Betalingsherinneringen instellen en verzenden

In dit artikel lees je hoe je automatische betalingsherinneringen instelt, welke facturen een herinnering krijgen en hoe je zelf een aanmaning verstuurt.

Automatische betalingsherinneringen instellen

AdminPulse kan op vaste momenten herinneringen sturen voor openstaande facturen. Je schakelt het automatisch versturen per eigen bedrijf in:

1. Open via het tandwiel-icoon rechtsboven de Algemene instellingen.
2. Heb je meerdere eigen bedrijven? Kies dan bovenaan het bedrijf waarvoor je de herinneringen wilt instellen.
3. Zet in het vak Betalingsopvolging eerst Betalingsopvolging activeren aan en daarna Automatisch herinneringen versturen.
   
4. Ga naar Instellingen > Instellingen herinneringen om de herinneringsmomenten in te stellen.

👉 De herinneringsmomenten gelden voor de hele AdminPulse-omgeving. Heb je meerdere eigen bedrijven, dan gebruiken ze dezelfde momenten. Het automatisch versturen schakel je wel per eigen bedrijf in.

Herinneringsmomenten en e-mailsjablonen instellen

Voor elk herinneringsmoment vul je deze gegevens in:

• E-mailsjabloon: kies een sjabloon voor Aanmaning. Zorg dat het sjabloon beschikbaar is in de taal van de klant.
• Aantal dagen voor (-) of na vervaldatum: een negatief getal betekent vóór de vervaldatum, een positief getal erna.
• Herhaling: vul in om de hoeveel dagen AdminPulse dezelfde herinnering opnieuw verstuurt. Vul 0 in als je de herinnering niet wilt herhalen.

Met Herinnering toevoegen maak je een nieuw herinneringsmoment aan. Bestaande momenten kun je aanpassen of verwijderen via Acties.

Wil je de tekst van een herinnering aanpassen? Klik bij het herinneringsmoment op de derde knop onder Acties (het icoon met het pijltje). Daarmee open je het gekoppelde e-mailsjabloon. Je kunt de sjablonen ook beheren via Instellingen > E-mail en interactiesjablonen. Open daar het tabblad E-mailsjablonen en filter bij Sjabloon voor op Aanmaning.

In het voorbeeld hieronder verstuurt AdminPulse een herinnering 5 dagen vóór, 1 dag na en 5 dagen na de vervaldatum. Daarna wordt de laatste herinnering om de 2 dagen herhaald zolang de factuur openstaat.

💡 AdminPulse verstuurt herinneringen één keer per dag: om 5 uur tijdens de wintertijd en om 6 uur tijdens de zomertijd. Per factuur verstuurt AdminPulse maximaal één herinnering per dag.

Welke facturen krijgen een herinnering?

AdminPulse verstuurt automatische herinneringen voor genummerde facturen met een vervaldatum en een openstaand bedrag. Zodra de factuur volledig is betaald, stoppen de herinneringen.

Een herinnering wordt alleen verstuurd als Automatisch herinneringen versturen aan staat bij het eigen bedrijf en de instelling bij de klant of de opdracht herinneringen toestaat. De factuur wordt meegestuurd als bijlage, volgens de instelling Bijlagen facturatie-e-mail.

Herinneringen uitschakelen voor een klant of opdracht

Voor een nieuwe klant staat Automatische betalingsherinnering standaard aan. Wil je voor die klant geen automatische herinneringen versturen? Open dan het relatiedossier en schakel Automatische betalingsherinnering uit onder Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.

Wil je de instelling voor één opdracht wijzigen? Ga in het relatiedossier naar Facturatie > Facturatieplanning en open bij die opdracht de Facturatie-instellingen via het tandwiel-icoon. Bij Automatische betalingsherinnering kies je:

• Gebruik de relatie instelling: volg de instelling in het relatiedossier. Dit is de standaardkeuze.
• Ja: verstuur herinneringen voor deze opdracht, ook als ze bij de klant uit staan.
• Nee: verstuur geen herinneringen voor deze opdracht, ook als ze bij de klant aan staan.

De keuze Ja of Nee bij de opdracht heeft voorrang op de instelling bij de klant.

Er wordt geen automatische herinnering verstuurd

Verwacht je een herinnering, maar wordt die niet verstuurd? Controleer dan het volgende:

• Instellingen: staan betalingsopvolging en automatisch versturen aan bij het juiste eigen bedrijf? Controleer ook de instelling bij de klant en, indien van toepassing, de opdracht.
• Factuur: is de factuur genummerd, heeft die een vervaldatum en staat er nog een bedrag open? Controleer ook of de facturatiegegevens van het eigen bedrijf en de klant volledig zijn.
• E-mailadres: controleer of de klant een adres heeft dat aanmaningen mag ontvangen. AdminPulse kiest eerst adressen van het type Aan met als Doel Facturatie en aanmaningen of Enkel aanmaningen. Zijn die er niet, dan probeert AdminPulse het hoofd-e-mailadres en daarna de overige adressen. Een adres met Doel Enkel facturatie krijgt geen aanmaningen, ook al ontvangt het facturen.
• Sjabloon: bestaat het gekozen aanmaningssjabloon in de taal van de klant?
• Verzendmoment: is er vandaag een herinnering of herhaling aan de beurt? Zonder herhaling op het laatste moment stopt de automatische opvolging na die herinnering.

Handmatig een aanmaning versturen

Ook als automatische herinneringen uit staan, kun je zelf een aanmaning voor een genummerde factuur versturen:

1. Ga naar Facturen, open bij de juiste factuur het actiemenu via het pijltje naast het download-icoon en kies Verstuur aanmaning.
2. Kies een sjabloon voor Aanmaning. AdminPulse vult de e-mail en de bijlagen in.
3. Pas de e-mail zo nodig aan en klik op Verstuur.

Verstuurde aanmaningen terugvinden

Open bij een factuur het actiemenu en kies Verzonden e-mails. Daar vind je de factuurmail en de aanmaningen terug. Je ziet onder meer de datum, de ontvangers, de bijlagen en de bezorgstatus. Met Toon e-mail kun je nalezen wat er is verstuurd.

💡 Goed om te lezen

• E-mailsjablonen aanmaken, aanpassen en gebruiken: pas de tekst van je aanmaningen aan.
• Eén aanmaning sturen voor meerdere openstaande facturen: groepeer facturen van dezelfde klant in één e-mail.