Het rapport Matrix taakplanning per relatie (Taken > Matrix taakplanning per relatie) geeft een overzicht van de geplande duur per relatie, uitgesplitst per taaksjabloon. Je ziet in één oogopslag hoeveel tijd er per taak is ingepland en waar die tijd afwijkt van de standaardinstelling.
Gebruik dit rapport om te controleren of de geplande duur realistisch is voor relaties die meer of minder werk vragen dan gemiddeld. Zo spoor je afwijkingen en aandachtspunten in de taakplanning sneller op.
Dit rapport maakt deel uit van werklastbeheer binnen capaciteitsplanning. De geplande duur per taak en per relatie bepaalt mede hoeveel werklast AdminPulse berekent.
In dit artikel lees je hoe je de matrix interpreteert, het overzicht verfijnt en de geplande duur voor één of meerdere relaties aanpast.
👉 Dit scherm maakt deel uit van de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wil je hiervan gebruikmaken? Vraag dit dan aan via Support.
Welke gegevens zie je in het rapport?
Elke rij in de matrix stelt een relatie en eventueel een opdracht voor. Elke kolom met een taaksjabloon toont de geplande duur voor die taak bij die relatie, weergegeven als uren en minuten, bijvoorbeeld 1:30.
In het algemene overzicht toont een cel de som van de geplande duur van de hoofdtaak en alle bijbehorende deeltaken. Heb je een hoofdtaak geselecteerd, dan staan de hoofdtaak en elke deeltaak in een aparte kolom.
De vaste kolommen in het rapport zijn:
- Relatie: de naam van de relatie.
- Opdracht: de naam van de opdracht die aan de relatie gekoppeld is. Deze kolom is alleen zichtbaar als je kantoor met opdrachten werkt.
💡 Het rapport toont alleen actieve relaties. Een rij verschijnt alleen als er voor de relatie of opdracht minimaal één actieve taakplanning bestaat. Relaties en opdrachten zonder actieve taakplanning worden niet getoond.
Wat betekenen de waarden in de cellen?
De opmaak van een waarde geeft aan of de geplande duur uit het taaksjabloon komt, als afwijking is ingesteld of ontbreekt.
- Vet en cursief: de waarde komt uit het taaksjabloon. Er is geen afwijking ingesteld.
- Vet en oranje: voor deze relatie is een afwijkende geplande duur ingesteld. In het algemene overzicht kan die afwijking op de hoofdtaak of op een van de deeltaken staan. Selecteer de hoofdtaak om de taken afzonderlijk te bekijken.
- Streepje (-): voor deze relatie bestaat geen taakplanning voor dat taaksjabloon.
- 0:00: er bestaat een taakplanning, maar er is geen geplande duur ingesteld in het taaksjabloon of als afwijking.
Inzoomen op een hoofdtaak en de deeltaken
Selecteer bovenaan het rapport een specifieke hoofdtaak om de hoofdtaak en alle bijbehorende deeltaken als afzonderlijke kolommen te bekijken. Zo krijg je per relatie een gedetailleerd beeld van de geplande duur op hoofdtaak- en deeltaakniveau.
Standaard geplande duur bekijken en sorteren
Onder de naam van elk taaksjabloon staat in het grijs de standaard geplande duur uit het taaksjabloon.
- In het algemene overzicht zie je de som van de standaard geplande duur van de hoofdtaak en alle bijbehorende deeltaken. Is nergens een standaard geplande duur ingesteld, dan zie je 0:00.
- Heb je een hoofdtaak geselecteerd, dan toont elke kolom de standaard geplande duur van het bijbehorende taaksjabloon. Is voor een taaksjabloon geen standaard geplande duur ingesteld, dan staat er niets onder de kolomnaam.
Klik op de kolomkop van een taaksjabloon om de relaties te sorteren op hun geplande duur. Bij de eerste klik sorteert AdminPulse van hoog naar laag, zodat de hoogste waarden bovenaan staan. Klik opnieuw om de sorteervolgorde om te draaien.
Het rapport filteren en aanpassen
Je kunt het rapport verfijnen met de filters bovenaan, de getoonde kolommen en de filter-iconen in de kolomkoppen.
Filters boven het rapport
Gebruik de volgende filters om alleen de relaties, opdrachten en taaksjablonen te tonen die je wilt onderzoeken:
- Zoek relatie: beperk het overzicht tot één specifieke relatie.
- Relatietype: selecteer een of meerdere relatietypen om alleen relaties met het relatietype Bedrijf, Eenmanszaak en/of Persoon te tonen.
- Status: selecteer een of meerdere statussen om alleen relaties met de status Klant, Prospect, Eigen bedrijf en/of Andere te tonen.
- Alle hoofdtaken: filter op één hoofdtaak of toon alle hoofdtaken.
- Eigen bedrijven: filter op een of meerdere eigen bedrijven binnen je kantoor. Dit filter is alleen beschikbaar als je kantoor met meerdere eigen bedrijven werkt.
- Teams: beperk het overzicht tot relaties die gekoppeld zijn aan een of meerdere teams.
- Relatielabels: toon alleen relaties met een of meerdere specifieke labels.
- Met opdrachten: filter op het opdrachtsjabloon waarop de opdracht is gebaseerd.
Wil je filteren op een medewerker die aan een relatie of opdracht is gekoppeld? Klik op Meer filters en vink de gewenste filters aan. Daarna kun je per filter een medewerker selecteren:
- Medewerker: toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker is aangeduid.
- Medewerker (vervanger): toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker (vervanger) is aangeduid.
- Medewerker facturatie: toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker facturatie is aangeduid.
- Medewerker senior: toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker senior is aangeduid.
- Medewerker vennoot: toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker vennoot is aangeduid.
- Medewerker verantwoordelijke: toon relaties waarvoor de gekozen persoon als Medewerker verantwoordelijke is aangeduid.
- Relatie toegewezen aan: toon relaties waarvoor de gekozen persoon of jezelf in een van de medewerkersprofielen is aangeduid.
Is voor een rol een medewerker ingevuld bij een opdracht? Dan gaat die voor op de medewerker die voor dezelfde rol bij de relatie is ingevuld. Is de rol bij de opdracht niet ingevuld, dan gebruikt AdminPulse de medewerker bij de relatie.
💡 Filters worden automatisch bewaard. Wil je iets anders opzoeken? Klik dan eerst op Filters terugzetten. Zo voorkom je dat oude filters het resultaat beïnvloeden.
💡 Gebruik je regelmatig dezelfde combinatie van filters? Sla deze dan op als opgeslagen zoekopdracht, zodat je de combinatie later snel opnieuw kunt laden.
Kolommen aanpassen
Klik rechtsboven de tabel op Kolommen aanpassen om te kiezen welke taaksjablonen je als kolom wilt zien. Je keuze wordt bewaard.
Filteren via de kolomkoppen
Via de filter-iconen in de kolomkoppen kun je het overzicht verder verfijnen. De beschikbare opties hangen af van de gekozen weergave.
- In het algemene overzicht kun je per hoofdtaak filteren op periodiciteit. Met Zonder schema toon je de relaties waarvoor geen taakplanning voor die taak bestaat.
- Heb je bovenaan een specifieke hoofdtaak geselecteerd? Dan kun je ook filteren op Met afwijking of Zonder afwijking. De filters voor periodiciteit en Zonder schema staan alleen bij de hoofdtaak. Bij de deeltaken kun je alleen filteren op afwijkingen.
Selecteer de gewenste opties en klik op Filteren. Wil je een kolomfilter wissen? Vink dan alle opties uit en klik opnieuw op Filteren. Met Sluiten sluit je het filtervenster.
💡 Wil je de geplande duur voor een specifieke taak onderzoeken? Selecteer dan de relevante periodiciteiten. Relaties zonder taakplanning voor die taak verdwijnen uit het overzicht. Waarden van 0:00 blijven zichtbaar, omdat er voor die relaties wel een taakplanning bestaat.
Geplande duur instellen en aanpassen
Waar je de geplande duur aanpast, hangt af van de relaties waarvoor de wijziging moet gelden.
Standaard geplande duur instellen
Stel de standaard geplande duur in op het taaksjabloon. Deze duur geldt voor alle relaties waarvoor geen eigen afwijking is ingesteld.
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen, vouw de taak open en vul links in de taakdetails de waarde in bij Standaard geplande duur (min).
Afwijkende geplande duur voor één relatie instellen
Wil je voor één relatie een langere of kortere geplande duur instellen? Maak dan een afwijking aan. Dat kan op twee manieren:
- Via het rapport: klik rechtstreeks op de geplande duur in de matrix.
- Via de relatiefiche: ga naar Relatiefiche van de relatie > Taakbeheer > Taakplanning. Klik op het tandwiel-icoon naast de taak en pas Geplande duur aan.
Geplande duur rechtstreeks aanpassen vanuit het rapport
Zo pas je de taakplanning rechtstreeks vanuit de matrix aan:
- Klik op de geplande duur die je wilt aanpassen. Een cel met een streepje (-) is niet klikbaar, omdat er geen taakplanning bestaat.
- Pas in het venster Configuratie voor deeltaken de gewenste gegevens aan. Laat je Geplande duur leeg, dan gebruikt AdminPulse de standaard geplande duur uit het taaksjabloon.
- Controleer of je de wijzigingen ook wilt doorzetten naar taken die al zijn aangemaakt, maar nog niet klaar zijn. De optie De wijzigingen aan toegewezen gebruiker en duur doorzetten naar taken die nog niet klaar zijn staat standaard aangevinkt. Vink deze uit als de wijziging alleen voor nieuwe taken mag gelden.
- Klik op Opslaan. De aangepaste rij wordt direct bijgewerkt.
👉 Krijg je de melding Er werden meerdere taakplanningen gevonden voor deze taak. Pas de afwijkingen aan in het relatiedossier.? Dan bevat de cel meerdere taakplanningen voor dezelfde taak. Pas de afwijking in dat geval aan via de relatiefiche.
Wat gebeurt er met openstaande taken?
Laat je de optie om wijzigingen door te zetten aangevinkt, dan past AdminPulse de gewijzigde toegewezen gebruiker en geplande duur ook toe op bestaande taken met de status Te doen of In uitvoering.
Verwijder je een afwijkende duur, dan krijgen deze taken opnieuw de standaard geplande duur uit het taaksjabloon. AdminPulse verwerkt de wijzigingen op de achtergrond.
Geplande duur voor meerdere relaties aanpassen
Wil je de geplande duur van een taak voor meerdere relaties tegelijk aanpassen of terugzetten naar de standaardwaarde van het taaksjabloon? Gebruik dan de globale actie Geplande duur aanpassen.
Deze actie is handig wanneer je afwijkingen wilt aanpassen voor een specifieke selectie van relaties, bijvoorbeeld na een gewijzigde werkwijze.
- Stel eerst de filters in, zodat het overzicht overeenkomt met de relaties die je wilt aanpassen.
- Selecteer de gewenste rijen via de selectievakjes aan het begin van elke rij. Met het selectievakje bovenaan de tabel selecteer je alle getoonde rijen.
- Klik op Globale acties en kies Geplande duur aanpassen.
- Stel de wijziging in:
- Kies de hoofdtaak.
- Kies of de wijziging geldt voor de hoofdtaak of voor een specifieke deeltaak.
- Vul de gewenste geplande duur in, of vink Terugzetten naar de waarde van het taaksjabloon aan om de afwijkingen te verwijderen.
- Kies of de wijziging ook moet worden doorgevoerd op de openstaande taken op het taakbord. Zonder deze optie geldt de nieuwe duur alleen voor de taakplanning en voor taken die nog worden aangemaakt.
- Bevestig de actie. AdminPulse verwerkt de wijziging op de achtergrond.
💡 Wil je de standaard geplande duur wijzigen? Pas deze dan aan op het taaksjabloon via Instellingen > Taaksjablonen. Relaties met een eigen afwijking behouden hun afwijkende duur. In het bevestigingsvenster kun je ervoor kiezen om ook de bestaande afwijkingen per relatie te verwijderen.
Exporteren naar Excel
Wil je de gegevens verder analyseren of delen? Klik op Exporteren naar Excel bovenaan het rapport. De export houdt rekening met de actieve filters en geselecteerde kolommen.
👉 AdminPulse verwerkt de export op de achtergrond. Het bestand wordt in je browser gedownload zodra het klaar is.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikelen hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen