Wil je snel en duidelijk communiceren op je facturen, zonder telkens handmatig een tekst toe te voegen? Met factuurteksten stel je standaardzinnen in die via de facturatieplanning automatisch worden ingevuld. Zo blijft je communicatie helder en bespaar je tijd. Je beheert de factuurteksten via het scherm Factuurteksten, maar je kunt ze ook op andere niveaus personaliseren.
In dit artikel lees je wat factuurteksten zijn, hoe je ze instelt en toepast binnen AdminPulse, hoe je invulvelden gebruikt voor dynamische inhoud en welke instellingen bepalen welke tekst op je factuur verschijnt.
Wat is een factuurtekst?
Een factuurtekst is een vooraf opgestelde zin die op een factuur verschijnt. Je bepaalt zelf de inhoud en AdminPulse zal de factuurtekst genereren in het factuurvoorstel zodra je een facturatieplanning gebruikt voor een relatie (dit werkt alleen als de factuurtekst gekoppeld is aan het facturatieschema). Handig voor standaardformuleringen zoals:
- “Voor de werkzaamheden van het eerste kwartaal van 2025”
- “Voorschot – maand mei 2025”
Je kunt daarbij gebruikmaken van invulvelden om automatisch dynamische gegevens toe te voegen. Meer informatie hierover vind je verderop in dit artikel.
Factuurteksten aanmaken en beheren
Via Instellingen > Factuurteksten beheer je factuurteksten die automatisch worden toegevoegd aan factuurvoorstellen die via de facturatieplanning worden aangemaakt. Daar zie je een overzichtstabel met:
- Naam van de factuurtekst
- Type: Abonnement, Voorschot, Afrekening of Urenbasis
- Een voorbeeld van de tekst
Achter elke rij zie je drie actieknoppen:
- Bewerken
- Kopiëren
- Verwijderen
💡 Een bestaande factuurtekst kopiëren is de snelste manier om een nieuwe variant te maken.
Een factuurtekst aanmaken of aanpassen
- Ga naar Instellingen > Factuurteksten.
- Klik op Toevoegen om een nieuwe tekst aan te maken of op Bewerken bij een bestaande tekst.
- Vul in het nieuwe scherm de volgende gegevens in:
- Naam – voor interne referentie, invoerbaar per taal.
- Type – kies het juiste factuurtype: Abonnement, Voorschot, Afrekening of Urenbasis.
-
Tekstinhoud – vul de gewenste tekst per gebruikte taal in.
Klik op de knop Invulvelden om te bekijken welke dynamische velden je kunt gebruiken.
AdminPulse gebruikt automatisch de juiste taalversie, op basis van de taalvoorkeur van de relatie.
👉 Als je een factuurtekst aanpast die al in gebruik is, krijg je de keuze om ook achteraf bestaande factuurvoorstellen te wijzigen. Dit is optioneel en kun je uitschakelen als je alleen toekomstige voorstellen wilt aanpassen.
Invulvelden in factuurteksten gebruiken
Met invulvelden voeg je automatisch dynamische informatie toe aan je factuurteksten. AdminPulse vervangt deze automatisch zodra de factuur wordt aangemaakt.
Enkele voorbeelden van invulvelden:
-
{currentMonthName}– toont de huidige maand -
{currentQuarterName}– toont het huidige kwartaal
Je kunt bijvoorbeeld deze teksten samenstellen met invulvelden:
- Voor de werkzaamheden van het
{currentQuarterName}kwartaal van{currentYear} - Voorschot – maand
{currentMonthName} {currentYear}
Resultaat na invulling:
- Voor de werkzaamheden van het eerste kwartaal van 2025
- Voorschot – maand mei 2025
💡 Klik op de knop Invulvelden bij het aanmaken of bewerken van een factuurtekst om de volledige lijst met beschikbare velden te bekijken.
👉 Belangrijk: AdminPulse gebruikt als referentie voor het invullen van deze velden de datum ‘Registraties tot en met’ uit het gebruikte facturatieschema (Instellingen > Facturatieschema's).
Factuurtekst koppelen aan een facturatieschema
Een factuurtekst wordt pas gebruikt zodra je deze koppelt aan een facturatieschema. Door deze koppeling weet AdminPulse welke tekst automatisch moet worden toegevoegd bij het aanmaken van factuurvoorstellen via de facturatieplanning.
- Ga naar Instellingen > Facturatieschema's.
- Klik op het bewerk-icoon naast het facturatieschema dat je wilt aanpassen.
- Kies bij Factuurtekst een tekst uit je lijst van bestaande factuurteksten. Je kunt dit instellen op het niveau van het volledige schema of per afzonderlijke planningslijn.
Zodra AdminPulse automatisch een factuurvoorstel aanmaakt op basis van dit schema, wordt de gekoppelde tekst verwerkt en worden de invulvelden vervangen door de juiste waarden.
👉 Let op: Heb je een factuurvoorstel handmatig aangemaakt door een of meerdere registraties door te zetten (dus niet via de automatische planning van AdminPulse)? Dan wordt de factuurtekst niet automatisch toegevoegd. Je kunt dan:
- De juiste tekst handmatig toevoegen
- Het voorstel verwijderen en de volgende planningslijn laten uitvoeren. Dit doe je via Relatiedossiers > Facturatieplanningen, en gebruik daarbij de globale actie ‘Volgende facturatieplanning uitvoeren’
💡 Lees ook: Overzicht: Facturatieplanningen raadplegen en beheren
Factuurtekst laten verschijnen op een factuur via het factuursjabloon
De manier waarop een factuurtekst zichtbaar wordt op een factuur, hangt af van het factuurtype en van één specifieke instelling (enkel van toepassing voor abonnement en voorschot).
Urenbasis- en afrekeningsfacturen
Gebruik je urenbasis- of afrekeningsfacturen? Dan moet je het veld {InvoiceText} opnemen in je factuursjabloon om de factuurtekst zichtbaar te maken op de pdf. Plaats dit op de gewenste locatie, bijvoorbeeld boven de factuurlijnen, afhankelijk van hoe jouw factuurlay-out is opgebouwd.
Factuurtekst tonen in abonnements- en voorschotfacturen
Voor abonnements- en voorschotfacturen bepaalt een specifieke instelling binnen je AdminPulse-omgeving hoe de factuurtekst wordt weergegeven. Je vindt deze instelling onder Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen: 'Factuurtekst als omschrijving bij abonnements- en voorschot bedrag gebruiken'. Afhankelijk van of deze optie aan of uit staat, moet je een ander veld gebruiken in je sjabloon.
Optie staat AAN: gebruik {Description} in de factuurlijnen
Wanneer 'Factuurtekst als omschrijving bij abonnements- en voorschot bedrag gebruiken' is aangevinkt, wordt de ingevoerde factuurtekst gebruikt als omschrijving in de factuurlijn:
Het veld {InvoiceText} heeft in dat geval geen effect.
De factuurtekst verschijnt automatisch op de factuur via het veld {Description}, dat binnen de groep van factuurlijnen moet worden geplaatst (zoals {Description} in {BeginGroup:InvoiceLinesByDescription} - {EndGroup:InvoiceLinesByDescription}):
👉 Let op: als het selectievakje ingeschakeld was en er zijn al factuurvoorstellen gegenereerd waarbij de factuurtekst binnen de factuurlijn zichtbaar is, dan kun je dit achteraf niet meer aanpassen – wees dus voorzichtig met het gebruik van deze optie.
Optie staat UIT: gebruik {InvoiceText}
Als de instelling 'Factuurtekst als omschrijving bij abonnement- en voorschot bedrag gebruiken' is uitgeschakeld, wordt de factuurtekst niet als omschrijving in de factuurlijn gebruikt. In dat geval werk je – net als bij urenbasis- of afrekeningsfacturen – met {InvoiceText} om de tekst op de gewenste plaats in de factuur weer te geven.
Factuurtekst aanpassen voor een specifieke relatie of factuur
Wil je uitzonderlijk afwijken van de standaard factuurtekst voor een bepaalde relatie en factuur? Dat kan op twee manieren:
-
Factuurvoorstel - tekst per factuur
In een individueel factuurvoorstel kan je rechtstreeks een specifieke tekst invullen in het veld Factuurtekst. Deze tekst heeft altijd voorrang op alle andere instellingen.
-
Relatiefiche - tekst per lijn in de facturatieplanning
In de facturatieplanning van een relatie kan je per planningslijn een aangepaste factuurtekst instellen:
- Ga naar het Relatiedossier > sectie Facturatie > vak Facturatieplanning
- Klik op het i-icoon naast een lijn
- Selecteer de tekst bij Tekst op factuur
💡Tips voor het gebruik van factuurteksten
- Let er op dat je een factuurtekst hebt ingesteld in je facturatieschema’s.
- Maak gebruik van invulvelden voor dynamische inhoud.
- Hou je factuurteksten kort, professioneel en duidelijk.
- Gebruik de gepaste taal voor je cliënteel.
- Controleer bij de aanmaak van de eerste factuurvoorstellen hoe de factuurtekst eruitziet, vóór het nummeren. Je kan deze indien nodig nog aanpassen zoals beschreven in Een factuurtekst aanmaken of aanpassen
💡Goed om te lezen
- Benieuwd hoe je Facturatieschema’s configureert (via Instellingen > Facturatieschema’s)? Lees dan hier verder: Facturatieschema’s aanmaken en beheren
- Wil je weten hoe je de factuurlay-out bepaalt? Lees dan dit artikel: Factuurlay-out
- Wil je weten hoe je een facturatieschema concreet toepast op een relatie? Bekijk dan dit artikel rond facturatieplanning: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen