Je kan betalingen via 2 schermen opvolgen: 'Verrichtingen' en 'Facturen'.
Om deze functies te kunnen gebruiken, moet je in 'Algemene Instellingen' de optie 'Betalingsopvolging activeren' aanvinken.
Betalingen opvolgen via het scherm Verrichtingen
Betalingen toevoegen per factuur
Betaling loskoppelen van een factuur
Betalingen opvolgen via het scherm Verrichtingen
Wanneer betalingsopvolging is ingeschakeld, wordt het scherm "Verrichtingen" weergegeven in het menu "Facturatie". Als je op dit scherm klikt, wordt een nieuwe pagina geladen waarop je een overzicht van alle openstaande en afgesloten verrichtingen ziet en aan de linkerkant alle onbetaalde facturen.
Verrichtingen toevoegen
Er zijn 3 opties om verrichtingen toe te voegen:
-
Manueel een verrichting toevoegen
Door handmatig nieuwe verrichtingen toe te voegen via de knop "Toevoegen" rechtsboven.
-
Een CODA-bestand opladen
Een CODA-bestand is een elektronisch bestand dat de verrichtingen van een bankrekening bevat. Dit bestand heeft het formaat .cod, .dat, .bc2 of .txt. Je kan dit bestand opladen via het documentenscherm of via de knop "CODA-bestand uploaden" rechtsboven in het "Verrichtingen" scherm.
Let op: als je meerdere Eigen Bedrijven gebruikt in AdminPulse, moet je het CODA-bestand opladen voor het correcte Eigen Bedrijf.
-
Een koppeling met Codabox
Verrichtingen kunnen ook automatisch toegevoegd worden door een koppeling op te zetten met Codabox. Meer informatie vind je in ons artikel over Codabox .
Verrichtingen verwerken
Er zijn 3 opties om verrichtingen te verwerken:
-
Manueel verrichtingen aan de factuur linken
Elke verrichting kan worden gekoppeld aan een onbetaalde factuur, kan worden bewerkt of worden verwijderd met behulp van de knoppen achteraan.
Andersom kan je een onbetaalde factuur vanaf de linkerkant naar een transactie slepen om deze te koppelen. Hetzelfde venster wordt geopend om het te betalen bedrag te kiezen. Je ziet dat de factuur wordt betaald (als je ervoor kiest om deze volledig te betalen) en het openstaande bedrag van de transacties wordt dienovereenkomstig verlaagd.
-
Verrichtingen linken met auto-link
Klik op "Auto-link verrichtingen" om AdminPulse zelf te laten zoeken naar een factuur die aan een verrichting kan worden gekoppeld. Als er een overeenkomst tussen bedragen wordt gevonden, wordt er voor elke match een suggestie voor een link gemaakt.
Je kan de verrichting altijd uitklappen om te zien welke koppelingen gemaakt zijn voor deze verrichting. Het is ook mogelijk om de link te verbreken en de factuur opnieuw te markeren als onbetaald.
-
Automatisch verrichtingen linken
Je kan ervoor kiezen om AdminPulse zelf verrichtingen te laten koppelen. In de "Algemene Instellingen" moet dan "Verrichtingen automatisch proberen koppelen na upload CODA" aangevinkt staan:
Betalingen toevoegen per factuur
Op het scherm 'Facturen', klik op het icoon van een spaarvarken aan het einde van een factuur-lijn om een betaling aan een factuur toe te voegen. Een nieuw venster zal worden geopend.
Je kan in dit venster een volledige of gedeeltelijke betaling voor een factuur invoeren. Er zijn twee opties om een betaling te registreren:
- via een bankverrichting
- via een link met een creditnota
Aan de bovenkant van het venster zie je de factuur en het openstaande bedrag.
In het geval van een bankverrichting kies je vanaf welke rekening je wil betalen, voer de IBAN en BIC van de begunstigde in, kies de uitvoeringsdatum, voer het gewenste bedrag in (het volledige bedrag wordt voorgesteld, maar je kan dit altijd wijzigen), en voeg indien nodig een opmerking toe. Klik op de knop Opslaan om de transactie op te slaan.
Als je creditnota's hebt, kan je deze koppelen aan de factuur om een betaling te registreren. Als u op het tabblad 'Een tegoed koppelen' klikt, zoekt AdminPulse automatisch naar beschikbare creditnota's en doet een voorstel. Je kan dit altijd veranderen. Voer het gewenste bedrag en een mogelijke opmerking in. Klik op de knop "Opslaan" om de transactie op te slaan.
Let op: deze acties voert de daadwerkelijke betaling niet uit, je kan ze alleen registreren om de betalingen voor een factuur op te volgen.
Betaling loskoppelen van een factuur
Om betalingen los te koppelen, ga naar het scherm 'Verrichtingen'. Open de details van de betreffende betaling door op het driehoekje aan het begin van de lijn te klikken en klik vervolgens op de knop aan het einde van de rij.
Het loskoppelen kan ook op een soortgelijke wijze gebeuren via het scherm 'Facturen', waarbij de actie gebaseerd is op de factuur.