Facturatieschema’s aanmaken en beheren

Met facturatieschema’s bepaal je hoe je klanten automatisch factureert: op basis van registraties, een vast tarief of via voorschotten en eindafrekeningen.

In dit artikel leer je hoe je een schema opstelt, welke typen er zijn en waar je op moet letten bij het instellen. Ideaal als je streeft naar een soepele, foutloze en voorspelbare facturatieflow.

💡 Wil je weten hoe je een facturatieschema concreet toepast op een relatie? Bekijk dan dit artikel over facturatieplanning: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen

In het kort: over facturatieschema's en facturatieplanning

• Facturatieschema: een sjabloon waarin je vastlegt wanneer, hoe en welke registraties er gefactureerd worden, en welke factuurtekst wordt gebruikt. Eén schema kan door meerdere relaties worden gebruikt.
• Facturatieplanning: de koppeling van een facturatieschema aan een specifieke relatie. Deze koppeling zorgt ervoor dat het schema daadwerkelijk wordt gebruikt voor het automatisch aanmaken van factuurvoorstellen voor een relatie. 
• Schema-typen:
  • Urenbasis: factureerbare registraties tot een bepaalde datum worden gefactureerd. Handig bij variabele werkzaamheden.
  • Abonnement: een vast bedrag per periode, ongeacht het aantal verrichte werkzaamheden. Eventuele extra's kunnen apart worden gefactureerd.
  • Voorschot/Eindafrekening: voorschotten op vaste momenten, gevolgd door een eindafrekening op basis van registraties.

Bestaande facturatieschema’s raadplegen

Open de pagina met Facturatieschema’s via Instellingen > Facturatieschema’s. Je krijgt een overzicht van alle facturatieschema’s in jouw omgeving.

In elke rij zie je:

• een pijltje aan de linkerkant om de details van het facturatieschema te tonen ()
• de naam en het type van het schema
• drie actieknoppen aan de rechterzijde: bewerken, kopiëren en verwijderen

Als je op het pijltje klikt, vouw je het schema uit en zie je de bijbehorende planning: de planningsregels met de kolommen Registraties tot en met, Datum factuuropmaak en de gekozen factuurtekst.

Facturatieschema's instellen

AdminPulse levert standaard enkele schema’s mee voor maand- en kwartaalfacturering. Je kunt deze naar wens gebruiken, aanpassen of nieuwe schema’s toevoegen.

Wil je een nieuw schema toevoegen? Dat kan op twee manieren:

• Gebruik de knop + Toevoegen bovenaan het scherm om een volledig nieuw schema aan te maken
• Of kopieer een bestaand schema via de kopieerknop aan het einde van de rij.

Een nieuw facturatieschema aanmaken vanaf nul

1. Klik op + Toevoegen
2. Geef het schema een duidelijke naam (minimaal in één taal)
3. Selecteer een type schema: Urenbasis, Abonnement of Voorschot/Eindafrekening
4. Voeg minimaal één planningsregel toe met de eigenschappen:
   • Registraties tot en met: Alle registraties met een datum die valt tot en met de opgegeven datum worden meegenomen op de factuur.
     💡Bij voorschotregels speelt dit geen rol. Bij eindafrekeningen wel, want er worden alleen registraties gekoppeld aan de eindfactuur, niet aan de voorschotfactuur.
   • Datum opmaak factuurvoorstel: De datum waarop het factuurvoorstel wordt gegenereerd
   • Factuurtekst: De tekst die op de factuur verschijnt (mag leeg blijven). Deze tekst kan later per planningsregel worden aangepast.

👉 Elk schema moet minstens één planningsregel bevatten. Er is geen maximumaantal.

💡 Timingtip: facturen worden ’s nachts rond 01:00 uur UTC aangemaakt. Zorg dat de datum ‘Registraties tot en met’ minstens één dag vóór de factuuropmaakdatum ligt. Anders kunnen registraties ontbreken.

👉 De ingestelde datum van factuuropmaak wordt exact aangehouden, ook als dit op een feestdag of in het weekend valt.

Een bestaand facturatieschema kopiëren

Wil je een nieuw facturatieschema aanmaken op basis van een bestaand schema? Klik dan op het kopieericoon () naast het oorspronkelijke schema in het overzicht. Het nieuwe (gekopieerde) schema wordt direct toegevoegd aan de lijst. Je kunt het daarna bewerken via het potloodicoon () zodat het aansluit op jouw situatie.

Factuurteksten instellen per planningsregel

Een factuurtekst stel je in bij het aanmaken van het facturatieschema. Deze wordt standaard toegepast op alle planningsregels die je aan het schema toevoegt. Je kunt de tekst echter per planningsregel aanpassen. Zo kan elke regel een eigen factuurtekst bevatten, die automatisch wordt ingevoegd op de juiste plaats in het factuursjabloon.

👉 De factuurtekst bepaalt alleen de inhoud die wordt weergegeven, niet de opmaak van de tekst of de plaats op de factuur. Meer weten over de vormgeving van je facturen? Bekijk het artikel over factuursjablonen.

💡 Gebruik je een abonnementschema en factureer je aanvullende werkzaamheden apart op urenbasis? Dan kun je een specifieke factuurtekst koppelen aan het factuurvoorstel van het type urenbasis dat dan automatisch wordt aangemaakt.

💡 Beheer je factuurteksten via Instellingen > Factuurteksten. Je kunt daar nieuwe teksten toevoegen of bestaande bewerken.

Hoe werkt een planningsregel in de praktijk?

Laten we een concreet voorbeeld nemen: een planningsregel met registraties tot 31/08, en automatische generatie van het factuurvoorstel op 01/09.

Op 01/09 worden de factuurvoorstellen automatisch aangemaakt. Als je op diezelfde dag nog registraties invoert met datum 31/08, dan verschijnen die in Facturatie > Open registraties.

Je hebt dan twee keuzemogelijkheden:

• Voeg deze registraties handmatig toe aan de facturen — afzonderlijk of via een globale actie.
• Laat ze staan zoals ze zijn: bij de volgende automatische verwerking 's nachts worden ze alsnog meegenomen in het juiste factuurvoorstel, mits de datum van de registratie binnen de “registraties tot en met”-periode van de bijbehorende planningsregel valt.

Beheer van bestaande facturatieschema’s

Een facturatieschema testen

Twijfel je of een nieuw schema juist is ingesteld? Test het dan eerst!

1. Maak een testrelatie aan
2. Koppel het nieuwe schema via de facturatieplanning in de relatiedetails, met een startdatum in het verleden
3. Controleer de datums, bedragen en teksten van de gegenereerde factuurvoorstellen

Een bestaand facturatieschema aanpassen

Als je een bestaand facturatieschema aanpast, worden je wijzigingen vanaf het moment van opslaan
automatisch doorgevoerd bij alle relaties die dat schema gebruiken in hun facturatieplanning.

Concreet, bij het opslaan van de wijzigingen worden de bijbehorende planningsregels volledig opnieuw aangemaakt op basis van de nieuwe versie van het schema. 

⚠️ Let op: handmatige aanpassingen die je eerder per relatie hebt gedaan, gaan daarbij verloren.

Aanbevolen werkwijze:

• Overweeg een nieuw schema aan te maken in plaats van een bestaand schema te bewerken, afhankelijk van het type aanpassing
• Noteer en documenteer je wijzigingen zorgvuldig
• Informeer je collega’s als meerdere mensen met facturatie werken

Een schema verwijderen ()

• Een facturatieschema kan alleen verwijderd worden als het niet aan een relatie is gekoppeld.
• Ontkoppel het schema indien nodig eerst via de facturatieplanning. Daarna kun je het verwijderen.

⚠️ Dit is onherroepelijk — het schema kan niet worden hersteld nadat het is verwijderd.

💡Goed om te lezen

• Heb je je facturatieschema’s ingesteld? Dan is het tijd om ze toe te passen op relaties via de facturatieplanning. Bekijk hoe het werkt: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen
• Wil je weten hoe je de lay-out van je facturen bepaalt? Lees dan dit artikel: Factuurlay-out
• Meer lezen over het beheren of instellen van factuurteksten? Zie: Factuurteksten
• Facturatieplanning kan nu ook afhankelijk zijn van een taak. Meer informatie over deze nieuwe optie vind je hier: Hoe stel je taakfacturatie in?