Vervaldatum van facturen instellen

Een correcte vervaldatum helpt je om tijdige betalingen van klanten te bevorderen en herinneringen efficiënter te versturen.

In AdminPulse stel je eenvoudig een standaard vervaldatum in en kun je – indien nodig – uitzonderingen instellen per relatie of per opdracht. In dit artikel lees je hoe dat werkt en hoe je facturen opvolgt op basis van de vervaldatum.

Standaard vervaldatum instellen

De standaardvervaldatum van een factuur wordt bepaald aan de hand van twee instellingen. Deze stel je in via: Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen

Deze twee instellingen werken samen:

• Type vervaldatum
• Aantal dagen tot de vervaldatum

Type vervaldatum kiezen

Met de instelling ‘Standaard vervaldatum type’ bepaal je hoe AdminPulse de vervaldatum van een factuur berekent. Er zijn drie opties:

• Aantal dagen na factuurdatum
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari & aantal dagen = 30 → vervaldatum = 31 januari
• Aantal dagen na eind van de maand
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari & aantal dagen = 20 → vervaldatum = 20 februari
• Eind volgende maand
  Voorbeeld: factuurdatum = 1 januari → vervaldatum = 28 of 29 februari

💡 Kies een type dat aansluit bij je standaard betaalvoorwaarden.

Aantal dagen tot vervaldatum instellen

De instelling ‘Standaard aantal dagen tot vervaldatum’ bepaalt hoeveel dagen AdminPulse telt bij het berekenen van de vervaldatum, afhankelijk van het gekozen type.

Deze instelling geldt voor de volgende twee types:

• Aantal dagen na factuurdatum: de vervaldatum wordt geteld vanaf de factuurdatum.
• Aantal dagen na eind van de maand: de vervaldatum wordt geteld vanaf de laatste dag van de maand waarin de factuurdatum valt.

Kies je voor ‘Eind volgende maand’, dan speelt het aantal dagen geen rol. De laatste dag van de volgende maand wordt dan automatisch als vervaldatum gekozen.

👉 Stel dit aantal af op je gebruikelijke betaalvoorwaarden, bijvoorbeeld 30 of 60 dagen.

Uitzonderingen op vervaldatum instellen

Soms wil je voor een specifieke klant of zelfs voor één enkele opdracht een afwijkende betaaltermijn instellen. Dit regel je eenvoudig rechtstreeks in de relatiefiche.

Uitzondering per relatie

Zo stel je een afwijkend type vervaldatum in voor één specifieke klant:

1. Ga naar: Relatiefiche> sectie Facturatie > blok Factuurgegevens en instellingen > veld: Vervaldatum
2. Selecteer een van de drie beschikbare types vervaldatum.
   Standaard staat dit op 'Gebruik de algemene instelling’, maar je kunt hier per klant een afwijkend type kiezen.
3. Kies bij 'Aantal dagen na factuurdatum' of 'Aantal dagen na eind van de maand' het gewenste aantal dagen.

💡 Handig als je met bepaalde klanten andere afspraken hebt over betaaltermijnen dan je standaardvoorwaarden.

Uitzondering per opdracht

Werk je met opdrachten in AdminPulse? Dan kun je ook per opdracht een afwijkende vervaldatum instellen:

1. Ga naar: Relatiefiche > sectie Facturatie > blok Facturatieplanning
2. Klik op het tandwiel-icoon naast de opdracht waarvoor je een andere vervaldatum wilt instellen.
3. Selecteer onder 'Vervaldatum' een afwijkend type. Dit overschrijft de algemene instellingen of instellingen van de klant zelf.
4. Bij 'Aantal dagen na factuurdatum' en 'Aantal dagen na eind van de maand' vul je vervolgens het juiste aantal dagen in.

Facturen opvolgen op basis van vervaldatum

Het facturatieoverzicht (Facturatie > Facturen) in AdminPulse helpt je om grip te houden op openstaande en vervallen facturen. Je volgt hier betalingen op aan de hand van de vervaldatum.

Je kunt filteren op de volgende criteria:

• Vervaldatum – selecteer een periode (van/tot)
• Betaald of onbetaald – toon alleen betaalde of onbetaalde facturen
• Snelfilterknoppen:
  • Vervallen <30 dagen
  • Vervallen >30 dagen

💡 Dankzij dit overzicht zie je direct welke facturen prioriteit hebben bij opvolging, en voor welke je betalingsherinneringen wilt sturen.

💡Goed om te lezen

Wil je meer lezen over aanverwante functies? Bekijk dan zeker ook deze artikelen:

• Ontdek hoe je je facturen beheert en opvolgt via het facturatieoverzicht: Overzicht: Beheren en opvolgen van facturen en creditnota's in het Facturen-scherm
• Herinneringen instellen en versturen: Instellingen herinneringen
• Alles over verrichtingen en hoe je die koppelt aan je facturen: Overzicht: Betalingsverrichtingen en betalingen koppelen, opvolgen en beheren