Overzicht: Betalingsverrichtingen en betalingen koppelen, opvolgen en beheren

Je kunt betalingen opvolgen via twee schermen in AdminPulse: Facturatie > Betalingsverrichtingen en Facturatie > Facturen.

In dit artikel lees je hoe je betalingen efficiënt kunt opvolgen. Je leert hoe je werkt met het scherm Betalingsverrichtingen, en hoe je betalingen kunt koppelen via het scherm Facturen. Ook komt aan bod hoe betalingen aan facturen kunnen worden gekoppeld of losgekoppeld.

💡Wat is het verschil tussen een betalingsverrichting en een betaling?

In AdminPulse wordt een betalingsverrichting gebruikt om een financiële transactie te registreren, zoals uit Ponto of een handmatig ingevoerde verrichting.
Een betaling geeft aan dat een factuur (gedeeltelijk of volledig) is betaald.

Een betalingsverrichting kan aan één of meerdere facturen worden gekoppeld, en één factuur kan betalingen uit meerdere betalingsverrichtingen bevatten.

Betalingsopvolging activeren

Om betalingen te kunnen opvolgen, moet je in Instellingen > Algemene Instellingen > Betalingsopvolging de optie Betalingsopvolging activeren aanvinken. Als betalingsopvolging geactiveerd is, verschijnt het scherm 'Betalingsverrichtingen' onder het menu 'Facturatie'.

Werken in het scherm 'Betalingsverrichtingen'

Het scherm 'Betalingsverrichtingen' geeft je een overzicht van financiële transacties.

In dit onderdeel leer je hoe je eenvoudig filtert, kolommen sorteert en detailinformatie bekijkt.

Filteren in het scherm 'Betalingsverrichtingen'

In het scherm Betalingsverrichtingen kun je filteren op het type verrichting dat je wilt bekijken. Bovenaan het scherm zie je drie filteropties:

• Openstaande betalingsverrichtingen
  Toont betalingsverrichtingen die nog niet (volledig) gekoppeld zijn aan een factuur. Dit filter is standaard actief.
• Afgesloten betalingsverrichtingen
  Bevat enkel betalingsverrichtingen die volledig gekoppeld zijn en waarvoor geen openstaand bedrag meer bestaat, of gearchiveerde betalingsverrichtingen (zie ook: Betalingsverrichtingen verwijderen)
• Eigen bedrijven (indien van toepassing)
  Deze filter toont enkel betalingsverrichtingen die horen bij het geselecteerde Eigen Bedrijf. Dit is belangrijk als je met meerdere eigen bedrijven werkt.

Door op een van deze filters te klikken, wordt de transactielijst automatisch aangepast.

Overzicht in het scherm 'Betalingsverrichtingen'

In de tabel onderaan het scherm zie je een overzicht van de betalingsverrichtingen op basis van je filters. Elke rij stelt één betalingsverrichting voor. Elke verrichting kan worden gekoppeld aan een openstaande factuur, aangepast worden of verwijderd met behulp van de knoppen achteraan.

Als een kolom een trechtericoon bevat, kun je via die kolom extra filters instellen. Wanneer het icoon rood is ingekleurd, is de filter actief ().

Je kunt de lijst sorteren op verschillende kolommen, zoals Datum, Bedrag of Naam. Klik op de kolomtitel om te sorteren – een pijltje verschijnt dat de sorteerrichting aanduidt ().

Wanneer een verrichting aan een of meer facturen is gekoppeld, verschijnt een pijltje () aan het begin van de rij. Klik hierop om details van de gekoppelde betalingen weer te geven, zoals factuurnummer, factuurbedrag en betaald bedrag.

Aan de linkerkant van het scherm zie je een apart paneel met alle nog onbetaalde facturen.
Via dit paneel kun je facturen slepen naar betalingsverrichtingen om een koppeling te maken.

Betalingsverrichtingen toevoegen

Je kunt betalingsverrichtingen op twee manieren toevoegen:

• Handmatig een betalingsverrichting toevoegen

  Klik op de knop '+ Toevoegen' rechtsboven in het scherm 'Betalingsverrichtingen' om zelf een verrichting in te voeren.

  

• Betalingsverrichtingen toevoegen via Ponto

  Betalingsverrichtingen kunnen automatisch worden toegevoegd via een actieve koppeling met Ponto. Raadpleeg dit artikel over Ponto voor meer informatie: Ponto

Betalingsverrichtingen verwerken

In dit onderdeel leer je hoe je betalingsverrichtingen koppelt aan facturen – handmatig, automatisch of via ‘Facturen’.

Een verrichting kan gedeeltelijk gekoppeld worden aan één factuur of over meerdere facturen worden verdeeld. AdminPulse past automatisch de status van de verrichting én de gekoppelde facturen aan op basis van het gekoppelde bedrag.

👉 Let op: het koppelen registreert de betaling voor opvolging, het voert geen overschrijving uit.

Betalingsverrichtingen verwerken in het scherm 'Betalingsverrichtingen'

In het scherm ‘Betalingsverrichtingen’ kun je op drie manieren koppelen: handmatig, via Auto-link of automatisch na upload.

• Betalingsverrichtingen handmatig koppelen aan een factuur

Gebruik de knop 'Koppel verrichting' aan het einde van een rij om een koppeling tot stand te brengen. Dit opent een venster waarin je:

1. 1. 1. 1. De openstaande factuur selecteert
         2. Een bedrag kiest: het volledige bedrag of een deel ervan
         3. Klikt op Opslaan om de betaling te registreren

De factuur krijgt de status gedeeltelijk of volledig betaald, afhankelijk van het bedrag.

Je kunt ook een factuur uit het linkerpaneel naar rechts slepen op een betalingsverrichting.

• Betalingsverrichtingen koppelen via 'Auto-link betalingsverrichtingen'

Via 'Auto-link betalingsverrichtingen' bovenaan, laat je AdminPulse automatisch zoeken naar matches op basis van:

• • • • IBAN
      • Naam
      • Factuurnummer in omschrijving
      • Bedrag

Je ziet een statusicoon per verrichting:

• • • • Groen: succesvol gekoppeld
      • Geel: suggesties gevonden (controle aanbevolen)
      • Rood: geen match

Je kunt automatische koppelingen altijd controleren en eventueel corrigeren met de knop 'Loskoppelen' .

• Betalingsverrichtingen automatisch koppelen na Ponto-upload

Als je in Instellingen > Algemene Instellingen > Betalingsopvolging de optie 'Geïmporteerde verrichtingen automatisch proberen koppelen' aanvinkt, dan koppelt AdminPulse automatisch bij het importeren van nieuwe betalingsverrichtingen.

Betalingsverrichtingen verwerken in het scherm ‘Facturen’

In het scherm 'Facturen' kun je per factuur een betaling registreren. Klik hiervoor op het spaarvarken-icoon aan het einde van de factuurlijn.

Er opent een venster waarin je een betaling kunt registreren. Er zijn twee tabbladen: 'Betaling toevoegen' en 'Koppel een creditnota'.

• Tabblad ‘Betaling toevoegen’

Gebruik dit tabblad om zelf een betaling toe te voegen.

1. 1. 1. 1. Vul de volgende gegevens in:
            • Rekening
            • IBAN en BIC van de betaler
            • Uitvoeringsdatum
            • Bedrag (standaard is dit het openstaande bedrag, maar je kunt het aanpassen)
            • Eventueel een opmerking
         2. Klik op Opslaan om de betaling te registreren.

• Tabblad ‘Koppel een creditnota’

Het tabblad ‘Koppel een creditnota’ gebruik je als je een bestaande creditnota wilt afboeken op een factuur. AdminPulse stelt automatisch beschikbare creditnota's voor die je kunt koppelen.

Je kunt daarbij het bedrag en de selectie aanpassen en optioneel een opmerking toevoegen.

Klik op Opslaan om de transactie vast te leggen.

Overzicht van koppelmethodes voor betalingsverrichtingen

Onderstaande tabel toont een handig overzicht van alle manieren om een betalingsverrichting aan een factuur te koppelen.

Methode	Scherm	Wanneer gebruik je dit?
Handmatig koppelen	Betalingsverrichtingen	Als je een specifieke verrichting aan een factuur wilt koppelen
Auto-link betalingsverrichtingen	Betalingsverrichtingen	Als je snel meerdere automatische koppelingen wilt uitvoeren
Automatisch met Ponto	Betalingsverrichtingen	Bij import van bankverrichtingen via koppeling
Betaling registreren	Facturen	Om handmatig te registreren dat een factuur betaald is

Betaling loskoppelen van een factuur

Loskoppelen van een betaling in het scherm ‘Betalingsverrichtingen’

Om een betaling los te koppelen van een factuur in het scherm Betalingsverrichtingen:

1. Klik op het pijltje links van de verrichting om gekoppelde betalingen te tonen.
2. Klik op het loskoppel-icoon aan het einde van de betalingslijn.

De betaling wordt verwijderd van zowel de verrichting als de factuur. Een eventueel restbedrag wordt opnieuw aangeduid als openstaand.

Loskoppelen van een betaling in het scherm ‘Facturen’

Je kunt betalingen ook loskoppelen in het scherm 'Facturen':

1. Klik op het pijltje links van de factuurregel om gekoppelde betalingen zichtbaar te maken.
2. Klik op het loskoppelicoon aan het einde van de lijn.

Betalingsverrichtingen verwijderen

In AdminPulse kun je betalingsverrichtingen verwijderen, afhankelijk van het al dan niet bestaan van gekoppelde betalingen.

Betalingsverrichtingen individueel verwijderen

Open het scherm Betalingsverrichtingen en klik op het prullenbak-icoontje aan het einde van de regel.

• Geen koppelingen?
  De verrichting wordt definitief verwijderd.
• Wel gekoppeld?
  De verrichting wordt gearchiveerd, zodat de linkhistoriek behouden blijft.

Gearchiveerde betalingsverrichtingen verdwijnen uit de lijst Openstaande betalingsverrichtingen, maar blijven zichtbaar via de filter Afgesloten betalingsverrichtingen. Je kunt ze opnieuw activeren met de knop Terugzetten.

Meerdere betalingsverrichtingen tegelijk verwijderen

Via Globale acties boven de tabel kun je meerdere betalingsverrichtingen in bulk verwijderen.

1. Vink een of meerdere rijen aan via het selectievakje links van elke regel of bovenaan de tabel.
2. Klik op Globale acties en kies Betalingsverrichtingen verwijderen.

Ook hier geldt de regel: betalingsverrichtingen zonder betalingen worden definitief verwijderd, terwijl betalingsverrichtingen met koppelingen worden gearchiveerd.

Historiek van betalingskoppelingen inzien

Wijzigingen in betalingskoppelingen worden automatisch gelogd bij de factuur. Inzien werkt via Facturatie > Facturen:

1. Klik op het pijltje aan de rechterkant van de factuurregel ()
2. Selecteer Gebeurtenissen om de historiek in te zien

Goed om te lezen

• Om een betaling te kunnen loskoppelen heb je voldoende gebruikersrechten nodig. Zie ook: Medewerkers