Inleiding
- In de taken in AdminPulse kunnen invulvelden (vrije en voorgedefinieerde velden) gebruikt worden. Een waarde die je daar in invult kan later gebruikt worden in een e-mail aan een klant. Om zo'n invulveld te gebruiken in een taak moet je ze eerst toevoegen aan het taaksjabloon.
- Een invulveld wordt ook wel 'taakparameter' genoemd.
Invulvelden aan taken toevoegen
Om een invulveld aan een taaksjabloon toe te voegen, klap je het open en klik je op de knop 'Invulvelden openen' onderaan. In dit voorbeeld gebruiken we het taaksjabloon "BTW-aangifte".
Je ziet dan een pop-upvenster met de reeds eerder gedefinieerde invulvelden. (In dit voorbeeld is de lijst nog leeg.)
1. Vrije invulvelden
2. Velden uit de relatiekaart
Klik op '+Nieuw invulveld' om er een toe te voegen. In het pop-upvenster dat dan opent, moet je drie eigenschappen instellen.
Deze drie eigenschappen zijn:
- De naam: waarmee het invulveld getoond zal worden in het detailvenster van de taak
- Het type: tekst, getal of datum.
- Voorgedefinieerd veld: Een aantal parameters zijn reeds gedefinieerd in AdminPulse; Ze hebben een 'vaste' betekenis en kunnen later door AdminPulse verder gebruikt worden. Op dit moment is er een voorgedefinieerde taakparameter voor BTW-saldo en de BTW voorschotten. In een volgende versie van AdminPulse zullen deze parameters bijvoorbeeld automatisch ingevuld kunnen worden bij het inlezen van de BTW-ontvangstbewijzen.
In het onderstaand voorbeeld zullen we twee invulvelden aan het taaksjabloon 'BTW-aangifte' toevoegen.
1) Een invulveld voor 'BTW saldo':
De naam spreekt voor zich en het type voor een saldo is natuurlijk 'Getal'. Omdat we hier ook willen dat AdminPulse weet dat het hier om het BTW saldo gaat, kiezen we dat bij 'Voorgedefinieerd veld'.
2) Een invulveld voor 'Deadline betaling':
Hier willen we een datum meegeven en gaat het niet om een veld dat AdminPulse zal herkennen.
Op het taaksjabloon "BTW-aangifte" zijn er nu twee invulvelden gedefinieerd:
Invulvelden invullen in taken
Taakbord
Nadat een invulveld toegevoegd werd aan het taaksjabloon zal het ingevuld kunnen worden in de detailvensters van de taken die gebaseerd zijn op dat sjabloon.
In ons voorbeeld zullen alle taken van het sjabloon 'BTW-aangifte' (op het taakbord, het taakoverzicht of de taaklijst) nu deze twee invulvelden bevatten. Ze zijn zichtbaar zowel bij de hoofdtaak (BTW-aangifte) als bij elke deeltaak (bijv. BTW afwerken).
Taak overzicht
De knop Velden tonen toont de aangemaakte invulvelden als kolom. Zo kan dit veld voor elke taak snel en makkelijk worden ingevuld.
Invulvelden uit taken gebruiken in een e-mail
Van elke parameter die je ingevuld hebt in een taak kun je de waarde door AdminPulse laten invullen in een e-mail.
1. Toevoegen van parameters aan het e-mailsjabloon
Elke parameter die toegevoegd werd aan de taaksjablonen, kan ook gebruikt worden in de e-mailsjablonen voor taakbeheer.
Een volledige lijst van alle parameters die dus ook als invulveld gebruikt kunnen worden kan je raadplegen via de knop {Invulvelden}. Let op, deze parameters zullen enkel getoond worden wanneer je hebt aangeduid dat het e-mailsjabloon bestemd is voor "taakbeheer".
2. Versturen van de e-mail vanuit het taakbord
De eerste stap om de e-mail met ingevulde parameters te versturen naar de klant, is om het e-mailsjabloon te koppelen aan de juiste deeltaak. In dit voorbeeld koppelen we het nieuwe e-mailsjabloon aan de deeltaak "Mail BTW saldo".
Vanuit het taakbord kun je nu voor deze deeltaak van de BTW-aangifte, een e-mail versturen.
De e-mail editor zal geopend worden en de invulvelden die we voordien in het e-mailsjabloon hebben gedefinieerd, zullen vervangen worden door de ingevulde waarden in de taak. Na handmatige controle kun je er dan voor kiezen om de e-mail te versturen naar de klant.
