Met capaciteitsplanning zie je naast de budgeturen ook de geplande duur van een opdracht. Je voert de budgeturen zelf in. AdminPulse berekent de geplande duur op basis van de taakplanningen voor de opdracht.
Zo zie je of de planning binnen het budget past. Staan er bijvoorbeeld 40 budgeturen tegenover een geplande duur van 62 uur? Dan plan je 22 uur meer dan je hebt begroot en kun je het budget of de taakplanning bijstellen.
In dit artikel lees je waar je het budget met de geplande duur vergelijkt, wat een positieve of negatieve afwijking betekent en hoe je geplande uren als budgeturen gebruikt.
👉 De functies in dit artikel zijn alleen beschikbaar als je kantoor de module capaciteitsplanning gebruikt. Wil je de module gebruiken? Geef je interesse door via de pagina over capaciteitsplanning.
Wat is het verschil tussen budget, registraties en geplande duur?
Je vergelijkt drie soorten informatie:
- het budget: de bedragen en uren die je voor de opdracht hebt begroot;
- de registraties: de bedragen en uren die al zijn geregistreerd;
- de geplande duur: het aantal uren dat je volgens de taakplanningen voor de opdracht nodig hebt.
Door deze waarden naast elkaar te zetten, zie je of het budget past bij het werk dat je plant. Je ziet ook voor welke opdrachten al werk is gepland, terwijl er nog geen budget is ingesteld.
Meer uitleg over de geplande duur en de instellingen die het resultaat beïnvloeden, vind je in Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
Waar vergelijk je het budget met de geplande duur?
Je vindt de geplande duur in het scherm Budgetten en op twee plaatsen in het relatiedossier.
Alle opdrachten vergelijken in het scherm Budgetten
Ga naar Relatiedossiers > Budgetten.
Het totale budget binnen je filters bekijken
Bovenaan het scherm Budgetten zie je twee overzichtscijfers: Totaal budget (bedrag) en Totaal budget (uren). Zo zie je het totale budget voor de opdrachten die aan je actieve filters voldoen.
Budgeturen en geplande duur per opdracht vergelijken
Met twee extra kolommen vergelijk je het budget met de planning:
- Geplande duur (uren): de geplande duur van de opdracht in het jaar van de budgetregel. Deze kolom wordt standaard weergegeven.
- Afwijking % (budget vs. geplande duur): het procentuele verschil tussen de budgeturen en de geplande duur. Voeg deze kolom toe via Kolommen aanpassen.
Wat betekent de procentuele afwijking?
AdminPulse neemt de geplande duur als uitgangspunt en berekent hoeveel procent de budgeturen daarvan afwijken:
(budgeturen ÷ geplande duur - 1) × 100
- Een positief percentage betekent dat de budgeturen hoger zijn dan de geplande duur.
- Een negatief percentage betekent dat de budgeturen lager zijn dan de geplande duur.
Een budget van 10 uur en een geplande duur van 8 uur geeft +25%. Een budget van 8 uur en een geplande duur van 10 uur geeft -20%.
Zijn het budget en de geplande duur gelijk? Dan toont AdminPulse een streepje. Ontbreekt een van beide waarden of is een waarde gelijk aan nul? Dan blijft de cel leeg.
💡 Een negatieve afwijking is geen fout. Dit betekent dat je meer uren plant dan je hebt begroot.
De voortgang volgen in de grafiek
In de grafiek naast Gebruikt % (uren) zie je hoe de geregistreerde uren zich verhouden tot het budget en de geplande duur:
- blauw: de geregistreerde uren per maand;
- oranje: de budgetlijn;
- paars: de lijn van de geplande duur.
Zo zie je gedurende het jaar hoeveel uren al zijn geregistreerd ten opzichte van je budget en planning.
Klik op de grafiek om deze groter weer te geven. Zijn het budget en de geplande duur gelijk? Dan vallen de lijnen samen onder het label Budget en geplande duur zijn gelijk.
De geplande duur per jaar bekijken in het relatiedossier
In het relatiedossier bekijk je de geplande duur op twee plaatsen:
- Via Taakbeheer > Taakplanning zie je bij Geplande duur per jaar de geplande duur voor een heel kalenderjaar.
- Via Facturatie > Facturatieplanning > weegschaalicoon zie je in de kolom Geplande uren de geplande duur naast het budget en de geregistreerde uren van elk weergegeven jaar.
De waarde bij Geplande duur per jaar gaat uit van een heel kalenderjaar. Geplande uren houdt rekening met de begin- en einddatum van de taakplanning in dat jaar. Daardoor kunnen beide waarden van elkaar verschillen.
💡 Geplande uren in het relatiedossier en Geplande duur (uren) in het scherm Budgetten verwijzen naar dezelfde berekende waarde.
Budgeturen instellen op basis van de geplande duur
Komt de geplande duur overeen met het budget dat je wilt instellen? Gebruik dan een globale actie om de geplande uren voor meerdere opdrachten als budgeturen over te nemen.
- Ga naar Relatiedossiers > Budgetten.
- Kies bij Jaar het budgetjaar.
- Filter de lijst en selecteer de opdrachten die je wilt bijwerken.
- Klik op Globale acties > Budget (uren) aanpassen.
- Kies bij Methode de optie Geplande uren gebruiken als budgeturen.
- Schakel Bestaand budget overschrijven, indien aanwezig in als je bestaande budgeturen wilt vervangen. Deze optie staat standaard uit.
- Klik op OK.
AdminPulse maakt een budgetregel aan als deze nog niet bestaat en er geplande uren beschikbaar zijn. Bestaat er al een budgetregel zonder budgeturen? Dan vult AdminPulse deze aan. Ingevulde budgeturen worden alleen vervangen als je de optie voor overschrijven inschakelt.
👉 Controleer je selectie voordat je de actie bevestigt. Staat overschrijven aan en heeft een opdracht geen geplande duur? Dan verwijdert AdminPulse de bestaande budgeturen. Als er ook geen budgetbedrag is, wordt de volledige budgetregel verwijderd.
AdminPulse verwerkt de actie op de achtergrond. Het overzicht wordt automatisch bijgewerkt zodra de verwerking is voltooid.
💡 De overgenomen budgeturen zijn een momentopname. Wijzig je later de taakplanning, dan past AdminPulse het budget niet automatisch aan. Voer de globale actie opnieuw uit om de budgeturen weer gelijk te maken aan de planning.
💡 Goed om te lezen
Dit artikel maakt deel uit van de reeks over capaciteitsplanning. Gebruik de artikelen hieronder om stap voor stap meer inzicht te krijgen in de module.
-
Start hier
- Wil je eerst een algemeen overzicht van de module? Lees: Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
- Wil je weten welke instellingen, begrippen en gewoontes belangrijk zijn voor betrouwbare resultaten? Lees: Capaciteitsplanning optimaal benutten: concepten, configuratie en tips.
- Werklastbeheer
- Voortgangsmonitoring
- Korte termijn planning
- Capaciteitsplanning in taakschermen
- Budgetten en begrippen