Office 365: Outlook - e-mails automatisch bewaren in AdminPulse

Met de integratie tussen Office 365 Outlook en AdminPulse voeg je e-mails die je in Outlook ontvangt of verstuurt automatisch toe aan het documentbeheer van AdminPulse.

AdminPulse en Microsoft brengen geen extra kosten in rekening voor het gebruik van deze integratie.

AdminPulse ondersteunt momenteel de volgende accounttypen:

• Zakelijk Office 365-account, bijvoorbeeld [e-mail]
• Persoonlijk Microsoft-account, bijvoorbeeld [e-mail]
• Gedeelde mailbox, bijvoorbeeld [e-mail]

Volg de onderstaande stappen om e-mails automatisch aan AdminPulse toe te voegen.

1. Je Office 365 Outlook-account verbinden

Iedere medewerker kan de verbinding afzonderlijk instellen voor de eigen mailbox.

1. Ga naar Admin-Connect. Je kunt Admin-Connect ook openen via Mijn profiel > Admin-Connect.
2. Klik op Connect om de verbinding tot stand te brengen. Je wordt doorgestuurd naar de aanmeldpagina van Microsoft. Meld je daar aan met het account dat je wilt verbinden.
     
3. Microsoft toont welke machtigingen AdminPulse nodig heeft om e-mails uit te lezen en aan AdminPulse toe te voegen. Geef toestemming om verder te gaan. Daarna word je teruggeleid naar Admin-Connect.
   
4. Klik op Validate connection om te controleren of de verbinding correct werkt.

2. De te synchroniseren e-mailmappen selecteren

Nadat je de verbinding hebt ingesteld, selecteer je welke Outlook-mappen AdminPulse mag uitlezen. Nieuwe e-mails die in deze mappen terechtkomen, worden automatisch toegevoegd aan het documentbeheer van AdminPulse.

AdminPulse ondersteunt momenteel alleen de vijf bovenste mapniveaus. In het onderstaande voorbeeld zijn dit onder andere Top level folder en Sub level folder.

Wil je ook e-mails die je via Office 365 Outlook verstuurt aan AdminPulse toevoegen? Selecteer dan ook de map Verzonden items.

👉 De integratie synchroniseert alleen e-mails vanuit Office 365 Outlook naar AdminPulse. E-mails die je rechtstreeks vanuit AdminPulse verstuurt, worden niet naar Outlook gesynchroniseerd en verschijnen dus niet in de Outlook-map Verzonden items.

Nadat je de selectie hebt opgeslagen, voegt AdminPulse alleen nieuwe e-mails en e-mails die je naar een geselecteerde map verplaatst toe. Bestaande e-mails worden niet automatisch toegevoegd, tenzij je ze naar een van de geselecteerde mappen verplaatst.

Een gedeelde mailbox toevoegen

Je kunt ook een gedeelde mailbox toevoegen. Een gedeelde mailbox wordt doorgaans ingesteld door je IT-beheerder en is niet aan één persoon gekoppeld, bijvoorbeeld [e-mail].

Om een gedeelde mailbox toe te voegen, moet je toegang hebben tot deze mailbox. Zorg er ook voor dat de twee onderstaande opties in de instellingen van de gedeelde mailbox zijn ingeschakeld.

1. Kies in Admin-Connect voor Add shared mailbox.
2. Vul het e-mailadres van de gedeelde mailbox in. Je hoeft geen wachtwoord in te voeren, omdat je al bent aangemeld met het account dat toegang heeft tot deze mailbox.

Als de gedeelde mailbox correct is toegevoegd, verschijnt het e-mailadres onder de gedeelde mailboxen.

AdminPulse voegt vervolgens alle e-mails die in de gedeelde mailbox terechtkomen automatisch toe. Voor een gedeelde mailbox kun je geen afzonderlijke mappen selecteren.

Wat gebeurt er met e-mailbijlagen?

AdminPulse slaat e-mailbijlagen altijd afzonderlijk op in het scherm Documenten. Of AdminPulse een bijlage automatisch probeert te herkennen, hangt af van de afzender van de e-mail.

AdminPulse beschouwt een e-mailadres als bekend wanneer:

• het is ingesteld als E-mailadres voor invulvelden en e-mailcommunicatie in het profiel van een medewerker;
• het is opgenomen bij Opties herkenning in de Algemene instellingen.

Als de afzender bekend is bij AdminPulse:
AdminPulse probeert de bijlage automatisch te herkennen. Indien relevant, wordt ook de taskflow geactiveerd.

Als de afzender niet bekend is bij AdminPulse:
AdminPulse kent het documenttype E-mail (bijlage) toe aan de bijlage.

Problemen, foutcodes en oplossingen

Foutmelding of probleem	Oplossing
A timeout occurred (error code 524)	Ontvang je een time-outmelding wanneer je je opnieuw probeert aan te melden? Mogelijk is tweestapsverificatie (2FA) nog niet ingesteld voor je Microsoft-account. Activeer 2FA en probeer het opnieuw.
De verbinding is niet meer actief. Meld je opnieuw aan.	Open de configuratie van Office 365 Outlook. Klik op Reauthenticate.
Na een update naar een nieuwe versie van Outlook kun je geen e-mails meer naar AdminPulse slepen of kopiëren.	Dit wordt veroorzaakt door een wijziging in Outlook waarop AdminPulse geen invloed heeft.
Error: need admin approval	Deze foutmelding betekent dat je onvoldoende rechten hebt binnen je Microsoft-account. Dit staat los van je gebruikersrol in AdminPulse. Zo los je dit op: Klik op de eerste link in de foutmelding. Meld je aan met een account dat administratorrechten heeft. Dit hoeft geen account te zijn dat ook in AdminPulse wordt gebruikt. Geef als beheerder toestemming voor de volledige organisatie. Zo hoeven gebruikers niet afzonderlijk toestemming te geven.

💡 Goed om te lezen

• Maak een Snelle stap in Outlook om e-mails eenvoudig naar een bepaalde map te verplaatsen. Lees hoe je e-mails met Snelle stappen naar je AdminPulse-map verplaatst.