Met creditnotaredenen leg je vast waarom je een creditnota opstelt, bijvoorbeeld vanwege een onjuist bedrag, een dubbele facturatie of een commerciële tegemoetkoming. Je kiest de reden uit een lijst die je kantoor zelf beheert. Zo gebruikt iedereen dezelfde omschrijvingen en kun je achteraf per reden zien waarvoor creditnota's zijn opgesteld.
De reden is alleen bedoeld voor intern gebruik binnen je kantoor. AdminPulse slaat deze op bij de creditnota, maar voegt deze niet toe aan het document dat je klant ontvangt. Je bent niet verplicht een reden in te vullen en je kunt maximaal één reden per creditnota kiezen.
In dit artikel lees je hoe je creditnotaredenen instelt, aan een creditnota toevoegt en gebruikt om creditnota's terug te vinden en te analyseren.
Hoe stel je creditnotaredenen in?
Je beheert de redenen via Instellingen > Labels, op het tabblad Creditnota redenen. AdminPulse voegt standaard geen redenen toe: je kantoor bepaalt zelf welke redenen beschikbaar zijn. Je hebt hiervoor de juiste rechten nodig om de instellingen te bekijken en te bewerken.
Zo voeg je een reden toe:
- Ga naar Instellingen > Labels.
- Open het tabblad Creditnota redenen.
- Klik op + Creditnota reden toevoegen.
- Vul een naam in en klik op OK.
De reden is direct beschikbaar bij creditnota's. De naam mag maximaal 255 tekens bevatten en moet uniek zijn binnen je kantoor.
Wil je een reden hernoemen? Klik op de naam, pas deze aan en druk op Enter of klik ergens anders op de pagina. De nieuwe naam wordt ook weergegeven bij creditnota's waarvoor de reden al is gebruikt.
💡 Een reden heeft één naam en kan niet afzonderlijk worden vertaald. Werkt je kantoor in meerdere talen? Neem beide talen dan op in dezelfde naam, bijvoorbeeld Onjuist bedrag / Incorrect amount. Zo blijft de registratie onder één reden gegroepeerd.
Een reden uitschakelen of verwijderen
Gebruik je een reden niet meer? Vink dan in de kolom Uitgeschakeld het selectievakje bij de reden aan. De reden:
- verdwijnt uit de keuzelijst bij nieuwe creditnota's;
- blijft staan bij creditnota's waarvoor deze al is gebruikt;
- blijft beschikbaar in de filters.
Wil je de reden opnieuw gebruiken? Verwijder dan het vinkje bij Uitgeschakeld.
Je kunt een reden alleen definitief verwijderen als de kolom Aantal creditnota's op 0 staat. Klik in dat geval op het prullenbak-icoon en bevestig met Ja. Wordt de reden al gebruikt? Dan kun je deze alleen uitschakelen. Zo blijft de historie behouden.
Hoe voeg je een reden toe aan een creditnota?
Het veld Creditnota reden wordt alleen weergegeven bij creditnota's, niet bij facturen. Je hebt de juiste rechten nodig om factuurvoorstellen te bewerken.
Je vindt het veld op twee plaatsen:
- bij een vrije creditnota via Facturatie > Nieuwe vrije creditnota;
- via Facturatie > Factuurvoorstellen, nadat je de regel van de creditnota hebt uitgeklapt.
Ga als volgt te werk:
- Open een creditnota of maak er een aan.
- Klik bij Creditnota reden op het potlood-icoon of op de reden die er al staat.
- Kies een reden uit de lijst. Kies Geen als je een eerder gekozen reden wilt verwijderen.
Maak je een creditnota op basis van een bestaande factuur of factuurregel? Dan wordt er niet automatisch een reden ingevuld. Selecteer de reden zelf in het creditnotavoorstel.
👉 Uitgeschakelde redenen staan niet meer in de keuzelijst. Was de reden al gekozen voordat deze werd uitgeschakeld? Dan blijft deze bij de creditnota behouden.
💡 Is het creditnotavoorstel vergrendeld? Dan kun je de reden niet aanpassen. Hef eerst de vergrendeling op.
Wat gebeurt er wanneer je de creditnota definitief maakt?
Zodra de creditnota definitief is, kun je de reden niet meer aanpassen of alsnog toevoegen. Vul de reden daarom in zolang de creditnota nog een voorstel is.
Je kunt de reden achteraf bekijken via Facturatie > Facturen. Klap de regel van de creditnota uit om de reden bij de details te bekijken. Is er geen reden ingevuld? Dan wordt het veld niet weergegeven.
👉 Zet je een creditnotavoorstel met Verander naar factuur om naar een factuur? Dan verwijdert AdminPulse de reden. Zet je het voorstel later weer om naar een creditnota? Dan moet je de reden opnieuw kiezen.
Hoe filter je op creditnotaredenen?
Je kunt op een of meer redenen filteren via de geavanceerde filters in Facturatie > Factuurvoorstellen en Facturatie > Facturen.
- Open Facturatie > Factuurvoorstellen of Facturatie > Facturen.
- Klik op Geavanceerde filters.
- Kies bij Creditnota reden een of meer redenen.
Kies Zonder reden voor creditnota om creditnota's weer te geven waarvoor nog geen reden is ingevuld. Je kunt deze optie combineren met een of meer andere redenen.
💡 Uitgeschakelde redenen worden niet tussen de standaardsuggesties weergegeven. Typ de naam van de reden om deze toch als filter te selecteren. AdminPulse geeft uitgeschakelde redenen doorgestreept weer.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikelen over facturen en creditnota's: