Capaciteitsplanning geeft alleen een betrouwbaar beeld als de onderliggende gegevens correct zijn ingesteld. Denk aan de geplande duur, uitvoeringsdatums, uurroosters, productiviteitspercentages, afwezigheden, taaktoewijzingen en tijdregistraties.
Waar de andere artikelen uit deze reeks de module in het algemeen of per scherm uitleggen, gaat dit artikel dieper in op de gegevens achter capaciteitsplanning. Je leest welke begrippen belangrijk zijn, welke instellingen je het beste kunt controleren en waarom resultaten soms onverwacht kunnen lijken.
👉 Dit artikel hoort bij de module capaciteitsplanning, die beschikbaar is op aanvraag. Wil je er gebruik van maken? Vraag dit dan aan via Support.
Belangrijke begrippen in capaciteitsplanning
Geplande duur
De geplande duur is de tijd die je verwacht nodig te hebben voor een hoofdtaak of deeltaak. Dit is een van de belangrijkste gegevens waarop AdminPulse de werklast berekent.
Taken zonder geplande duur worden niet meegenomen in de werklastberekeningen van het rapport Medewerkerscapaciteit.
Je kunt de geplande duur op twee niveaus instellen:
- Standaard op het taaksjabloon: deze duur geldt voor alle relaties zonder eigen afwijking. Je stelt de duur in via Instellingen > Taaksjablonen, in het veld Standaard geplande duur (min) op het niveau van de hoofdtaak of deeltaak.
- Afwijkend per relatie: voor een relatie die structureel meer of minder tijd vraagt, kun je een specifieke duur instellen. Deze waarde overschrijft de standaard geplande duur voor die relatie.
Een afwijkende geplande duur per relatie stel je in via de relatiefiche, in de sectie Taakbeheer > Taakplanning > tandwielicoon. Je kunt de duur ook rechtstreeks aanpassen door erop te klikken in de Matrix taakplanning per relatie.
Wanneer je de standaard geplande duur op een taaksjabloon wijzigt, vraagt AdminPulse of je de nieuwe duur ook wilt toepassen op openstaande taken. Kies Ja om die taken bij te werken. Kies Nee als je alleen het taaksjabloon wilt aanpassen.
Relaties met een eigen afwijking behouden standaard hun afwijkende duur. Wil je deze afwijkingen ook vervangen door de nieuwe sjabloonwaarde? Vink dan de extra optie aan in het bevestigingsvenster.
💡 De geplande duur van een hoofdtaak en de bijbehorende deeltaken worden afzonderlijk ingesteld. In de werklastberekening en het gewone overzicht van de Matrix taakplanning per relatie telt AdminPulse deze waarden wel bij elkaar op. Gebruik de geplande duur op de hoofdtaak daarom voor tijd die nog niet in de deeltaken is opgenomen, zoals algemene administratie, coördinatie of overhead.
💡 Je kunt de geplande duur ook vergelijken met de budgeturen van een opdracht. Lees meer in Budgeturen vergelijken met de geplande duur uit de capaciteitsplanning.
Resterende duur
De resterende duur is een berekend veld: geplande duur - geregistreerde tijd.
AdminPulse trekt alleen werkregistraties af die rechtstreeks aan de hoofdtaak of deeltaak zijn gekoppeld. Registraties op een deeltaak veranderen de resterende duur van de hoofdtaak dus niet.
Je kunt de resterende duur niet zelf invullen of aanpassen. Het veld is zichtbaar in het taakdetailscherm.
Drie zaken om te weten:
- De resterende duur kan negatief worden. Dat betekent dat er meer tijd op de taak is geregistreerd dan gepland.
- Zodra de taak de status Klaar heeft, is de resterende duur altijd 0.
- Als er geen geplande duur is ingesteld, blijft de resterende duur leeg.
Uitvoeringsdatum en deadline
Een taak kan twee datums met een verschillend doel hebben: deadline en uitvoeringsdatum.
De deadline is de uiterste datum waarop de taak klaar moet zijn. AdminPulse gebruikt deze datum onder andere in het Taak overzicht en voor deadlinegerelateerde kleurcoderingen.
De uitvoeringsdatum is de dag waarop je van plan bent aan de taak te werken. De Weekplanner gebruikt deze datum om de taak op een bepaalde dag te plaatsen.
Heeft een taak geen uitvoeringsdatum, maar wel een deadline? Dan verschijnt de taak in de Weekplanner op de dag van de deadline. Zonder uitvoeringsdatum én deadline verschijnt de taak niet automatisch in het weekoverzicht.
Ook een to-do kan een uitvoeringsdatum en een geplande duur hebben. In de Weekplanner verschijnt de to-do op de uitvoeringsdatum, of bij gebrek daaraan op de deadline. De geplande duur telt mee in de dagtotalen Gepland en Beschikbaar. Een to-do heeft geen resterende duur.
In het scherm Medewerkerscapaciteit (Taken > Medewerkerscapaciteit) kun je de werklast weergeven op basis van de uitvoeringsdatum of de deadline. Schakel Gebruik uitvoeringsdatum in plaats van deadline in om de werklast te tonen op het moment waarop het werk gepland staat.
Taken zonder uitvoeringsdatum vallen ook in dit scherm terug op hun deadline.
💡 Gebruik de uitvoeringsdatum om werk bewust over de tijd te verdelen. Zo toont de Weekplanner wat er daadwerkelijk op de planning staat en zie je in Medewerkerscapaciteit wanneer de werklast ontstaat.
Capaciteit
De capaciteit van een medewerker is de hoeveelheid tijd die in een bepaalde periode beschikbaar is voor taken. AdminPulse berekent deze capaciteit op basis van het uurrooster en het productiviteitspercentage van de medewerker.
In het rapport Medewerkerscapaciteit zie je standaard drie capaciteitswaarden:
- Wekelijkse capaciteit: het aantal productieve werkuren per week, berekend op basis van het uurrooster en het productiviteitspercentage.
- Resterende capaciteit: de productieve werkuren van vandaag tot het einde van de geselecteerde periode, verminderd met het resterende saldo van de afwezigheidstellers. Zo worden ook afwezigheden die nog niet zijn opgenomen meegerekend.
- Beschikbare capaciteit: de ruimte die nog overblijft nadat AdminPulse ook geplande afwezigheden, tijd voor tijd en ingeplande taakuren heeft verwerkt.
Een negatieve beschikbare capaciteit betekent dat er meer werk is ingepland dan waarvoor ruimte beschikbaar is. Dat kan wijzen op overbelasting of op werk dat je moet herplannen.
Productiviteitspercentage
Het productiviteitspercentage bepaalt welk deel van de werkuren van een medewerker meetelt als productieve capaciteit. Een medewerker met een 40-urige werkweek en een productiviteitspercentage van 80% heeft bijvoorbeeld 32 productieve uren per week in Medewerkerscapaciteit.
Het percentage staat standaard op 100%. Je kunt het per medewerker instellen via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster, of voor meerdere medewerkers tegelijk met een globale actie.
👉 Productief is niet hetzelfde als factureerbaar. Het productiviteitspercentage bepaalt hoeveel van de werkuren beschikbaar is voor taken in AdminPulse. Het zegt niets over hoeveel tijd je aan een klant factureert.
Een taak kan bijvoorbeeld één uur factureerbaar zijn voor de klant, terwijl verschillende medewerkers intern een andere hoeveelheid tijd aan de taak besteden. Een ervaren medewerker rondt de taak misschien in 30 minuten af, terwijl een stagiair er meerdere uren voor nodig heeft. Voor capaciteitsplanning telt hoeveel tijd er intern moet worden gepland en besteed. Dat staat los van de tijd die je uiteindelijk factureert.
Een medewerker hoeft daarom niet voor 100% productief te staan. Houd bij het bepalen van het percentage ook rekening met interne vergaderingen, receptiewerk, kantoororganisatie en andere werkzaamheden die niet als taak in AdminPulse worden gepland.
💡 Trek afwezigheden zoals verlof, ADV en feestdagen niet zelf af van het productiviteitspercentage. AdminPulse verwerkt deze afzonderlijk in de capaciteitsberekening.
Welke instellingen kun je het beste controleren?
Controleer de volgende gegevens wanneer je start met capaciteitsplanning of wanneer een rapport niet het verwachte resultaat toont.
Uurrooster en productiviteitspercentage per medewerker
AdminPulse heeft een uurrooster nodig om de capaciteit van een medewerker te berekenen. Je maakt of bewerkt het uurrooster via Instellingen > Medewerkers > medewerkersfiche > Uurrooster.
Bij medewerkers zonder uurrooster staan streepjes in de capaciteitskolommen. Controleer ook het productiviteitspercentage en pas de standaardwaarde van 100% aan als deze niet overeenkomt met de werkelijkheid.
Productiviteitspercentage voor meerdere medewerkers aanpassen
Wil je hetzelfde percentage voor meerdere medewerkers instellen? Dan kun je dit in één keer doen via een globale actie:
- Selecteer de medewerkers waarvoor je het percentage wilt aanpassen.
- Kies Globale acties > Productiviteitspercentage aanpassen.
- Voer een percentage tussen 0% en 100% in.
- Bevestig de actie.
AdminPulse past het percentage toe op alle geselecteerde medewerkers met een uurrooster.
👉 Het productiviteitspercentage wordt bewaard op het uurrooster. Medewerkers zonder uurrooster worden daarom niet bijgewerkt. Na de actie toont AdminPulse hoeveel geselecteerde medewerkers niet zijn bijgewerkt.
Afwezigheden en tijd voor tijd
AdminPulse trekt geplande afwezigheden en tijd voor tijd af van de beschikbare capaciteit. Je beheert afwezigheden via Hrm > Afwezigheden per medewerker.
Het resterende saldo van de afwezigheidstellers wordt ook verwerkt. Zo houdt de resterende capaciteit rekening met afwezigheden die een medewerker nog niet heeft ingepland.
Zorg dat afwezigheden op tijd zijn ingevoerd, zodat Medewerkerscapaciteit een realistisch beeld geeft van drukke perioden en beschikbare ruimte.
Geplande duur en afwijkingen controleren
Gebruik de Matrix taakplanning per relatie (Taken > Matrix taakplanning per relatie) om te controleren welke taken een geplande duur hebben en voor welke relaties een afwijking is ingesteld.
De waarden in de matrix worden als volgt weergegeven:
- Vet en cursief: de waarde komt uit het taaksjabloon.
- Vet en oranje: voor deze relatie is een afwijkende geplande duur ingesteld op de hoofdtaak of op een van de bijbehorende deeltaken.
- Streepje (-): voor dit taaksjabloon bestaat geen taakplanning.
- 0:00: er bestaat een taakplanning, maar er is geen geplande duur ingesteld.
De standaard geplande duur van het taaksjabloon staat in het grijs onder de kolomnaam. Klik op een kolomkop om de relaties te sorteren op geplande duur.
Klik op een geplande duur in de matrix om de taakplanning voor die relatie te openen en de afwijking aan te passen.
Wanneer je de toegewezen gebruiker of geplande duur wijzigt, is de optie om deze wijziging toe te passen op taken die nog niet klaar zijn standaard aangevinkt. Laat de optie aangevinkt om bestaande openstaande taken bij te werken. Schakel de optie uit als de wijziging alleen voor nieuwe taken moet gelden.
💡 Wil je de geplande duur voor een specifieke selectie van relaties aanpassen of resetten? Gebruik dan de globale actie Geplande duur aanpassen in de Matrix taakplanning per relatie.
Taaktoewijzingen instellen en controleren
Wanneer AdminPulse een taak aanmaakt vanuit een taakplanning, wordt de toegewezen medewerker op de taak zelf vastgelegd.
Voor taken die nog niet zijn aangemaakt, bepaalt AdminPulse de verwachte toewijzing in deze volgorde:
- Een afwijkende toewijzing die voor de relatie in de taakplanning is ingesteld.
- De toewijzing van het taaksjabloon. Gebruikt het sjabloon een medewerkersprofiel, dan kijkt AdminPulse welke medewerker dat profiel bij de relatie vervult.
- Voor een deeltaak zonder eigen toewijzing: de toewijzing van de hoofdtaak.
Is het gebruikte medewerkersprofiel niet ingevuld bij de relatie? Dan wordt de werklast niet aan een specifieke medewerker toegewezen en komt deze terecht in de rij Niet toegewezen in Medewerkerscapaciteit.
Controleer via de Matrix toewijzingen per relatie of de medewerkersprofielen en verantwoordelijkheden correct zijn verdeeld. Bekijk ook regelmatig de rij Niet toegewezen onderaan Medewerkerscapaciteit.
👉 Controleer bij een onverwachte toewijzing het taaksjabloon, de medewerkersprofielen bij de relatie en eventuele afwijkingen in de taakplanning.
Tijdregistraties koppelen aan taken
Alleen werkregistraties die aan de taak zelf zijn gekoppeld, worden afgetrokken van de geplande duur. Vrijstaande registraties en registraties voor afwezigheid, tijd voor tijd of opleiding tellen niet mee voor de resterende duur.
Hoe meer werkregistraties correct aan taken zijn gekoppeld, hoe nauwkeuriger de resterende duur en de werklastberekeningen na verloop van tijd worden.
Waarom kunnen resultaten onverwacht lijken?
Als een rapport niet toont wat je verwacht, komt dat meestal door ontbrekende, onvolledige of gefilterde gegevens.
- Geen geplande duur: de taak telt niet mee in de werklastberekeningen.
- Geen uitvoeringsdatum én geen deadline: de taak of to-do verschijnt niet automatisch in het weekoverzicht van de Weekplanner.
- Geen uurrooster: AdminPulse kan geen capaciteit voor de medewerker berekenen.
- Niet-toegewezen taken: de werklast staat in de rij Niet toegewezen en niet bij een specifieke medewerker.
- Vrijstaande of niet-werkgerelateerde registraties: deze registraties tellen niet mee voor de resterende duur.
- Actieve filters: het scherm toont mogelijk maar een deel van de gegevens.
Hoe haal je het meeste uit capaciteitsplanning?
Gebruik de drie onderdelen samen
Capaciteitsplanning is het waardevolst als je werklastbeheer, voortgangsmonitoring en korte termijn planning samen gebruikt. Elk scherm beantwoordt een ander deel van je planningsvragen.
Gebruik Medewerkerscapaciteit om te zien welke medewerkers overbelast dreigen te raken en in welke perioden de werklast piekt. Groepeer per maand of kwartaal voor een breder beeld, of per taak om te zien waar de meeste uren naartoe gaan.
Gebruik Taakvoortgang per medewerker om bij te houden hoe ver het werk is gevorderd voor een specifieke hoofdtaak en de bijbehorende deeltaken. Dit is vooral nuttig voor terugkerende taken met meerdere stappen, zoals jaarrekeningen of aangiften.
Gebruik de Weekplanner voor de korte termijn: wat staat er vandaag, morgen en later deze week op de planning? Taken en to-do’s zonder uitvoeringsdatum verschijnen op de dag van hun deadline. Zonder uitvoeringsdatum én deadline vind je ze via het zijpaneel Plan taken, het Taak overzicht of het Taakbord.
Begin vroeg, ook met onvolledige schattingen
De geplande duur is in het begin vaak een schatting. Naarmate er meer tijdregistraties beschikbaar zijn en je afwijkingen per relatie bijstuurt, worden de werklastberekeningen nauwkeuriger.
Wacht daarom niet tot alles perfect is ingesteld. Capaciteitsplanning levert al vroeg inzicht op, en dat inzicht helpt je om de configuratie verder te verfijnen.
Plan vooruit, ook voordat taken zijn aangemaakt
Medewerkerscapaciteit toont ook werklast voor toekomstige perioden waarin de taken nog niet zijn aangemaakt. Zolang er een taakplanning voor de relatie bestaat, berekent AdminPulse de verwachte werklast op basis van de geplande duur, de verwachte toewijzing en de deadlines uit die planning.
Zo zie je maanden of kwartalen van tevoren wanneer het druk wordt, nog voordat de taken zelf in het Taak overzicht verschijnen.
De deadline volgt uit de taakplanning. Je kunt daarnaast een uitvoeringsdatum instellen om aan te geven wanneer je aan de taak wilt werken. Zo verdeel je de werklast over de tijd en voorkom je dat alles op het laatste moment samenkomt.
Werk met een vaste controleroutine
Capaciteitsplanning blijft het betrouwbaarst als je de gegevens regelmatig controleert en bijstuurt.
- Wekelijks: controleer de Weekplanner en kijk of er nog taken of to-do’s van de vorige week openstaan.
- Maandelijks: bekijk Medewerkerscapaciteit om pieken, overbelasting en beschikbare ruimte te herkennen.
- Periodiek: controleer de geplande duur, afwijkingen per relatie, taaktoewijzingen en productiviteitspercentages.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikelen hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen