Dankzij een actie taskflow kan je klant per e-mail een bevestiging sturen. Zodra AdminPulse de bevestiging ontvangt, kan de relevante (deel)taak automatisch van status wijzigen. Een typisch voorbeeld is de bevestiging van je klant dat alle benodigde documenten voor de BTW-taak of de IB-taak zijn aangeleverd.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je documenten voor de BTW-taak kunt opvragen.
1. Actie taskflow instellen
Stel eerst de actie taskflow in. Hiermee bepaal je welke actie de klant kan bevestigen en welke status de taak of deeltaak daarna automatisch krijgt.
- Ga naar Instellingen > Taskflow instellingen > tweede tabblad 'Actie taskflow'.
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuwe actie taskflow aan te maken.
- Vul de volgende velden in:
- Naam: voer een naam in voor de actie taskflow. Deze naam is alleen voor intern gebruik.
- Actie naam: de tekst die je hier invoert, wordt boven de actieknop weergegeven. Je kunt deze tekst per taal invoeren.
- Hoofdtaak: selecteer de relevante hoofdtaak.
- Deeltaak: selecteer eventueel de relevante deeltaak.
- Nieuwe status: selecteer de status die de (deel)taak automatisch moet krijgen.
- Als geblokkeerd markeren of Als niet van toepassing markeren: je kunt de (deel)taak ook blokkeren of op niet van toepassing laten zetten.
- Voorbeeld: hier zie je een voorbeeld van de pagina die je klant te zien krijgt. Met de velden taal en Bedrijf kun je het voorbeeld voor een andere taal en/of een ander Eigen Bedrijf bekijken.
2. E-mailsjabloon instellen
Voeg vervolgens de actieknop toe aan het e-mailsjabloon dat naar je klant wordt verstuurd.
- Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuw e-mailsjabloon aan te maken, of bewerk een bestaand e-mailsjabloon.
Plaats je cursor op de plek in de e-mail waar de actieknop moet komen. Klik vervolgens op Knop taskflow actie toevoegen.
- Het venster Voeg taskflow actie toe verschijnt. Vul de volgende velden in:
- Taskflow: selecteer de actie taskflow die je eerder hebt aangemaakt.
- Knop tekst: voer de tekst in die op de actieknop moet staan.
- Knop kleur: selecteer de kleur van de actieknop.
Klik op Opslaan.
De actieknop verschijnt in je e-mailsjabloon:
👉 De weergave van de actie in de e-mail is afhankelijk van het e-mailprogramma van de ontvanger.
In Gmail en de nieuwe versie van Outlook wordt de actie meestal correct weergegeven. In oudere versies van Outlook kan de knop als een gewone link verschijnen. AdminPulse heeft hier geen invloed op.
- Klik op Opslaan om je e-mailsjabloon op te slaan.
3. Taaksjabloon aanpassen met je e-mailsjabloon
Koppel tot slot het e-mailsjabloon aan de juiste deeltaak in je taaksjabloon.
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en voeg het nieuwe e-mailsjabloon toe aan de juiste deeltaak.
Voorbeeld: bevestiging dat de documenten voor de btw zijn aangeleverd
In dit voorbeeld zie je wat er gebeurt wanneer je klant via de actieknop bevestigt dat de documenten zijn aangeleverd.
Je klant ontvangt automatisch een e-mail met het verzoek om alle documenten aan te leveren. Zodra dit is gebeurd, kan de klant dit via de actieknop bevestigen.
💡 Dit gebeurt omdat de deeltaak "Documenten aanvragen" bij de BTW-taak in het taaksjabloon van het type automatische e-mail is. Het e-mailsjabloon bevat de actieknop waarmee de klant de aanlevering kan bevestigen.
Je klant klikt op de knop in de e-mail. Vervolgens verschijnt een pagina waarop de klant kan bevestigen dat alle documenten zijn aangeleverd.
Nadat de klant op bevestigen heeft geklikt, verschijnt de volgende melding: Bedankt. Je mag dit venster sluiten.
💡 Je bepaalt zelf welke tekst de klant op deze pagina ziet. Stel deze tekst bij de Actie taskflow in via het veld Actie naam.
De deeltaak "Documenten ontvangen" wordt automatisch op klaar gezet.
💡 AdminPulse kan deze deeltaak op "klaar" zetten, omdat dit bij de Actie taskflow is ingesteld.
De medewerker die aan de deeltaak "Documenten ontvangen" is toegewezen, krijgt een melding dat de klant de actie heeft bevestigd. Heeft de (deel)taak een deadline, dan wordt die ook in de melding getoond.
💡 AdminPulse verstuurt de melding naar maximaal één medewerker:
- Statuswijziging van een deeltaak: AdminPulse verstuurt de melding naar de medewerker die aan de deeltaak is toegewezen. Is er geen medewerker toegewezen, dan gaat de melding naar de medewerker van de hoofdtaak.
- Statuswijziging van een hoofdtaak: AdminPulse verstuurt de melding naar de medewerker van de hoofdtaak. Er wordt niet gekeken naar de medewerkers die aan de deeltaken zijn toegewezen.
- Geen medewerker gevonden: kan AdminPulse volgens deze volgorde geen medewerker vinden, dan wordt er geen melding verstuurd.
Wil je deze melding ontvangen? Zorg er dan ook voor dat het meldingstype "Taskflow actie bevestigd door eindgebruiker" is ingeschakeld in je meldingsinstellingen.