Het scherm Weekplanner (Taken > Weekplanner) toont de geplande taken en to-do’s van de geselecteerde medewerker in een weekoverzicht. Zo ziet elke medewerker snel wat er vandaag, morgen of later in de week op de planning staat. Heb je je Outlook-agenda gekoppeld? Dan zie je in je eigen Weekplanner ook je afspraken.

De Weekplanner helpt je ook om de planning op korte termijn bij te sturen, bijvoorbeeld wanneer een medewerker onverwacht afwezig is, taken moeten worden verplaatst of je snel wilt zien wat er nog openstaat.

Dit scherm maakt deel uit van korte termijn planning binnen capaciteitsplanning. Gebruik de Weekplanner om per medewerker te zien wat er deze week gepland staat, welke taken nog openstaan en welke deadlines naderen.

In dit artikel lees je welke taken, to-do’s en Outlook-afspraken in de Weekplanner verschijnen, hoe je een of meer taken en to-do’s verplaatst, hoe je ongeplande taken en to-do’s inplant, hoe je een nieuwe to-do aanmaakt en wat je op een kaartje ziet.

👉 Dit scherm maakt deel uit van de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wil je hier gebruik van maken? Vraag dit dan aan via Support.

Waarvoor gebruik je de Weekplanner?

De Weekplanner helpt je om de planning van deze week concreet te maken en bij te sturen. Je gebruikt het scherm vooral om te zien wat er al gepland staat, wat nog ingepland moet worden en waar de planning moet worden aangepast.

Enkele typische situaties:

Je weekplanning voorbereiden: controleer aan het begin van de week wat er al gepland staat en kijk via -1 week of er vorige week nog taken of to-do’s openstaan. Gebruik daarna het zijpaneel Plan taken om ongeplande taken in te plannen.
Dringende deadlines bewaken: gebruik in het zijpaneel Plan taken de filter Deadline van - tot om taken te tonen die binnen een bepaalde periode klaar moeten zijn.
Gericht plannen voor één klant of taaktype: filter in het zijpaneel op Relatie, Taaksjabloon of Deeltaaksjabloon wanneer je taken voor één klant of één soort werkzaamheden wilt inplannen. Zo kun je bijvoorbeeld snel taken voor btw-aangiftes, jaarrekeningen of andere deadlines inplannen.
De planning van een collega bekijken: selecteer een collega bij Voor medewerker en bekijk welke taken en to-do’s die week gepland staan. Als je de nodige rechten hebt, kun je taken ook naar een andere dag slepen of ongeplande taken toevoegen.
Een onverwachte afwezigheid opvangen: selecteer de afwezige medewerker en bekijk welke taken nog gepland staan. Zo zie je snel welke taken je moet verplaatsen, opnieuw moet toewijzen of extra in de gaten moet houden. Selecteer de betrokken taken en kies Globale acties > Toegewezen gebruiker wijzigen om ze samen aan een andere medewerker toe te wijzen. Moet je meerdere taken verplaatsen? Dan doe je dat in één keer. Lees meer in Meerdere taken en to-do’s tegelijk aanpassen.
Ad-hocwerkzaamheden toevoegen tijdens de week: maak via Nieuwe to-do maken meteen een to-do aan voor een eenmalige actie, zoals ontbrekende documenten opvragen, een klant terugbellen of een interne controle uitvoeren.

Wat zie je op het scherm Weekplanner?

De Weekplanner toont standaard vijf kolommen: één voor elke werkdag van maandag tot en met vrijdag. Met de schakelaar Toon weekend voeg je ook zaterdag en zondag toe.

De kolomtitel toont de naam van de dag en de datum. Daaronder zie je per dag een capaciteitsoverzicht met de werktijd, de geplande tijd en de nog beschikbare tijd.

In elke kolom verschijnen de taken en to-do’s die op die dag gepland staan. Zo krijg je snel inzicht in de dag- en weekplanning van de geselecteerde medewerker.

Capaciteit per dag: werktijd, gepland en beschikbaar

Onder de kolomtitel zie je per dag hoe vol de planning van de geselecteerde medewerker is. De Weekplanner toont drie regels:

Werktijd: de verwachte werktijd van die dag volgens het uurrooster of jaarrooster van de medewerker, verminderd met geregistreerde afwezigheid, tijd voor tijd of opleiding.
Gepland: de totale geplande duur van alle taken en to-do’s die op die dag staan. AdminPulse telt ook afgeronde taken en to-do’s mee, net als taken en to-do’s die door de filters Status of Taaksjablonen niet zichtbaar zijn. Zo toont dit cijfer de volledige geplande werklast van de dag.
Beschikbaar: de werktijd min de geplande tijd. Dit is de tijd die nog vrij is om in te plannen. Wordt deze waarde negatief, dan is de dag overboekt en wordt deze in het rood getoond.

De tijden worden weergegeven als uren en minuten. 7:30 betekent bijvoorbeeld zeven uur en dertig minuten.

Geregistreerde afwezigheden verschijnen als aparte blokjes bovenaan in de kolom. Op zo’n blokje zie je het type afwezigheid, de naam en de duur. Zo zie je meteen waarom er die dag minder werktijd beschikbaar is.

Is de dag een feestdag, dan toont de kolom Feestdag in plaats van de werktijd. Staan er die dag geen taken gepland, dan toont de kolom alleen Feestdag.

Weekend tonen

Onder de filters staat de schakelaar Toon weekend. Standaard staat die uit en toont de Weekplanner alleen maandag tot en met vrijdag. Zet je de schakelaar aan, dan komen er kolommen voor zaterdag en zondag bij. Je kunt dan ook taken en to-do’s naar die dagen slepen.

Zijn er taken of to-do’s in het weekend van de weergegeven week gepland? Dan verschijnt naast de schakelaar een geel waarschuwingsicoontje. Beweeg met de muis over het icoontje om te zien om hoeveel taken het gaat. Zo mis je geen weekendtaken terwijl het weekend verborgen is.

💡 De schakelaar telt mee als filter. Filters terugzetten zet hem weer uit. De stand van de schakelaar wordt ook opgenomen in je opgeslagen zoekopdrachten.

Welke taken en to-do’s worden getoond?

Hoofdtaken, deeltaken en to-do’s verschijnen in de Weekplanner op hun uitvoeringsdatum.

Heeft een taak of to-do geen uitvoeringsdatum, maar wel een deadline? Dan verschijnt die op de dag van de deadline. Zo verlies je ongeplande taken en to-do’s niet uit het oog. Op het kaartje zie je dat er nog geen uitvoeringsdatum is ingevuld.

Hoofdtaken : taken die toegewezen zijn aan de geselecteerde medewerker.
Deeltaken : taken die deel uitmaken van een hoofdtaak. Ze verschijnen op hun eigen uitvoeringsdatum, of op hun deadline als er geen uitvoeringsdatum is. Op het kaartje staat de naam van de bijbehorende hoofdtaak in grijs en tussen haakjes.
💡 Is de deeltaak niet toegewezen aan een medewerker, dan wordt de toewijzing van de bovenliggende hoofdtaak gebruikt voor de filter Voor medewerker.
To-do’s : verschijnen op hun uitvoeringsdatum, of op hun deadline als er geen uitvoeringsdatum is.
💡 To-do’s verschijnen alleen als er geen filter op taaksjablonen is ingesteld, want to-do’s zijn niet gekoppeld aan een sjabloon.

Sleep je een taak of to-do zonder uitvoeringsdatum naar een dag? Dan wordt die dag de uitvoeringsdatum. De deadline verandert niet. Tot je een uitvoeringsdatum instelt, vind je de taak of to-do ook terug in het zijpaneel Plan taken, op voorwaarde dat die aan de filters voldoet. Wil je een to-do in het zijpaneel zien? Zet dan ook de filter To-do’s aan.

👉 Heeft een taak of to-do geen uitvoeringsdatum én geen deadline? Dan verschijnt die niet in het weekoverzicht. Door de standaardfilter zie je de taak of to-do ook niet meteen in het zijpaneel Plan taken. Wis daar de datum bij Deadline van om ze weer te geven. Je vindt zulke taken en to-do’s ook terug in het Taak overzicht of het Taakbord.

Afspraken uit je Outlook-agenda weergeven

Heb je je Outlook-agenda gekoppeld? Dan verschijnen je afspraken automatisch in je eigen Weekplanner op de dag waarop ze plaatsvinden. Je herkent ze aan een agenda-icoon. De afspraken worden gesorteerd op begintijd.

De afspraken worden alleen ter informatie weergegeven. Ze hebben geen invloed op je geplande of beschikbare tijd en tellen niet mee als geplande capaciteit. Je afspraken zijn alleen zichtbaar in je eigen Weekplanner. Als je de Weekplanner van een collega bekijkt, zie je de afspraken van die collega niet.

👉 Lees hoe je de koppeling instelt en welke afspraakgegevens worden weergegeven in Outlook-agenda: toon je afspraken in de weekplanner.

Navigeren tussen weken

Bij de filters staan drie knoppen voor weeknavigatie: -1 week, Huidige week en +1 week. Hiermee spring je snel naar de vorige week, de huidige week of de volgende week.

💡 Kijk eventueel ook naar de vorige week om te controleren of daar nog taken of to-do’s openstaan.

Taken en to-do’s verplaatsen

Hoofdtaken, deeltaken en to-do’s hebben elk een uitvoeringsdatum. Die bepaalt op welke dag je de taak of to-do plant. De deadline geeft aan wanneer deze uiterlijk klaar moet zijn.

Je kunt een kaartje van de ene dag naar de andere slepen om de uitvoeringsdatum te wijzigen. De wijziging wordt direct opgeslagen; de deadline blijft ongewijzigd.

Je kunt de uitvoeringsdatum ook aanpassen via het datumveld op het kaartje. Dit kan voor hoofdtaken, deeltaken en to-do’s.

Wijzig je de uitvoeringsdatum naar een dag buiten de zichtbare week, dan verdwijnt de taak of to-do uit het huidige overzicht. Je vindt deze terug in de week van de nieuwe uitvoeringsdatum.

💡 Voor deze aanpassingen heb je minimaal updaterechten op geplande taken nodig. Zonder die rechten zijn kaartjes niet verplaatsbaar.

Meerdere taken en to-do’s tegelijk aanpassen

Moet je meerdere taken of to-do’s opnieuw inplannen, bijvoorbeeld omdat een medewerker onverwacht afwezig is of een dag overboekt raakt? Selecteer ze en pas ze in één keer aan: versleep de volledige selectie of gebruik Globale acties.

👉 Selecteren kan alleen als je minimaal updaterechten hebt op geplande taken. Zonder die rechten zie je geen selectievakjes en geen knop Globale acties.

Taken en to-do’s selecteren

Op elk kaartje staat een selectievakje. Je vindt dit zowel op de kaartjes in de dagkolommen als op de kaartjes in het zijpaneel Plan taken. Zo kun je geplande en ongeplande taken en to-do’s samen selecteren.

Je kunt taken en to-do’s op vier manieren selecteren:

Eén taak of to-do per keer: vink het selectievakje op het kaartje aan.
Een reeks selecteren met Shift-klik: selecteer het eerste kaartje via het selectievakje. Houd daarna Shift ingedrukt en klik op het laatste kaartje. AdminPulse selecteert ook alle selecteerbare kaartjes ertussen. Dit werkt binnen één dagkolom of binnen het zijpaneel Plan taken.
Een reeks kan niet over meerdere dagkolommen of tussen een dag en het zijpaneel lopen.
Een hele dag: vink het selectievakje aan in de kolomtitel, naast de naam van de dag. Hiermee selecteer je alle selecteerbare kaartjes van die dag.
De hele week: vink Alles selecteren aan.

Alles selecteren heeft alleen betrekking op de kaartjes in de zichtbare dagkolommen, niet op de taken en to-do’s in het zijpaneel Plan taken. Die selecteer je afzonderlijk. Schakel je Alles selecteren daarna weer uit, dan blijven de taken en to-do’s uit het zijpaneel geselecteerd.

Taken en to-do’s met de status Klaar hebben geen selectievakje en kunnen niet worden geselecteerd.

Zodra er minimaal één taak of to-do geselecteerd is en het zijpaneel Plan taken openstaat, verschijnt daar de knop Alles deselecteren met het aantal geselecteerde kaartjes. Klik erop om de volledige selectie te wissen.

Geselecteerde taken en to-do’s in één keer verslepen

Sleep een van de geselecteerde kaartjes naar een andere dag. De volledige selectie wordt dan verplaatst. Dit geldt ook voor geselecteerde to-do’s. Tijdens het slepen toont het kaartje een teller met het aantal geselecteerde taken.

De dag waarop je de selectie loslaat, wordt de uitvoeringsdatum van alle geselecteerde taken en to-do’s. Ook taken en to-do’s die je in het zijpaneel Plan taken hebt geselecteerd, worden zo in één keer ingepland.

Sleep je de selectie naar het zijpaneel Plan taken, dan wordt de uitvoeringsdatum van alle geselecteerde taken en to-do’s gewist. Ze komen dan weer tussen de ongeplande taken en to-do’s te staan.

Globale acties voor geselecteerde taken en to-do’s

Wil je dezelfde wijziging toepassen op meerdere taken of to-do’s in de Weekplanner? Selecteer ze en klik op Globale acties. De knop wordt actief zodra je minimaal één taak of to-do hebt geselecteerd.

Globale actie: Uitvoeringsdatum instellen

Stel voor alle geselecteerde taken en to-do’s dezelfde uitvoeringsdatum in. Kies een datum en klik op Ok.

Laat je het datumveld leeg? Dan wist AdminPulse de uitvoeringsdatums en komen de taken en to-do’s weer tussen de ongeplande taken en to-do’s te staan.

👉 Valt de gekozen datum na de deadline van een of meer geselecteerde taken of to-do’s? Dan waarschuwt AdminPulse je en zie je om hoeveel het er gaat.

Globale actie: Verplaatsen naar volgende week

Verplaats de geselecteerde taken en to-do’s precies één week. Taken en to-do’s in het weekoverzicht behouden daarbij dezelfde weekdag.

Staat een geselecteerde taak of to-do niet in het weekoverzicht? Dan plant AdminPulse die op maandag van de volgende week in.

Globale actie: Verplaatsen naar volgend vrij moment

Laat AdminPulse voor elke geselecteerde taak of to-do een geschikte uitvoeringsdatum voorstellen. Er wordt niets aangepast tot je de voorgestelde planning bevestigt.

Lees meer in Taken en to-do’s naar het volgende vrije moment verplaatsen.

Globale actie: Toegewezen gebruiker wijzigen

Kies bij Gebruiker hoe je de geselecteerde taken en to-do’s wilt toewijzen:

Niet toegewezen;
Zoals gedefinieerd in het taaksjabloon;
een profiel;
een specifieke medewerker.

👉 To-do’s zijn niet aan een taaksjabloon gekoppeld. De keuze Zoals gedefinieerd in het taaksjabloon is daarom alleen van toepassing op taken.

AdminPulse voert de wijziging uit op de achtergrond. Zodra de actie klaar is, wordt de Weekplanner automatisch bijgewerkt.

Taken en to-do’s naar het volgende vrije moment verplaatsen

Met Globale acties > Verplaatsen naar volgend vrij moment laat je AdminPulse voor elke geselecteerde taak of to-do een geschikte uitvoeringsdatum voorstellen. Er wordt niets aangepast tot je de voorgestelde planning bevestigt.

AdminPulse houdt bij het plannen rekening met:

Beschikbare tijd: de geplande duur wordt afgestemd op de beschikbare tijd van de medewerker. Feestdagen en volledige dagen met afwezigheid of tijd voor tijd tellen niet mee.
Deadlines: taken en to-do's met de vroegste deadline worden eerst ingepland. Items zonder deadline komen achteraan.
Bestaande planning: ook onafgeronde taken en to-do's die door filters niet zichtbaar zijn, tellen mee. Zonder uitvoeringsdatum telt een taak of to-do mee op de deadline. Geselecteerde taken tellen niet mee: hun huidige plaats komt vrij.
Volgorde van deeltaken: AdminPulse houdt bij elkaar horende taken zoveel mogelijk samen en volgt de volgorde uit het taaksjabloon. De hoofdtaak wordt op of na de deeltaken ingepland. Een latere deeltaak wordt niet vóór een al ingeplande eerdere deeltaak voorgesteld.

AdminPulse zoekt vanaf morgen en kijkt maximaal acht weken vooruit. AdminPulse slaat dagen zonder voldoende beschikbare tijd over.

💡 Heeft een taak geen geplande duur? Dan gebruikt AdminPulse de standaardduur van het taaksjabloon. Bij een to-do gebruikt AdminPulse de duur van de to-do.

Controleer de voorgestelde datums op het scherm Voorgestelde planning:

Controleer de voorgestelde uitvoeringsdatum voor elke taak of to-do. Voorstellen waarvoor AdminPulse een geschikte datum heeft gevonden, zijn standaard goedgekeurd.
Valt een voorgestelde datum na de deadline of is er geen vrij moment gevonden binnen 8 weken, dan staat bij die rij een waarschuwingsicoon.
Pas zo nodig een datum aan of keur een voorstel goed of af. Met Alles goedkeuren en Alles weigeren pas je dezelfde keuze op de volledige lijst toe.
Klik op OK om de goedgekeurde wijzigingen door te voeren.

👉 De deadline bepaalt welke taken en to-do’s eerst worden ingepland, maar garandeert niet dat ze vóór hun deadline worden gepland. Controleer daarom de waarschuwingen en voorgestelde uitvoeringsdatums voordat je de planning bevestigt.

👉 Vindt AdminPulse binnen acht weken geen geschikt moment? Dan toont het voorstel Geen vrij moment gevonden binnen 8 weken. Je kunt zelf een uitvoeringsdatum kiezen of het voorstel afwijzen.

Na de verwerking toont AdminPulse hoeveel taken en to-do’s zijn gepland en hoeveel er zijn overgeslagen. Taken en to-do’s waarvoor je geen wijziging hebt gekozen, tellen mee als overgeslagen.

Ongeplande taken en to-do’s inplannen met het zijpaneel Plan taken

Met de knop Plan taken rechtsboven open en sluit je een zijpaneel aan de rechterkant van de Weekplanner. Gebruik dit paneel om ongeplande taken en to-do’s te vinden en ze meteen op een dag in de weergegeven week in te plannen. Het paneel blijft naast het weekoverzicht staan en heeft een eigen scrollbalk.

Ongeplande to-do’s worden niet standaard weergegeven. Zet de filter To-do’s aan om ze in het zijpaneel te zien.

Het zijpaneel volgt de medewerker die bovenaan in de Weekplanner geselecteerd is. Bekijk je de planning van een collega, dan toont het paneel de ongeplande taken en to-do’s van die collega.

Ongeplande taken en to-do’s hebben geen uitvoeringsdatum, zijn nog niet klaar en zijn niet geblokkeerd. Deeltaken die als niet van toepassing of niet uitgevoerd zijn gemarkeerd, verschijnen ook niet. Taken en to-do’s van een inactieve relatie met een einddatum in het verleden verschijnen niet in het zijpaneel. Er is geen filter waarmee je ze toch kunt weergeven.

De lijst wordt gesorteerd op deadline. Taken en to-do’s met de meest urgente deadline of met een deadline die het langst is verstreken, staan bovenaan. Tijdens het scrollen laadt AdminPulse steeds meer taken en to-do’s.

Sleep een taak of to-do vanuit het zijpaneel naar een dag om die in te plannen. Die dag wordt de uitvoeringsdatum en de taak of to-do verdwijnt uit het zijpaneel. De deadline verandert niet.

Wil je meerdere ongeplande taken of to-do’s tegelijk inplannen? Selecteer ze in het zijpaneel en kies Globale acties > Verplaatsen naar volgend vrij moment. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een taaksjabloon voor btw-aangiftes, meerdere taken selecteren en AdminPulse een planning laten voorstellen. Lees meer in Taken en to-do’s naar het volgende vrije moment verplaatsen.

💡 Ongeplande to-do’s verdwijnen uit het zijpaneel zodra je op een Taaksjabloon of Deeltaaksjabloon filtert. To-do’s zijn namelijk niet aan een taaksjabloon gekoppeld.

Sleep je een taak of to-do vanuit een dag terug naar het zijpaneel, dan wordt de uitvoeringsdatum gewist. De taak of to-do staat dan weer tussen de ongeplande taken en to-do’s. Valt de deadline in de weergegeven week, dan blijft die ook zichtbaar op de dag van de deadline.

Wil je een taak of to-do naar een andere week verplaatsen? Pas dan de uitvoeringsdatum aan via het datumveld op het kaartje of in de details. Je kunt een kaartje alleen slepen naar een dag die zichtbaar is in de weergegeven week.

Filteren in het zijpaneel

Met de knop Filters in het zijpaneel open je de filteropties. Filters houden de lijst met ongeplande taken en to-do’s overzichtelijk, zeker wanneer een medewerker er veel heeft.

Je kunt filteren op:

Hoofdtaken, Deeltaken en/of To-do’s: kies welke je wilt zien. Standaard staan Hoofdtaken en Deeltaken aan. Zet To-do’s aan om ook ongeplande to-do’s te tonen.
Enkel taken waar ik aan kan starten: toont alleen taken waarvoor de geselecteerde medewerker als eerstvolgende is toegewezen. Deze optie staat standaard aan. Daardoor zie je eerst vooral de taken waaraan de geselecteerde medewerker als volgende kan beginnen.
Enkel taken met een geplande duur: toont alleen taken waarvoor een geplande duur is ingesteld. Dit is handig als je vooral planbare werkzaamheden wilt zien en taken zonder geplande werkduur wilt uitsluiten.
Taaksjabloon en Deeltaaksjabloon: filter op een of meer taaksjablonen. De filter Selecteer deeltaak verschijnt alleen als je precies één taaksjabloon selecteert.
Deadline van - tot: beperk de lijst tot taken en to-do’s met een deadline binnen een bepaalde periode. Bij Van staat standaard de datum van één jaar geleden. Daardoor verschijnen oudere niet-afgeronde taken en to-do’s niet standaard in de lijst. Pas de datum aan als je verder wilt terugzoeken.
Relatie: toon alleen ongeplande taken en to-do’s van een bepaalde relatie.

💡 Welke filterknoppen je ziet, hangt af van je leesrechten. Heb je geen leesrechten voor to-do’s, dan is de filter To-do’s niet beschikbaar.

Klik op Verberg filters om de filteropties te verbergen. Zodra een filter afwijkt van de standaardwaarde, verschijnt Filters terugzetten. Daarmee zet je alle filters in het zijpaneel terug naar de standaardwaarden. Het aantal filters dat van de standaard afwijkt, staat op de knop. De standaardselectie van Hoofdtaken en Deeltaken en de standaarddatum bij Deadline van tellen dus niet mee als actieve filters.

Een nieuwe to-do aanmaken

Met de knop Nieuwe to-do maken rechtsboven maak je meteen vanuit de Weekplanner een nieuwe to-do aan. Dit is handig voor ad-hocwerkzaamheden die je tijdens het plannen wilt toevoegen.

In het venster kun je naast een deadline ook een uitvoeringsdatum en geplande duur instellen.

Valt de uitvoeringsdatum binnen de weergegeven week, dan verschijnt de to-do direct op die dag in het weekoverzicht. Laat je de uitvoeringsdatum leeg, dan verschijnt de to-do op de deadline als die binnen de weergegeven week valt.

Laat je de uitvoeringsdatum leeg en ligt de deadline buiten de zichtbare week? Dan vind je de to-do in het zijpaneel Plan taken, op voorwaarde dat deze aan de filters voldoet. Zet de filter To-do’s aan om de to-do weer te geven.

Wat staat er op een kaartje?

Elke taak of to-do verschijnt als een kaartje. Daarop zie je wat er moet gebeuren, voor welke relatie, wanneer het item is gepland en wat de status is.

Bovenaan het kaartje

Bovenaan staat de naam van de taak of to-do, voorafgegaan door een icoontje dat aangeeft om welk type het gaat. Bij deeltaken staat de naam van de bijbehorende hoofdtaak tussen haakjes. Als er een geplande duur is ingesteld, wordt die ook vermeld.

Deeltaken die als niet van toepassing of niet uitgevoerd zijn gemarkeerd, tonen de taaknaam doorgehaald.

Heb je updaterechten op geplande taken? Dan staat op het kaartje ook een selectievakje. Hiermee selecteer je de taak of to-do om deze samen met andere taken en to-do’s te verplaatsen. Lees meer in Meerdere taken en to-do’s tegelijk aanpassen.

Rechts van de naam staat een statusindicator. Daarmee kun je de status aanpassen zonder de details te openen. Klik op de naam om het detailscherm te openen.

Onder de taaknaam staat de relatie waaraan de taak of to-do gekoppeld is.

Datums op het kaartje

Onderaan het kaartje staan de relevante datums:

Uitvoeringsdatum : de dag waarop de taak of to-do gepland is. Als je updaterechten hebt op geplande taken, kun je deze datum aanpassen. Staat de taak of to-do op de dag van de deadline omdat er nog geen uitvoeringsdatum is, dan is dit veld nog niet ingevuld.
Deadline : de uiterste datum van de taak of to-do. Als je updaterechten hebt op geplande taken, kun je deze datum aanpassen bij openstaande taken en to-do’s. Bij afgeronde taken en to-do’s wordt de deadline alleen weergegeven en kun je deze niet wijzigen. Het veld is leeg als er geen deadline is ingesteld.

Icoontjes op het kaartje

Rechtsonder op een kaartje kunnen een of meer icoontjes staan. Je hoeft niet elk icoontje uit je hoofd te kennen om met de Weekplanner te werken. Ze geven extra context of laten je sneller een actie uitvoeren.

Beweeg met de muis over een icoontje om een korte toelichting te zien.

Icoon	Betekenis
Rood verbodsteken	De taak is geblokkeerd.
Paperclip	De taak heeft bijlagen. Beweeg met de muis over het icoontje om de documentnaam te zien.
Tekstballon	Er is een opmerking beschikbaar. Beweeg met de muis over het icoontje om de inhoud te lezen.
Klok	Klik om een tijdregistratie aan te maken. Dit icoontje is niet zichtbaar voor taken van het type Voorwaarde en ook niet als de timer actief loopt.
Afspelen / Pauzeren	Start of stop de timer voor automatische tijdregistratie. Dit icoontje is zichtbaar voor taken die in uitvoering zijn met automatische registratiemethode, en voor taken waarvoor de timer al loopt.
Boek	De taak of deeltaak beschikt over taakdocumentatie. Beweeg met de muis over het icoontje om de inhoud te lezen.
Persoonsicoontje	De taak is van het type Echte taak.
Zandloper	De taak is van het type Taak met standaard tijdsduur.
Vraagteken	De taak is van het type Voorwaarde. Tijdregistratie is niet mogelijk voor dit type.
Envelop	De taak is van het type E-mail. Klik om de e-mail te versturen bij een openstaande taak. Bij een afgeronde taak opent het icoontje de e-mailgeschiedenis in het taakdetailscherm.
Kalender + envelop	De taak is van het type E-mail - Automatisch.

Kleurcodering van de linkerbalk van het kaartje

De gekleurde balk aan de linkerkant van elk kaartje toont de urgentie of status van de taak.

Groen: de taak is afgerond.
Paars: de taak is geblokkeerd.
Rood: de deadline is overschreden.
Geel: de deadline ligt binnen vijf werkdagen.
Geen kleur: de taak staat open en heeft geen deadline, of de deadline ligt meer dan vijf werkdagen in de toekomst.

💡 Geblokkeerde taken tonen altijd paars, ook als de deadline al verstreken is.

Welke filters kun je gebruiken in de Weekplanner?

Boven de kolommen kun je filters instellen om het weekoverzicht te verfijnen.

Periode: kies de week waarvoor je de planning wilt bekijken. De Weekplanner toont de dagen van de geselecteerde week. Standaard staat de huidige week geselecteerd.
💡 Er is altijd een week geselecteerd.
Voor medewerker: selecteer de medewerker wiens taken en to-do’s je wilt zien. Standaard ben je zelf geselecteerd, zodat je snel je eigen planning kunt raadplegen.
💡 Er is altijd een medewerker geselecteerd.
Taaksjablonen: filter op een of meer taaksjablonen om alleen taken van dat type te zien. Wanneer deze filter actief is, worden to-do’s niet weergegeven, omdat to-do’s niet aan een sjabloon gekoppeld zijn. Standaard is deze filter leeg.
Status: filter op de status van de taken. De beschikbare opties zijn: Te doen, In uitvoering, Klaar, Niet klaar, Niet van toepassing en Niet uitgevoerd. De status Niet klaar toont zowel taken met status Te doen als taken met status In uitvoering. Standaard is deze filter leeg.
💡 Gebruik Niet klaar om de taken te zien waaraan nog gewerkt moet worden.

Onder de filters staat ook de schakelaar Toon weekend. Daarmee toon of verberg je zaterdag en zondag.

Wil je de filters wissen, klik dan op Filters terugzetten. Deze knop verschijnt alleen als de actieve filters afwijken van de standaardwaarden.

💡 Filters blijven actief zolang AdminPulse open is. Ze worden gewist wanneer je AdminPulse sluit. Je filters hebben geen invloed op wat collega’s op dit scherm zien.

Zoekopdrachten opslaan

Als er actieve filters zijn en je nog geen opgeslagen zoekopdrachten hebt, verschijnt de knop Bewaar zoekopdracht. Klik erop om de huidige filtercombinatie op te slaan onder een naam.

Heb je al minimaal één opgeslagen zoekopdracht, dan verschijnt de keuzelijst Selecteer zoekopdracht. Via dat menu kun je een opgeslagen zoekopdracht activeren, hernoemen, overschrijven met de huidige filters of verwijderen.

Een nieuwe zoekopdracht opslaan doe je via dezelfde keuzelijst, maar alleen als de huidige filters afwijken van wat al is opgeslagen.

👉 Opgeslagen zoekopdrachten zijn gekoppeld aan je account. Collega’s zien jouw opgeslagen zoekopdrachten niet.

💡 Goed om te lezen

Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikelen hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.

Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
Werklastbeheer
Voortgangsmonitoring
- Taakvoortgang per medewerker
Korte termijn planning
- Weekplanner
Capaciteitsplanning in taakschermen
- Overzicht: Capaciteitsplanning in taakschermen - extra velden en opties
Wil je meer weten over het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s? Bekijk dan ook: In het kort - Wat is het verschil tussen taken, deeltaken en to-do’s?.

Gerelateerd aan