Wens je op een eenvoudige manier brieven of documenten te genereren, dan kan dit eenvoudig via een briefsjabloon.
Briefsjablonen
Algemeen
Vanuit dit overzicht kan je de sjablonen beheren. Hier kan je bestaande sjablonen downloaden, wijzigen, verwijderen of nieuwe sjablonen toevoegen.
- Toevoegen: Een nieuw briefsjabloon toevoegen voor gebruik binnen AdminPulse
- Invulvelden voor gelinkte relaties: Hier kan je een Word-document downloaden waar alle invulvelden die beschikbaar zijn voor gelinkte relaties, uitgelegd worden.
- {Invulvelden}: Deze knop zal een lijst van alle beschikbare velden tonen die je kan gebruiken in de briefsjablonen.
De sjablonen zijn Word documenten waar labels in zijn aangebracht voor gegevens die door AdminPulse kunnen ingevuld worden. Zo’n label staat altijd tussen accolades, bijv. ‘{relation.name}’.
Deze sjablonen zijn klaar voor gebruik, maar om ze optimaal te gebruiken kan je ze het beste aanpassen aan jouw situatie. Gegevens die voor alle brieven hetzelfde zijn kan je in de sjablonen zetten en in de aanhef kan je je als vennootschap voorstellen, dan wel als eenmanszaak door het andere deel te schrappen.
Sjabloon wijzigen
Om een sjabloon aan te passen moet je het eerst downloaden. Dat doe je door op de downloadknop te klikken bij de actieknoppen van het document.
Daarna kan je het document bewerken in Word of een andere tekstverwerker, opslaan en weer uploaden. Zo kan je het sjabloon helemaal aanpassen aan jouw wensen, zowel wat betreft inhoud als lay-out.
TIP! De invulvelden met accolades rond, bijv. {relation.name}, moet je in het document laten staan als je wil dat AdminPulse ze automatisch invult bij het opstellen van een opdrachtbrief.
TIP! Je kan ook zelf eigen invulvelden toevoegen, bijv. {eigeninvulveld}. Je kan hier dan een waarde voor invullen bij het opstellen van de opdrachtbrief.
Sjabloon vervangen
Als het sjabloon is aangepast en je wil het toevoegen aan AdminPulse, kan je kiezen om een bestaand sjabloon te vervangen:
of om een nieuw sjabloon toe te voegen - via de knop Toevoegen onderaan.
Brief opstellen
Een brief opstellen doe je vanuit het betreffende relatiedossier, onder Brieven. Een klik op de knop Brief opstellen opent een scherm waarin je eerst een sjabloon kiest. Je ziet dan dadelijk de invulvelden die niet door AdminPulse kunnen worden ingevuld:
Hier kan je er dan een waarde voor invullen. Het gaat dan om gegevens die nog ontbreken in het relatiedossier of om gegevens die nooit door AdminPulse ingevuld kunnen worden, zoals in dit voorbeeld het aantal facturen per jaar en het forfaitbedrag. Ook voor zelf toegevoegde invulvelden moet je hier een waarde meegeven.
Een klik op Voorbeeldweergave genereert een voorbeeld van de ingevulde opdrachtbrief, maar geeft je de kans om toch nog andere waarden in te vullen
Als je op de knop Brief opstellen klikt verschijnt de opgestelde brief even later in het relatiedossier.
Via het dropdownmenu rechts zijn verschillende acties mogelijk. Je kan de brief downloaden als een PDF of een Word bestand. Zo kan je de brief verder bewerken als dat nog nodig zou zijn en de opgeslagen versie vervangen door de aangepaste versie. Als je de brief als getekend markeert wordt die versie als definitief beschouwd en kan je ze niet langer vervangen.
Zodra er een opdrachtbrief als getekend is gemarkeerd, zal dit relatiedossier ook als conform beschouwd worden voor dit criterium in het overzicht van de kwaliteitstoetsing.
Een getekende opdrachtbrief kan ook gescand en vervolgens geüpload worden via de dropzone in Documenten. Voor een uitgebreide beschrijving over de drop zone, zie artikel Documenten toevoegen.
Na de automatische herkenning word je daar voorgesteld om met één klik de bestaande brief te vervangen en deze te markeren als getekend.
Vrije documenten aanmaken
In bepaalde gevallen wens je de brief (document) enkel op te maken of af te drukken, te downloaden of door te sturen naar de klant. Dit kan eenvoudig door te klikken op Brief opstellen en daarna gebruik te maken van de keuze knoppen.
Wanneer je gebruik maakt van deze opties zal het aangemaakte document niet worden opgeslagen onder de brieven, maar spreken we eerder van een tijdelijk document.
Uiteraard kan je zelf aan de slag om eigen briefsjablonen te maken (bijv. info doorsturen naar notaris, etc.).
Digitale handtekening
Wens je op een eenvoudige manier documenten te laten handtekenen op een digitale manier (via bijvoorbeeld Adobe, Connective, OK!Sign, Penneo, SignHere, ...) ?, zie voor meer info artikel Documenten - Digitale handtekening.
Nuttige links
- Wens je bepaalde lijsten (aandeelhouders, UBO berekening, etc.) op te nemen in je briefsjabloon zie voor meer info artikel Briefsjablonen - Lijsten.