Wanneer een eenmanszaak stopt, kan de klant actief blijven als particulier of overstappen naar een bedrijf, bijvoorbeeld een bv. In dit artikel lees je welke aanpassingen je in beide situaties doet.
- De klant blijft actief als particulier: wijzig het Type relatie van Eenmanszaak naar Persoon.
- De klant stapt over naar een bedrijf: wijzig de bestaande relatie naar Persoon en maak daarnaast een nieuwe relatie aan voor het bedrijf.
💡 Stopt de klantrelatie volledig, dan kun je de relatie inactief maken. Lees meer in Relatie inactief maken, herstellen of verwijderen.
Het type van de bestaande relatie wijzigen naar Persoon
Door het Type relatie te wijzigen, blijf je voor dezelfde persoon in één relatiedossier werken. Zo voorkom je dat er meerdere relatiedossiers voor dezelfde klant ontstaan. Relaties samenvoegen is niet mogelijk in AdminPulse.
Wat controleer je voordat je het relatietype wijzigt?
Controleer of een van de volgende situaties van toepassing is. AdminPulse blokkeert de wijziging zolang je de benodigde aanpassingen niet hebt uitgevoerd:
- Facturatieschema op basis van het referentiejaar: heeft de relatie een facturatieschema dat is gebaseerd op het referentiejaar (boekjaar), verwijder dit facturatieschema dan eerst. Voor het relatietype Persoon zijn geen boekjaren beschikbaar.
- Openstaande opdrachten bij een wijziging van de status: wijzig je ook de status van Klant naar een andere status, bijvoorbeeld Andere, sluit dan eerst de opdrachten zonder einddatum af. Blijft de status Klant, dan is geen aanpassing nodig en kunnen de lopende opdrachten en facturatie doorgaan.
💡 Noteer vóór de wijziging in het veld Opmerkingen de informatie die je rechtstreeks in het relatiedossier wilt bewaren, bijvoorbeeld een stopzettingsdatum of een oude referentie.
Hoe wijzig je het type relatie naar Persoon?
Om het relatietype te wijzigen, heb je de benodigde rechten nodig om relaties aan te passen.
- Open het relatiedossier.
- Klik in de sectie Identificatie op het veld Type relatie. In het venster dat opent, kun je het relatietype, de status en het land aanpassen.
- Wijzig het relatietype naar Persoon.
- Vul de verplichte velden voor een persoon in. AdminPulse toont deze velden automatisch in hetzelfde venster.
- Klik op Opslaan.
Hoe bekijk je welke gegevens zijn gewijzigd?
Na de wijziging kun je in de Wijzigingsgeschiedenis bekijken welke velden zijn aangepast. Afhankelijk van het veld zie je de oude en de nieuwe waarde.
Ga in het relatiedossier naar Meer acties > Wijzigingsgeschiedenis.
Wat doe je met de taakplanningen?
Het wijzigen van het relatietype past de taakplanningen niet automatisch aan. Controleer welke taakplanningen alleen voor de eenmanszaak gelden, zoals de btw-aangifte, en beëindig deze wanneer ze niet meer van toepassing zijn.
Je hebt twee mogelijkheden:
- Een einddatum instellen: na deze datum maakt de taakplanning geen nieuwe taken meer aan. Taken die al zijn aangemaakt, inclusief taken met een toekomstige deadline, blijven bestaan. Je kunt deze taken indien nodig handmatig verwijderen.
- De taakplanning verwijderen: AdminPulse vraagt of je ook de gekoppelde taken op het Taakbord wilt verwijderen. Kies je Ja, dan worden alle taken verwijderd die door deze taakplanning zijn aangemaakt, inclusief uitgevoerde taken uit het verleden. Kies je Nee, dan blijven de aangemaakte taken behouden en wordt alleen de taakplanning verwijderd.
Een nieuwe relatie aanmaken voor het bedrijf
Stapt de klant over van een eenmanszaak naar een bedrijf? Behoud dan de bestaande relatie voor de persoon en maak een afzonderlijke relatie aan voor het bedrijf.
Ga als volgt te werk:
- Wijzig in de bestaande relatie het Type relatie van Eenmanszaak naar Persoon.
- Maak een nieuwe relatie aan voor het bedrijf.
- Koppel de persoon via Gelinkte relaties aan de relatie van het bedrijf.