Inhoud
- Planningsschema's beheren
- Planningsschema's maken
- Planningsschema's kopiëren
- Taakplanning uitvoeren voor deze schema's
BELANGRIJK! Het aanpassen van, of experimenteren met een planningsschema kan leiden tot dubbele taken. Wanneer je een planningsschema dat reeds in gebruik is wil aanpassen, raden we aan om een nieuw planningsschema te maken of het bestaande te dupliceren, en in dit nieuwe schema de aanpassingen te doen. Je kan in de taakschermen van AdminPulse filteren op planningsschema, om zo eventuele dubbele of ongewenste taken te verwijderen.
Planningsschema’s beheren
De planningsschema's van een taak vind je via deze knoppen in de taaksjablonen (zie artikel Taaksjablonen):
TIP! Het cijfer op de knop geeft het aantal schema’s voor deze taak aan. Om een taak beschikbaar te maken voor het automatisch plannen zal er minstens één planningsschema voor moeten bestaan, anders is de taak enkel beschikbaar voor ad hoc plannen in het taakbord.
Een klik op de knop opent een scherm met een lijst van de planningsschema’s van deze taak:
Een klik op een planning opent de onderliggende planningslijnen:
Overzicht parameters:
- Naam planningsschema + vertaalknop om de naam in meerdere talen te tonen.
- Plannen(aantal dagen voor deadline): het aantal dagen voor de deadline dat de taak gepland zal worden. Deze parameter bepaalt de berekende planningsdatum, maar telt niet meer mee wanneer een specifieke planningsdatum wordt ingegeven op de lijnen.
- Lijn type:
- Een lijn van type ‘Jaarlijkse herhaald’ wordt elk jaar herhaald.
- 'Ten opzichte van einddatum boekjaar' kan gebruikt worden voor taken die afhankelijk zijn van het boekjaar van de relatie.
- 'Datum in relatie' kan je gebruiken voor planningen waar de deadline van de taak anders is per relatie. De specifieke datum dien je in te vullen bij het toevoegen van de planning aan de relatie.
- Wekelijks - om de zoveel weken: je kan een bepaalde taak wekelijks laten inplannen of je kan ook zelf bepalen om de hoeveel weken een taak wordt ingepland.
Zo kan je bijvoorbeeld een taak instellen om de twee weken op dinsdag:
Opmerking: bij het toekennen van deze taak in de relatie is de startdatum van belang. Vanaf de startdatum gaat AdminPulse op zoek naar de eerste dag die gedefinieerd staat in het planningsschema. Stel je bovenstaand schema in op een dinsdag, dan zal voor diezelfde dag een taak aangemaakt worden. De volgende zal dan twee weken later op dinsdag zijn. Stel je bovenstaand schema in op een woensdag, dan zal pas de dinsdag erop de eerste deadline van de taak zijn.
- Deadline: de datum waarop de taak afgewerkt moet zijn. Deze datum kan je eenvoudig aanpassen door op de datum te klikken.
- Planningsdatum: De datum waarop de taak op het taakbord verschijnt. Een cursief getoonde datum met een rekenmachine als symbool, is berekend op basis van de ‘Deadline’ en aantal ‘Dagen voor deadline’. Een datum die je zelf ingeeft wordt niet cursief getoond en heeft een slotje als symbool. Deze datum is vast en wijzigt dus niet meer mee met het aantal ‘Dagen voor deadline’.
Een lijn verwijderen kan via de prullenbak, om een lijn toe te voegen klik je op ‘+lijn toevoegen’. Een nieuwe lijn verschijnt onmiddellijk met een voorgestelde datum voor deadline, die je direct controleert en aanpast. Bevestig vervolgens met een klik op het groene vinkje.
Wijzigen wanneer een taak gepland wordt kan dus op 2 manieren. Voorbeeld: (kwartaal BTW-aangifte)
Je kan rechtsboven het aantal ‘Dagen voor de deadline’ wijzigen. Je zal zien dat de berekende planningsdatum in de lijnen eronder mee wijzigt. Maar je kan ook op elke lijn apart de datum ingeven waarop de taak gepland moet worden. Zelf ingegeven data kan je enkel daar opnieuw wijzigen of leegmaken.
Planningsschema’s maken
Dat doe je door op de ‘+ Schema toevoegen’ knop te klikken.
In het dialoogvenster geef je dan je eigen parameters in. Via aantal lijnen kan je al onmiddellijk een aantal lijnen laten klaarzetten in je nieuwe schema. Je moet dan enkel de data nog juist zetten. Klik op toevoegen en het nieuwe schema verschijnt in de lijst:
Klik op lijn toevoegen, pas de datum van de deadline aan en bevestig vervolgens met een klik op het groene vinkje.
Planningsschema kopiëren
Als je een eigen schema wil maken kan je ook 
gebruik maken van een kopie: klik op het kopie icoon rechts om een schema volledig te kopiëren.
Taakplanning uitvoeren voor deze schema's
Normaal gesproken worden nieuwe taken pas verwerkt tijdens de nachtelijke taakverwerking. Echter, als je het schema hebt aangepast, kun je deze wijzigingen direct doorvoeren door op deze knop te klikken :