Dit artikel legt uit hoe je facturen naar Yuki doorstuurt. Je koppelt eerst AdminPulse met Yuki, dan koppel je de relaties. Vanaf dan kan je de facturen exporteren.
Inhoud
Factuur & Creditnota nummering
Daar Yuki enkel een doorlopende nummering ondersteunt raden we aan zeker het selectievakje Aparte nummering voor creditnota's uit te schakelen in de algemene instellingen van de boekjaren!
Koppel AdminPulse met Yuki
- Navigeer naar Algemene Instellingen.
- Wijzig binnen de Facturatie-instellingen de Export methode naar Admin-Connect
- Klik op het link symbool naast Admin-Connect.
- Een nieuwe pagina zal worden gestart waar de connect kan worden opgezet met Yuki.
- Binnen deze omgeving klik je op 'Connect' om de koppeling te configureren.
- Vul de correcte API ID en Administratie ID in en klik op 'Create'.
- API ID : Volg onderstaande instructies via Yuki om de Webservice API sleutel te krijgen https://support.yuki.nl/nl/support/solutions/articles/80000788031-webservices-in-portaal-instellen
- Administratie ID : Volg onderstaande instructies via Yuki om de Administratie ID te krijgen
https://support.yuki.nl/nl/support/solutions/articles/80000785893-administratie-id
- Hierna kan je het tabblad sluiten waar de connectie werd aangemaakt.
Koppel een relatie
- De koppeling van een relatie tussen AdminPulse en Yuki zal gebeuren op basis van het veld 'Nr. Boekhouding'
- Dit veld dienen we handmatig in te vullen in het relatiedossier
- De waarde van dit veld dient overeen te komen met de relatiecode in Yuki
LET OP!
- Indien de relatie met desbetreffende code niet bestaat in de Yuki omgeving zal deze worden aangemaakt.
- Aanpassingen aan de relatie (bijv. adres) zal worden meegenomen bij de eerstvolgende export van een factuur voor desbetreffende relatie.
Exporteer facturen
Nadat de configuratie werd opgezet kan je op basis van een selectie facturen doorsturen vanuit het facturatie overzicht.
- Selecteer zelf de facturen die je wenst te exporteren
- Indien je geen specifieke selectie maakt; zal AdminPulse alle facturen exporteren die nog nooit werden geëxporteerd.
Export status bekijken
Je kan na het exporteren opvragen wat de status is (groen icoon = gelukt, rood icoon = mislukt). Dit kan door op de groene bol te klikken, of via Meer acties > Gebeurtenissen.
Betalingsinformatie overnemen van Yuki naar AdminPulse
- Indien je reeds facturen matcht in Yuki, maar deze informatie wenst over te nemen naar AdminPulse, dan kan dit automatisch door de volgende optie aan te vinken in de configuratie van Admin-Connect met Yuki.
- Verder kan je aangeven tot hoeveel maanden terug je wilt dat AdminPulse de betaalstatus overneemt:
In bovenstaand voorbeeld zullen voor alle openstaande facturen (met status "geëxporteerd") en met een factuurdatum tot 9 maanden terug iedere nacht de betalingen worden overgenomen (1 keer per dag)
Incasseren vanuit Yuki
Op dit moment is het niet mogelijk om SEPA bestanden aan te maken vanuit AdminPulse. Dit kan echter wel eenvoudig via Yuki. Meer informatie hierover kan je hier terugvinden :
Gebruik webservices
Bekende foutmeldingen
- The domain is not licensed for this functionality
Oorzaak : Deze foutmelding komt voor wanneer je vanuit Yuki geen verkoopfacturen kunt verwerken en/of versturen.
Oplossing : Zie hier wat je nodig hebt in Yuki om dit wel te kunnen . Mocht je alsnog problemen ondervinden met het activeren van het juiste abonnement in Yuki, dan kan je het beste contact opnemen met Yuki. - Active sales taxcode with percentage "0.00" and type "0" cannot be found
Mogelijk is het juiste BTW-tarief niet beschikbaar binnen de Yuki omgeving. Deze fout kan voorvallen bij het exporteren van facturen met een 0%-BTW percentage.
Zorg er in dit geval voor dat het percentage 0 van type 0 zeker aanwezig (én actief is). Je kan deze gegevens activeren (of toevoegen) via het Instellingen > BTW-tarief scherm. -
Daily limit exceeded
Op deze overzichtspagina vind je het aantal webservice calls terug per abonnement. De calls worden dus geteld per domein en elk domein kan dagelijks gebruik maken van 1000 calls. Om tot 5000 of 10000 calls te gaan zal de accountant een extra feature moeten kopen in het domein. 1000 calls zijn in de meeste gevallen ruim voldoende.
Webservice calls per domein
Over periode
Kosten per maand
Tot 1.000 calls
Per dag
Gratis
1.001 tot 5.000 calls
Per dag
€ 10,-
5.001 tot 10.000 calls
Per dag
€ 100,-
Aangezien de calls per domein geteld worden, kan het zijn dat het limiet overschreden wordt wanneer verschillende softwarepakketten data aanleveren of ophalen. Als een ander pakket reeds de webservice aangeroepen heeft en over het aantal calls is gegaan, kan het zijn dat jullie een foutmelding krijgen wanneer jullie facturen willen doorsturen.
De ondernemer/accountant kan in het desbetreffende domein nagaan hoeveel calls er zijn geweest. Ze gaan hiervoor naar Instellingen > Webservices > Aantal webservices aanroepen
Taaksjabloon
- Als de Yuki connectie is opgezet kan je gebruik maken van het 'BTW-aangifte (Yuki)'- taaksjabloon. Dit kan een goede aanzet zijn om de juiste taak structuur op te zetten.