Tijd registreren
Vanuit het taakbord kan je gemakkelijk tijd registreren op subtaken. Op welk prijslijstitem de tijd geregistreerd wordt is vastgelegd in de Taaksjablonen. De manier waarop tijd geregistreerd wordt hangt af van de instelling ‘Tijdsregistratie vanuit het taakbord’ (Algemene instellingen > Taakbeheer). Deze instelling heeft 3 mogelijke waarden:
- Klikken om registratieformulier te openen
- Open formulier wanneer taak klaar is
- Geautomatiseerde tijdsregistratie.
- Samenvatting types 'tijd' registreren
- Tijdsregistraties aanvullen of wijzigen in het taakbord
- Kosten registreren
- Mogelijke situaties
Onafhankelijk van welke instelling je kiest, kun je ook altijd handmatig Tijdsregistraties aanvullen of wijzigen in het taakbord.
Verder heb je ook steeds de optie om zelf via de timer te werken. Duid je aan wanneer je voor een bepaalde klant begint te werken, en wanneer je de timer stopt zal er een registratie aangemaakt worden.
Klikken om registratieformulier te openen
De methode zonder enige vorm van automatisering: bij deze instelling dien je zelf het registratieformulier te openen (door op het klokje te klikken) wanneer u tijd wil registreren.
Het formulier opent met de standaard tijdsduur uit de Taaksjablonen vooraf ingevuld. Die tijdsduur pas je dan aan alvorens de registratie te bevestigen.
Open formulier wanneer taak klaar is
Bij deze instelling opent het registratieformulier automatisch wanneer je een taak naar ‘Klaar’ sleept. Verder werk je zoals bij de voorgaande instelling.
Geautomatiseerde tijdsregistratie
Bij deze instelling hangt de manier van tijd registreren verder af van het type deeltaak (Soorten deeltaken).
Voor een echte taak wordt bij deze instelling een timer gestart wanneer ze naar ‘In uitvoering’ wordt gesleept.
Als de timer stopt wordt een registratie gemaakt voor de gemeten tijd, tenminste als die meer dan 2 minuten is. Een timer stopt als de taak naar ‘Klaar’ wordt gesleept. Elke gemaakte registratie wordt gemeld door een bericht rechtsonder in uw scherm. Je kan op dit bericht klikken om de gemaakte registratie nog te wijzigen.
De timer kan ook gestopt worden door op het pauze pictogram in de taak te klikken. Ook dan wordt de tijd geregistreerd. Om de timer opnieuw te starten klik je op het start pictogram.
TIP! Er kan maar één timer tegelijk lopen. Als je de timer voor een taak wordt gestart, terwijl er een andere timer loopt, wordt die automatisch gestopt en de tijd geregistreerd.
Dat er een timer aan het lopen is kan je ook zien in het hoofdmenu:
Voor een taak met default tijdsduur wordt geen timer gestart wanneer ze ‘In uitvoering’ wordt gezet, maar wanneer ze naar ‘Klaar’ wordt gesleept wordt de tijd geregistreerd die ingesteld staat in de Taaksjablonen.
Samenvatting types 'tijd' registreren
In onderstaand overzicht kan je de hierboven 3 vernoemde types terug vinden en aan de hand van dit handig schema kan je consulteren wat er gebeurt wanneer je de taak op "in uitvoering" of op "klaar" zet/versleept.
Tijdsregistraties aanvullen of wijzigen in het taakbord
Welke instelling je ook kiest voor Tijdsregistratie vanuit het taakbord, je kan altijd handmatig bijkomende registraties doen door op het klokje te klikken om het registratieformulier te openen.
In het detailscherm (klik op de naam van de deeltaak om te openen) zie je rechts een overzicht van de registraties voor de subtaak. Je kan ze hier ook aanpassen of verwijderen.
Kosten registreren
Als je werkt via het taakbord zijn er twee manieren waarop kosten geregistreerd kunnen worden:
- kosten instellen in het taaksjabloon:
Wanneer de deeltaak naar 'Klaar' wordt gezet zullen de ingestelde kosten automatisch geregistreerd worden.
LET OP! De kosten zullen maar éénmalig automatisch geregistreerd worden, ook al zet je de deeltaak opnieuw naar 'In uitvoering' en dan weer naar 'Klaar'.
- handmatig kosten invoeren door op het klokje te klikken om het registratieformulier te openen:
Mogelijke situaties
Casus 1
De algemene instelling staat op "Geautomatiseerde tijdsregistratie", er is een deeltaak met standaard tijdsduur van 5 minuten.
Een medewerker zet die taak via het taakbord op klaar, op wiens naam komt dan de tijdsregistratie?
Antwoord: Indien via het taakbord komt deze op de medewerker van degene die de taakstatus gewijzigd heeft. Via andere weg (takenlijst/overzicht) wordt er geen registratie gemaakt.
Casus 2
De algemene instelling staat op "Geautomatiseerde tijdsregistratie", er is een deeltaak met standaard tijdsduur van 5 minuten.
De taak wordt op klaar gezet via een taskflow doordat een medewerker een ontvangstbewijs oplaadt, op wiens naam komt dan de tijdsregistratie?
Antwoord: Er wordt geen registratie gemaakt.
Casus 3
Er is een deeltaak waaraan een kost is gelinkt.
Een medewerker zet die taak via het taakbord op klaar, op wiens naam komt dan de kostregistratie?
Antwoord: De medewerker die de taak versleept/status veranderd. (Zowel via Taakbord als via het taakoverzicht)
Casus 4
Er is een deeltaak waaraan een kost is gelinkt.
De taak wordt op klaar gezet door taskflow doordat een medewerker een ontvangstbewijs oplaadt, op wiens naam komt dan de kostregistratie?
Antwoord: De medewerker die het document uploadt.
Casus 5
Geplande registraties. Op welke naam komen deze terecht? Zowel voor automatisch geregistreerde tijd als automatisch geregistreerde kosten?
Antwoord: De medewerker die de geplande registratie planning heeft aangemaakt.