Met AdminPulse kan je het opmaken van facturen automatiseren. De factuurvoorstellen worden dan voor je klaargezet zodat ze enkel nog genummerd en verzonden moeten worden.
Je activeert facturatieplanning door in een relatiedossier een facturatieschema in te stellen.
Inhoud
Facturatieschema's
AdminPulse wordt geleverd met een aantal vooraf gedefinieerde facturatieschema’s. Die schema’s kan je aanpassen, maar je kan ook volledig nieuwe schema’s maken.
Er zijn drie soorten van facturatieschema’s die samenvallen met de drie manieren van factureren: Regie, Abonnement en Voorschot/Afrekening.
- Bij facturatie in regie wordt er bij elke factuur gewoon gefactureerd wat er geregistreerd is tot een bepaalde datum.
- Bij abonnement facturatie wordt er telkens een vast bedrag gefactureerd, onafhankelijk van hoeveel er geregistreerd werd in die periode. Enkel registraties op items die buiten het abonnement vallen, komen op bijkomende factuurregels. Je kan per dossier instellen welke items al dan niet binnen het abonnement vallen.
- Bij voorschot/afrekening worden er eerst voorschotten gefactureerd om dan op bepaalde tijdstippen een afrekening te maken, waarbij alle registraties gefactureerd worden en de reeds betaalde voorschotten in mindering gebracht worden.
Het ritme van de facturen kun je zelf configureren; maar standaard leveren we alvast de maandelijkse en de kwartaalfacturatie aan.
Facturatieschema’s creëren en bewerken
Open de pagina met de facturatieschema’s via Instellingen > Facturatieschema’s.
Bij elk facturatieschema zie je een pijltje om het open te klappen, een naam, een type en de drie symbolen voor bewerken, kopiëren en verwijderen. Om een schema bij te maken, kun je dus een bestaand schema kopiëren of van nul beginnen als je vertrekt van de knop ‘+ Toevoegen’ onderaan.
In het nu geopende scherm, geef je een naam in en een type en voeg je minstens één lijn toe:
Geef het schema een herkenbare naam.
Zet voor elke lijn die je toevoegt ook de data correct. ‘Registraties tot’ bepaalt welke registraties meegenomen zullen worden voor die factuur. In een voorschot/afrekening planning doet deze datum bij een voorschotlijn niet ter zake, het is wel belangrijk dat je deze datum goed instelt bij een afrekeningslijn. Dat komt omdat er geen registraties gekoppeld worden aan een voorschotfactuur, maar enkel aan een afrekening.
Tenslotte kun je ook voor elke lijn een factuurtekst selecteren. Die wordt dan voor die factuur ingevuld op de overeenkomstige plek van het factuursjabloon. Deze teksten kan je zelf bijmaken of bewerken onder Instellingen > Factuurteksten.
TIP! Omdat de facturen om 01.00u gemaakt worden, moet de datum van registraties tot dus minstens één dag voor de datum van de opmaak liggen. Je kunt die facturen dan toch nog nummeren op de vorige dag, zodat ze die factuurdatum krijgen.
Voorbeeld:
Als voorbeeld nemen we een planningslijn met registraties tot 31/08, opmaak voorstel 01/09.
Je hebt dan 2 mogelijkheden:
- Je voegt ze zelf (manueel of via globale actie) toe aan de factuurvoorstellen
- Je wacht tot de volgende dag: elke nacht loopt het proces van de facturatieplanning namelijk: indien er open registraties worden gevonden die op een openstaand factuurvoorstel horen (binnen de datum "registraties tot") voegen we ze automatisch toe.
Facturatieplanning instellen
Voor een relatie geautomatiseerde facturatie instellen, doe je in het relatiedossier onder de sectie Facturatie > Facturatieplanning.
Klik onder Facturatieschema om het dialoogvenster te openen. Kies daarin een schema en een startdatum. Eventueel kan je ook al een einddatum instellen.
Voor abonnementsfacturen en voorschotfacturen moet je ook een bedrag instellen.
Zodra je op Opslaan klikt, wordt het gekozen schema actief. Je ziet dan links een info icoontje verschijnen.
Als je hier op klikt krijg je een dialoogvenster met een overzicht van de geplande facturen. Hier kun je wijzigingen aanbrengen voor een specifieke geplande factuur.
Bijkomend kun je op de knop Geschiedenis tonen klikken waardoor ook de reeds aangemaakte facturen zichtbaar worden.
Indien het ingestelde schema van het type 'Abonnement' is, zie je nog een tweede icoontje.
Als je hier klikt kun je voor dit dossier instellen welke registraties binnen het abonnement vallen en welke niet. Zonder hier iets te wijzigen wordt de algemene instelling van uit de prijslijst toegepast.
Abonnementsbedrag indexeren
- Een bedrag bij te tellen
- Een nieuw bedrag in te geven
- De prijs met een bepaald percentage te verhogen/verlagen.