoe je kunt nagaan wat er aan de hand is.

👉 Controleer factuurvoorstellen bij voorkeur vóór je deze nummert. Daarna kun je geen registraties meer toevoegen of aanpassen zonder ze eerst te ontnummmeren.

Controle vóór het nummeren van een factuurvoorstel

Controleer elk factuurvoorstel zorgvuldig voordat je het nummert. Zo voorkom je dat registraties of bedragen ontbreken of onjuist zijn.

Controles per factuurtype

Urenbasisfacturen

Werk je met urenbasisfacturen? Controleer dan of alle registraties zijn opgenomen met een registratiedatum tot en met de datum van 'Registraties tot en met' in het facturatieschema, tenzij ze expliciet zijn uitgesloten (registraties die als 'Nooit factureren' zijn aangeduid of al op een ander factuur(voorstel) staan).

💡 Niet-factureerbare registraties staan ook in het factuurvoorstel, maar het bedrag van deze registraties wordt daarin automatisch op 0 gezet.

Abonnementfacturen

Werk je met abonnementfacturen? Controleer dan beide typen facturen (afhankelijk van de configuratie onder Instellingen > Algemene instellingen > Facturering: PDF-creatie: optie: Hoe registraties 'buiten abonnement' factureren?).

De abonnementfactuur (vast bedrag)
De eventuele aparte urenbasisfactuur (voor registraties buiten het abonnement)

Voorschotfacturen

Werk je met een facturatieschema van het type voorschot-afrekening? Controleer dan beide typen facturen (afhankelijk van de configuratie: Instellingen > Algemene instellingen > Facturering: PDF-creatie: optie: Hoe registraties 'niet in voorschot' factureren?).

Het voorschot (vast bedrag)
De eventuele aparte urenbasisfactuur (voor registraties buiten het voorschot)

💡 Registraties binnen het voorschot worden niet weergegeven op een voorschotfactuur. Ze worden pas verrekend op de afrekening.

Afrekeningsfacturen

Werk je met een facturatieschema van het type voorschot-afrekening? Controleer dan of op de afrekening alle registraties staan met een registratiedatum tot en met de datum 'Registraties tot en met' in het facturatieschema. Controleer ook of alle eerder gefactureerde voorschotten (die nog niet op een andere afrekening staan) in mindering worden gebracht.

💡 Alleen genummerde voorschotten worden meegenomen op de afrekening. Staat er nog een voorschotvoorstel open, dan wordt dat voorschot pas opgenomen zodra je het nummert.

Factuurregels controleren

Bekijk elke factuurregel zorgvuldig om zeker te weten dat alle verwachte regels en bedragen correct zijn.

Zijn alle verwachte factuurregels aanwezig? Klik op het pijltje omlaag bij de factuur om deze uit te klappen en de factuurregels te bekijken.
Ontbreken er registraties per factuurregel? Klik op het pijltje omlaag om de factuurregel te openen en de lijst met registraties te bekijken.
Vergelijk hoeveelheden en bedragen met de oorspronkelijke registratie. Aangepaste waarden zijn oranje gemarkeerd.

Wil je een registratie herstellen naar de oorspronkelijke waarden? Gebruik dan het herstelicoon.

Registraties handmatig controleren

In deze laatste controle kun je handmatig nagaan welke registraties aan het factuurvoorstel zijn gekoppeld.

Registraties zichtbaar maken

Wil je in detail zien welke registraties aan een factuurvoorstel zijn gekoppeld? Volg dan deze stappen:

Ga naar het scherm Factuurvoorstellen.
Klik aan het einde van de rij van het voorstel op het pijltje omlaag en kies 'Registratie overzicht openen'.
- Er wordt een gefilterd overzicht geopend met alle registraties die aan dit factuurvoorstel gekoppeld zijn.
- Aan de hand van de kolommen 'Factureerbaar', 'Binnen abonnement' en 'Nooit factureren' zie je welke registraties betaald zijn opgenomen en welke zijn uitgesloten.

Veelvoorkomende problemen bij registraties

Registraties zijn gemarkeerd als 'Nooit factureren'
Registraties vallen buiten de factureringsperiode
Registraties die eigenlijk uitgesloten moesten worden van de abonnementfactuur, zijn toch opgenomen

💡 Klaar met controleren? Vergrendel het voorstel en/of nummer het. Zie: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden.

Alles gecontroleerd, maar zie je nog steeds dat er registraties ontbreken? Dan helpt het volgende deel je stap voor stap om de oorzaak te vinden.

Ontbrekende registraties in het factuurvoorstel oplossen

Merk je dat een registratie niet in het factuurvoorstel staat? Doorloop dan deze controles.Controleer de registratie zelf

Is de datum correct ingevuld?
Controleer de geregistreerde uren of aantallen.
Klopt het toegepaste tarief?
Op welk prijslijstitem of op welke subklasse is de registratie geboekt (“wat”)?
Is de registratie gemarkeerd als 'Nooit factureren'?
Staat de registratie al op een andere (eerdere) factuur? (Indien van toepassing wordt 'Voorstel' of het factuurnummer getoond in het registratieoverzicht)
Is de registratie doorgeschoven naar de volgende periode en zichtbaar in de open registraties (Facturering > Open registraties)?
Is de registratie gekoppeld aan de juiste opdracht?
Is de registratie misschien verwijderd?

Controleer het facturatieschema

Bekijk de waarde bij 'Registraties tot en met' in het bijbehorende schema (Instellingen > Facturatieschema). Valt de datum van de registratie binnen de ingestelde periode?

Nieuwe registraties terwijl er al een voorstel bestaat

Elke nacht verwerkt het systeem automatisch nieuwe registraties en voegt ze toe aan factuurvoorstellen (afhankelijk van de 'Registraties tot en met'-datum in het facturatieschema). Wacht eventueel tot de volgende ochtend.

Extra aandachtspunten

Zorg dat je voldoende rechten hebt om facturen en registraties te bekijken en te wijzigen.
Registraties met de status 'Nooit factureren' verschijnen nooit op een voorstel.
Je kunt geen registraties toevoegen aan een vergrendeld voorstel.
Na het nummeren van een factuur kunnen er geen registraties meer worden toegevoegd of verwijderd.

Factuurregels die niet op de PDF verschijnen oplossen

Lijkt alles correct, maar zie je nog steeds verschillen in de PDF? Controleer dan het volgende.

Controleer het factuursjabloon

Controleer het gebruikte factuursjabloon. Dat bepaalt welke informatie daadwerkelijk wordt opgenomen in de PDF. Sommige registraties of bedragen kunnen wel zichtbaar zijn in het voorstel, maar alsnog worden weggelaten door de instellingen van het sjabloon.

Controleer PDF-instellingen

Je kunt de instellingen controleren via Instellingen > Factuursjablonen en via Instellingen > Algemene instellingen > PDF-creatie.

Controleer factuurtekst en uitzonderingen

Controleer ook de gebruikte factuurtekst en de koppeling met het facturatieschema.
Kijk bovendien of er op relatie-, opdracht- of registratieniveau uitzonderingen zijn ingesteld die de weergave beïnvloeden. Ook algemene factureringsinstellingen van het kantoor kunnen hierin een rol spelen.

💡 Goed om te lezen

Deze artikelen helpen je om je facturering correct in te stellen of beter te begrijpen:

Wil je de lay-out of inhoud van je facturen aanpassen? Lees dan: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse
Twijfel je over het verschil tussen “Nooit factureren”, “Niet factureerbaar” en vergelijkbare opties? Lees dan: In het kort - Wat is het verschil tussen ‘Nooit factureren’, ‘Niet factureerbaar’ en verwante facturatie-acties?
Werk je met vaste prijzen per periode? Bekijk dan: Inleiding tot abonnementsfacturatie in AdminPulse
Ontbreken er registraties of wil je ze aanpassen? Zie: Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen
Wil je geplande registraties beheren of wijzigen? Lees: Overzicht: Het beheren van geplande registraties
Klaar om je factuurvoorstellen af te ronden? Bekijk: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden

Nog steeds problemen met ontbrekende registraties of de opmaak van je factuur?
Neem contact met ons op via een ticket. Vermeld om welke factuur en/of registraties het gaat en voeg indien mogelijk een screenshot toe. Zo kunnen we je sneller en gerichter helpen.

Gerelateerd aan