Vanuit het Taakbord kun je eenvoudig tijd registreren op taken en deeltaken. Op welk prijslijstitem de tijd geregistreerd wordt, is vastgelegd in de Taaksjablonen (Instellingen > Taaksjablonen).
De manier waarop tijdregistratie verloopt, hangt af van de instelling 'Tijdsregistratie uit het Taakbord' (Instellingen > Algemene instellingen > Taakbeheer). Er zijn drie mogelijke instellingen:
- Klikken om registratieformulier te openen
- Open formulier wanneer taak klaar is
- Geautomatiseerde tijdsregistratie
Ongeacht de gekozen instelling kun je in het Taakbord altijd handmatig tijdregistraties toevoegen. Daarnaast kun je ook werken via de timer. Je start de timer wanneer je begint te werken en stopt hem zodra je klaar bent. Op dat moment wordt automatisch een tijdregistratie gemaakt. Lees ook: Hoe registreer je tijd met de timer?
Bekijk hieronder de drie instellingen in detail, inclusief hoe de registraties werken bij deeltaken.
De 3 instellingen voor tijdsregistratie
Klikken om registratieformulier te openen
Met deze methode wordt niets automatisch uitgevoerd. Volg deze stappen om tijd te registreren:
- Klik op het klokje bij de (deel)taak wanneer je tijd wilt registreren
- Vul in het formulier de benodigde gegevens in, zoals de duur of opmerkingen
- Klik op OK om de registratie aan te maken
💡Voor taken met een standaard tijdsduur wordt de voorgedefinieerde tijd automatisch ingevuld zodra je het formulier opent.
Open formulier wanneer taak klaar is
Bij deze instelling wordt het registratieformulier automatisch geopend zodra een deeltaak naar ‘Klaar’ wordt gesleept.
- Voor een echte taak en een taak met geautomatiseerde e-mail: Het formulier opent automatisch, en je vult handmatig de geregistreerde tijd in.
- Voor een taak met standaard tijdsduur: Het formulier opent automatisch, en de voorgedefinieerde tijd is al ingevuld. Controleer de tijd en klik op OK.
Met deze instelling hoef je het registratieformulier niet handmatig te openen, wat tijd bespaart en ervoor zorgt dat je niet vergeet tijd te registreren.
Geautomatiseerde tijdsregistratie
Bij deze instelling wordt tijdregistratie grotendeels automatisch uitgevoerd.
-
Echte taak:
- Een timer start automatisch zodra de taak naar ‘In uitvoering’ wordt gesleept.
- Wanneer de taakstatus vervolgens op ‘Klaar’ wordt gezet, wordt de gemeten tijd geregistreerd (mits de timer langer dan een minuut actief was).
- Elke registratie wordt gemeld via een bericht rechtsonder op je scherm. Klik op het bericht om de registratie aan te passen.
- De timer stop je ook door op het pauzepictogram in de taak te klikken. De gemeten tijd wordt automatisch geregistreerd. Wil je de timer opnieuw starten? Klik dan op het startpictogram in dezelfde taak.
- Een timer start automatisch zodra de taak naar ‘In uitvoering’ wordt gesleept.
-
Taak met standaard tijdsduur:
- Er wordt geen timer gestart bij ‘In uitvoering’.
- Wanneer de taak naar ‘Klaar’ wordt gesleept, wordt automatisch de vooraf ingestelde tijd opgenomen.
💡Er kan slechts één timer tegelijk actief zijn. Als je een nieuwe timer start terwijl er een andere loopt, wordt de bestaande timer automatisch gestopt, en de tijd geregistreerd.
Samenvatting van tijdregistratie instellingen
Hieronder vind je een overzichtstabel waarin wordt uitgelegd wat er gebeurt bij het veranderen van een taakstatus naar ‘In uitvoering’ of ‘Klaar’, afhankelijk van de ingestelde tijdsregistratie methode.
Wat gebeurt er wanneer je de taak op "In uitvoering" zet?
| Instelling | Echte taak | Taak met standaard tijdsduur | Mailtaak |
|---|---|---|---|
| Geautomatiseerde tijdsregistratie | De chronometer begint te lopen. | Niets | Het venster voor het verzenden van de mail opent. Wanneer je op OK klikt, word de mail verzonden en de ingestelde tijd geregistreerd (indien ingesteld). |
| Open formulier automatisch wanneer klaar | Niets | Niets | Het venster voor het verzenden van de mail opent. Wanneer je op OK klikt, wordt de mail verzonden. |
| Klikken om registratieformulier te openen | Niets | Niets | Het venster voor het verzenden van de mail opent. Wanneer je op OK klikt, wordt de mail verzonden. |
Wat gebeurt er wanneer je de taak naar "Klaar" versleept?
| Instelling | Echte taak | Taak met standaard tijdsduur | Mailtaak |
|---|---|---|---|
| Geautomatiseerde tijdsregistratie | De gemeten tijd wordt geregistreerd. | De ingestelde tijd wordt geregistreerd. | De mail wordt niet verzonden. De voorgestelde tijd wordt automatisch geregistreerd (indien ingesteld). |
| Open formulier automatisch wanneer klaar | De ingestelde tijd wordt voorgesteld (indien ingesteld). | De ingestelde tijd wordt voorgesteld. | Het formulier opent niet automatisch en de mail wordt niet verzonden. Je kunt (de voorgestelde) tijd registreren door het registratieformulier handmatig te openen. |
| Klikken om registratieformulier te openen | Niets, tenzij je handmatig het klokje aanklikt om (de ingestelde) tijd te registreren. | Niets, tenzij je handmatig het klokje aanklikt om (de ingestelde) tijd te registreren. | Niets, tenzij je handmatig het klokje aanklikt om (de ingestelde) tijd te registreren. |
Registraties handmatig toevoegen
Ongeacht welke instelling je kiest voor 'Tijdsregistratie vanuit het Taakbord', kun je altijd handmatig extra registraties toevoegen.
Handmatig tijd registreren in het Taakbord
- Klik op het klokje van een (deel)taak om het registratieformulier te openen
- Vul de gewenste tijdsduur, datum, of andere velden in
- Klik op OK om de registratie op te slaan
Manueel kosten registreren in het Taakbord
Wanneer je werkt via het Taakbord, zijn er twee manieren om kosten te registreren:
-
Een kost instellen in het taaksjabloon
Stel een kost in via het taaksjabloon. Wanneer een deeltaak naar ‘Klaar’ wordt gezet, wordt de ingestelde kost automatisch geregistreerd.
👉 Opmerking: De kost wordt slechts één keer automatisch geregistreerd, ook als je de deeltaak opnieuw naar ‘In uitvoering’ zet en daarna weer naar ‘Klaar’. -
Manueel een kost toevoegen
Voeg handmatig een bijkomende kost-registratie toe door onderstaande stappen te volgen:- Klik op het klokje van een (deel)taak om het registratieformulier te openen
- Selecteer 'Product/Kosten' en vul het formulier verder in
- Klik op OK om de registratie op te slaan
Voorbeelden
Onderstaande casussen verduidelijken enkele specifieke situaties rond tijd- en kostenregistratie:
Casus 1: Tijdregistratie via Taakbord
Instelling: Geautomatiseerde tijdsregistratie.
Subtaak: Een taak met een standaard tijdsduur van 5 minuten.
Acties: Een medewerker sleept de taak via het Taakbord naar ‘Klaar’.
Resultaat: De tijdsregistratie wordt toegekend aan de gebruiker die de taakstatus veranderde.
Indien de status niet via het Taakbord werd gewijzigd, wordt geen tijd geregistreerd.
Casus 2: Gebruik van Taskflow
Instelling: Geautomatiseerde tijdsregistratie.
Subtaak: Een taak met een standaard tijdsduur van 5 minuten.
Actie: De taak wordt op ‘Klaar’ gezet via een Taskflow, bijvoorbeeld door het uploaden van een ontvangstbewijs.
Resultaat: Er wordt geen tijdsregistratie gemaakt.
Casus 3: Kostregistratie
Subtaak: Een taak waaraan een kost is gekoppeld.
Actie: Een medewerker sleept de taak via het Taakbord naar ‘Klaar’.
Resultaat: De kost wordt geregistreerd onder de naam van de medewerker die de statuswijziging uitvoerde. (Zowel via Taakbord als via het Taak overzicht)
Casus 4: Kostregistratie
Subtaak: Een taak waaraan een kost is gekoppeld.
Actie: Een medewerker zet de taak naar ‘Klaar’ door het uploaden van een ontvangstbewijs via een Taskflow.
Resultaat: De kost wordt geregistreerd op naam van de medewerker die het document uploadde.
Casus 5: Geplande registraties
Geplande registraties: Voor zowel automatisch geregistreerde tijd als kosten.
Resultaat: De registratie wordt gekoppeld aan de medewerker die de planning voor de registratie heeft aangemaakt.
Gerelateerde artikels
Hieronder vind je een lijst met gerelateerde artikels die je verder kunnen helpen: