Invulvelden (taakparameters) in taken gebruiken

In AdminPulse kun je invulvelden (vrije en voorgedefinieerde velden) toevoegen aan taken. Hiermee kun je extra informatie aan een taak toevoegen, zoals een btw-saldo of een deadline. Deze invulvelden kunnen later gebruikt worden, bijvoorbeeld om automatisch gegevens in een e-mail naar een klant in te vullen.

In dit artikel laten we stap voor stap zien hoe je invulvelden instelt, invult en gebruikt in e-mails. We werken daarbij met het Belgische voorbeeld van het taaksjabloon "BTW-aangifte", maar hetzelfde principe geldt ook voor andere taken.

💡Een invulveld wordt ook wel een taakparameter genoemd.

Invulvelden toevoegen aan taken

Om een invulveld in een taak te kunnen gebruiken, moet je het eerst toevoegen aan een taaksjabloon. 

Stappenplan

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
2. Open het taaksjabloon waaraan je een invulveld wilt toevoegen.
3. Klik op ‘Velden openen’.
   • Als er nog geen invulvelden zijn, verschijnt een leeg venster.
   • Bestaande invulvelden worden hier getoond.
     
4. Klik op ‘+ Nieuw invulveld’ 
5. Stel de eigenschappen van het invulveld in:
   • Naam: Hoe het veld in de taak getoond wordt.
   • Type: Kies uit de volgende opties:
     • Tekst
     • Getal
     • Datum
     • Ja/nee
     • Keuzelijst: Voeg handmatig opties toe met de knop ‘Toevoegen’.
       
     • Gebruiker: Met dit veld kun je later in de taak een gebruiker selecteren uit je kantoor.
   • Voorgedefinieerd veld (optioneel): alleen beschikbaar in België
   • Berekende waarde (optioneel): alleen beschikbaar in België
6. Klik op Toevoegen.
   Vanaf nu bevat elke taak op basis van dit sjabloon het nieuwe invulveld automatisch. 

Voorbeeld: Een invulvelden toevoegen aan een taaksjabloon

Voor het sjabloon "BTW-aangifte" voegen we een invulvelden toe:

Veld: Deadline betaling

• • Type: Datum
    

Vanaf nu verschijnt dit veld automatisch in elke "BTW-aangifte" taak op basis van dit sjabloon.

Invulvelden invullen en bekijken per taak

Wanneer je een taak aanmaakt op basis van een taaksjabloon waarin invulvelden zijn toegevoegd, verschijnen die automatisch in het taakdetail.

• Je de invulvelden invullen in het detailvenster van de taak.
• De invulvelden zijn zichtbaar in het detailvenster voor zowel de hoofdtaak als de deeltaken.

Invulvelden snel voor meerdere taken invullen via het Taak overzicht-scherm

Om tijd te besparen en sneller gegevens voor meerdere taken tegelijk te wijzigen, kun je invulvelden direct invullen en aanpassen vanuit het Taak overzicht-scherm, zonder elke taak afzonderlijk te openen.

1. Open het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht).
2. Kies een taak.
3. Klik op ‘Velden tonen’.
4. De invulvelden worden weergegeven als extra kolommen, zodat je ze direct kunt aanpassen.

Invulvelden uit taken in e-mails gebruiken

Voor elk invulveld dat je in een taak hebt ingevuld, kan AdminPulse de waarde automatisch invullen in een e-mail voor taakbeheer. Dit gebeurt op basis van de instellingen in het e-mailsjabloon.

1. Invulvelden toevoegen aan een e-mailsjabloon

1. Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen.
2. Open de instellingen van een e-mailsjabloon via het potloodicoon.
3. Zorg ervoor dat 'Sjabloon voor’ is ingesteld op ‘Taakbeheer’.
4. Klik op ‘{Invulvelden}’ om de beschikbare invulvelden te bekijken en te kopiëren.
5. Voeg het gewenste invulveld toe aan de tekst van het e-mailsjabloon.

2. Gekoppeld e-mailsjabloon voor een deeltaak controleren

1. Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
2. Open het taaksjabloon om de lijst met deeltaken te bekijken.
3. Controleer of het juiste e-mailsjabloon is gekoppeld in de kolom ‘E-mailsjabloon’ en wijzig dit indien nodig.

3. E-mail verzenden met ingevulde taakgegevens

1. Open de taak op het Taakbord (Taken > Taakbord) en klik op de envelop-icoon  'E-mail verzenden’ of sleep de taak naar de ‘In uitvoering’ kolom.
2. De e-maileditor wordt geopend en de waarden van de invulvelden worden automatisch ingevuld.
3. Controleer de e-mail en verstuur deze naar de klant.

💡Goed om te lezen

• Soms wil je dat een ingevulde waarde automatisch beschikbaar blijft voor een volgende taak. Hoe je dit instelt, lees je in dit artikel: Automatisch waarden van invulvelden overdragen naar de volgende taak
• Je kan ook een veld uit het relatiedossier aan een taaksjabloon toevoegen met ‘+ Nieuw relatieveld’. Lees hier meer: Relatievelden in taken gebruiken