In AdminPulse kun je voorwaarden zoals verkoopvoorwaarden, betalingsvoorwaarden of andere vergelijkbare documenten toevoegen aan je facturen. Dit kan op twee manieren:
- Standaard: via aangepaste sjablonen
- Eenmalig: handmatig bij een specifieke factuur
In dit artikel lees je hoe je voorwaarden kunt toevoegen aan:
- Factuursjablonen
- E-mailsjablonen
- Individuele factuurvoorstellen
Voorwaarden standaard toevoegen aan facturen
Voorwaarden opnemen in een factuursjabloon
Je kunt voorwaarden direct opnemen in het Word-bestand dat als sjabloon dient voor je facturen. Deze sjablonen vind je onder Instellingen > Factuursjablonen.
In Word kun je op verschillende manieren voorwaarden toevoegen aan een factuursjabloon:
- Op een aparte pagina: voeg een pagina-einde toe in het Word-document via Invoegen > Pagina-einde of met de sneltoets Ctrl + Enter. Alles wat na dit pagina-einde komt, wordt weergegeven op een nieuwe pagina in de factuur.
- In de voettekst: plaats je voorwaarden in de voettekst van het Word-document via Invoegen > Voettekst.
-
Als hyperlink: publiceer je voorwaarden op je website en voeg een klikbare link toe aan je factuursjablonen via Invoegen > Koppeling in Word.
💡 De link blijft klikbaar in de uiteindelijke pdf-factuur.
👉 Je bepaalt zelf de opmaak van de toegevoegde tekst in Word.
Factuursjabloon downloaden, bewerken en opnieuw uploaden
- Download het factuursjabloon via Instellingen > Factuursjablonen.
- Open het sjabloon in Word
- Voeg de voorwaarden toe (pagina, voettekst of hyperlink).
- Sla het Word-bestand op.
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
- Upload het aangepaste sjabloon opnieuw in AdminPulse.
💡 Vergeet niet om elk sjabloon afzonderlijk aan te passen als je er meerdere gebruikt.
Voorwaarden als pdf toevoegen aan een e-mailsjabloon
Je kunt je algemene voorwaarden of andere documenten ook automatisch als bijlage meesturen wanneer je je facturen verzendt.
- Ga naar Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen.
- Bewerk het e-mailsjabloon voor het verzenden van facturen.
- Voeg het gewenste pdf-bestand toe als bijlage.
- Sla je wijzigingen op.
💡 Gebruik pdf-bestanden om een correcte weergave te garanderen en de bestandsgrootte beperkt te houden.
👉 Werk je in AdminPulse met meerdere eigen bedrijven? Dan kan elke bedrijf een eigen e-mailsjabloon gebruiken met bijbehorende voorwaarden.
- Maak via Instellingen > E-mail- en interactiesjablonen één of meerdere sjablonen per bedrijf aan, of bewerk de bestaande sjablonen.
- Ga vervolgens naar Instellingen > Algemene instellingen
- Per bedrijf, ga naar Facturatie-e-mail > E-mailsjabloon: factuur verzenden en kies daar het gewenste e-mailsjabloon met bijlage voor elk bedrijf.
Eenmalig een pdf-document met voorwaarden toevoegen aan een factuur
Wil je voorwaarden of andere documenten eenmalig meesturen? Dan kun je deze handmatig als bijlage toevoegen aan een specifiek factuurvoorstel.
- Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
- Klik op het pijltje naast het juiste voorstel om het te openen
- Klik op + Bijlage toevoegen.
- Selecteer het pdf-bestand dat je wilt meesturen.
Voorwaarden meesturen via Peppol
Welke documenten worden meegestuurd via Peppol?
Bij verzending via Peppol worden alleen de volgende documenten meegestuurd:
- De factuur zelf
- De (aparte) factuurdetails
- Bijlagen die direct aan de factuur zijn toegevoegd
👉 Pdf-bestanden die je toevoegt aan een e-mailsjabloon worden niet meegestuurd via Peppol.
👉 Let op: afhankelijk van het boekhoudpakket of systeem van de ontvanger kunnen factuurdetails mogelijk niet zichtbaar zijn, ook al zijn ze correct meegestuurd.
Aanbevolen aanpak bij Peppol-verzending
Wil je toch voorwaarden meesturen via Peppol? Voeg deze dan rechtstreeks toe aan je factuursjabloon. Bijvoorbeeld:
- Op een tweede pagina
- In de voettekst
💡 Goed om te lezen
- Nog niet eerder gewerkt met factuursjablonen? Lees dan zeker: Factuurlay-out
- Meer informatie over het toevoegen van bijlagen aan facturatie-e-mails vind je hier: Bijlagen toevoegen aan facturatie-e-mails