Outlook add-in - e-mails handmatig bewaren in AdminPulse

Met de Outlook add-in verwerk je e-mails rechtstreeks vanuit je Outlook-desktopapp en sla je ze eenvoudig op in AdminPulse. Zo centraliseer je communicatie en documenten zonder te hoeven kopiëren of downloaden.

Wat doet de Outlook add-in?

De add-in helpt je om e-mails op te slaan in AdminPulse: onderwerp en inhoud, met of zonder bijlagen. Je koppelt de e-mail aan de juiste relatie en kunt tags en een documentdatum toevoegen.

Hoe installeer je de Outlook add-in voor je kantoor?

Een beheerder voegt de add-in toe via het Microsoft 365 Admin Center. Volg deze stappen:

1. Ga naar admin.microsoft.com en log in met je beheerdersaccount.
2. Ga naar Settings > Integrated apps en klik op Deployed apps.
3. Klik op Upload custom apps en kies bij App type voor Office Add-in.
4. Kies Provide link to manifest file en voeg deze link toe: https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml.
5. Klik op Next.
6. Kies voor wie de add-in beschikbaar moet zijn (iedereen of specifieke gebruikers/groepen).
   💡 Tip: test eerst met een kleine groep voordat je breder uitrolt.
   👉 Houd er rekening mee dat het tot 72 uur kan duren voordat de add-in voor iedereen zichtbaar is in Outlook.
   

Hoe gebruik je de Outlook add-in?

Nadat de AdminPulse Outlook add-in is toegevoegd in Outlook, volg je deze stappen om e-mails (en bijlagen) op te slaan in AdminPulse:

1. Open een e-mail in Outlook.
   • Selecteer de e-mail die je in AdminPulse wilt opslaan.
2. Open het Apps-icoon.
   • Klik op het Apps-icoon rechtsboven in de e-mailweergave en kies de AdminPulse Outlook add-in.
3. Vul de eigenschappen in.
   • Relation (verplicht): de add-in zoekt automatisch op basis van het afzenderadres de juiste relatie in AdminPulse en stelt die voor. Je kunt dit altijd handmatig aanpassen.
     💡 Zoekresultaten verschijnen zodra je begint te typen.
   • File name: standaard wordt het onderwerp van de e-mail gebruikt. Dit kun je indien gewenst aanpassen.
   • Labels (optioneel): kies één of meerdere labels om de e-mail te categoriseren. 
     Via Folders kies je uit de volledige boomstructuur met labels. Selecteer je daar een label, dan worden ook de bovenliggende labels uit de structuur toegekend. 
     Via Labels zoek je snel een specifiek label. Zo wordt alleen het gekozen label toegekend.
   • Document date (optioneel): standaard is dit de verzenddatum van de e-mail. Je kunt ook een andere datum kiezen.
   • Include attachments: standaard aangevinkt. Laat dit aangevinkt om e-mailbijlagen mee op te slaan in AdminPulse.
   • Automatically recognize document type of attachments: standaard aangevinkt. Hiermee worden bijlagen automatisch herkend; bij een succesvolle herkenning kan een taskflow (deel)taken automatisch van status laten veranderen.
4. Opslaan in AdminPulse.
   • Klik op Save in AdminPulse om de e-mail (en bijlagen) op te slaan.

Hoe werkt het updaten van de Outlook add-in (indien een nieuwe versie van het manifest beschikbaar is)?

Updates verlopen via het Microsoft 365 Admin Center en moeten worden uitgevoerd door een beheerder.

1. Ga naar admin.microsoft.com en log in met het beheerdersaccount.
2. Navigeer naar Settings > Integrated apps en open Deployed apps.
3. Zoek de AdminPulse Outlook add-in in de lijst en klik op de titel.
4. Klik op Update add-in.
5. Kies een van de volgende opties om de nieuwe versie te laden:
   • Provide link to manifest file en gebruik:
     https://app.adminpulse.be/office-addin/manifest.xml
   • Upload manifest file en upload het manifestbestand lokaal.
6. Volg de stappen (Next) en voltooi de update.

Veelgestelde vragen

• De add-in is niet zichtbaar in Outlook.
  👉 Controleer of je tot de doelgroep behoort die door de beheerder is geselecteerd. Houd rekening met de uitroltijd (tot 72 uur). Herstart Outlook indien nodig.
• De relatie wordt niet automatisch gevonden.
  💡 Begin de relatienaam te typen om handmatig te zoeken. Controleer ook of het e-mailadres van de relatie correct is geregistreerd in AdminPulse.
• Bijlagen worden niet herkend.
  👉 Controleer of Include attachments en (indien gewenst) Automatically recognize… zijn aangevinkt. Niet-herkende documenten kun je achteraf nog classificeren in AdminPulse.