Met AdminPulse kun je voor een relatie automatisch taken laten aanmaken. Dit doe je door in het relatiedossier een taaksjabloon te koppelen aan een taakschema. Het schema bepaalt hoe regelmatig en op welke momenten de taak voor de relatie aan het Taakbord wordt toegevoegd.
Taken die op deze manier door AdminPulse worden aangemaakt, worden 'geplande taken' genoemd en verschijnen automatisch ’s nachts, op de geplande dag.
Taakplanning instellen
De instellingen voor Taakplanning vind je in de sectie Taakbeheer in het vak Taakplanning van het relatiedossier. Je kunt aan de slag met twee mogelijkheden:
-
Gebruikelijke taakschema’s toevoegen
Met de optie 'Gebruikelijke taakschema’s toevoegen' krijg je een lijst van taaksjablonen te zien die bij het type relatie horen. Je kunt de lijst eenvoudig aanpassen door taken die niet van toepassing zijn te verwijderen. Voor de overgebleven taken kun je het schema en de start- en einddatum van de planning instellen. Zodra je de wijzigingen opslaat, worden alle gewenste Taakplanningen aangemaakt.
Dit is bijvoorbeeld handig bij het opstarten van een samenwerking met een nieuwe klant, omdat je snel standaardtaken kunt laten inplannen.
💡Zodra een eerste taakplanning is toegevoegd aan een relatiedossier, wordt de optie 'Gebruikelijke taakschema’s toevoegen' niet meer weergegeven.
-
Een specifiek taakschema toevoegen
Door een specifiek taakschema toe te voegen stel je een planning in voor één specifieke taak. In het venster dat opent, vul je de volgende parameters in:
- Taaksjabloon: Kies de taak die automatisch moet worden gepland (bijvoorbeeld "BTW-aangifte" of "Management report").
- Schema: Selecteer het schema dat de planningsdatums en deadlines bevat. Alleen relevante schema’s voor de gekozen taak worden weergegeven.
- Start planning: Geef aan vanaf wanneer AdminPulse de taken moet plannen. Je kunt vooruit plannen of terug tot één jaar in het verleden.
- Einde planning: Stel in tot welke datum taken automatisch moeten worden aangemaakt.
- Configuratie: Indien gewenst kun je per deeltaak instellen of deze wel of niet, of met een specifieke status, moet worden ingepland (bijvoorbeeld 'deeltaak niet van toepassing').
- Deadline: Vul deze in als het schema specifieke deadlines vereist, zoals bij win-winleningen.
👉 Let op: Als je een nieuw planningsschema toevoegt op dezelfde dag, wordt de eerstvolgende geplande taak direct toegevoegd aan het Taakbord.
Beheer van de Taakplanning
Na het instellen van een planning vind je een overzicht van alle actieve planningen in de sectie Taakbeheer > Taakplanning van het relatiedossier. Dit overzicht bevat:
- Taaksjabloon: De naam van de taak.
- Schema: Het gekoppelde planningsschema (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks).
- Opdracht: Gekoppelde opdracht.
- Begin planning: De startdatum van de planning.
- Tot: Indien ingesteld, de datum waarop het automatische inplannen stopt.
Voor elke planning zijn er actieknoppen beschikbaar waarmee je de planning beheert:
- Prullenbak-icoon: Verwijder het planning.
- Info-icoon: Bekijk deadlines en planningsdatum voor de volgende lijnen in het schema.
- De volgende planningslijn nu uitvoeren: Plaats de eerstvolgende taak direct op het Taakbord.
- Taakbord openen: Bekijk de geplande taak op het Taakbord.
- Opmerking relatiedossier: Bekijk of voeg een opmerking toe.
- Open configuratie voor deeltaken: Bepaal het al dan niet aanmaken van deeltaken en hun status.
💡 AdminPulse voegt taken alleen toe aan het Taakbord op hun geplande werkdag. Wil je een taak eerder laten verschijnen? Gebruik dan de knop Volgende planningslijn nu uitvoeren.
💡Tips voor een correcte planning
- Voor bepaalde planningen, zoals jaarrekeningen of algemene vergaderingen, is het essentieel dat de velden 'Einde boekjaar en 'Volgende algemene vergadering' juist zijn ingevuld. Deze gegevens kun je aanpassen in de sectie' Accountant info' van het relatiedossier.
- Zorg ervoor dat de taaksjablonen gekoppeld zijn aan het juiste type relatie (Instellingen > Taaksjablonen) om de lijst onder 'Gebruikelijke taakschema’s toevoegen' zo relevant als mogelijk te maken.
- Pas configuraties van deeltaken aan als bepaalde stappen niet relevant zijn voor een specifieke relatie.
Goed om te lezen
Bekijk ook gerelateerde artikelen voor meer informatie over taaksjablonen, schema’s enz. :