Met vrije facturen in AdminPulse stel je eenvoudig handmatige facturen op, zonder dat er registraties aan gekoppeld zijn. Ideaal voor losse kosten of uitzonderlijke gevallen.
In dit artikel ontdek je stap voor stap hoe je een vrije factuur of creditnota aanmaakt, bewerkt en verzendt.
Wat zijn vrije facturen?
Een vrije factuur is een factuur waarbij je handmatig factuurregels toevoegt, zonder dat er registraties aan gekoppeld zijn. Deze volledige flexibiliteit maakt ze ideaal voor situaties waarin je losse kosten of bedragen wilt factureren.
💡 Goed om te weten over vrije facturen:
- Je kunt geen bijlagen uit registraties toevoegen.
- Ze zijn niet om te zetten naar andere factuurtypes.
- Na nummering doorlopen ze het standaard facturatieproces: verzenden, opvolgen, herinneren...
Waar kun je een vrije factuur of creditnota aanmaken?
Je start een nieuwe vrije factuur of creditnota via een van de volgende paden in het menu:
- Facturatie > Factuurvoorstellen > Knoppen: +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuw vrije creditnota
- Facturatie > Facturen > Knoppen: +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuw vrije creditnota
- Facturatie > Nieuwe vrije factuur of Nieuwe vrije creditnota
Hoe maak je een vrije factuur of creditnota aan?
💡 Het proces voor het aanmaken van een vrije creditnota verloopt vrijwel hetzelfde. Daarom lichten we hieronder vooral de stappen toe voor het aanmaken van een vrije factuur.
- Klik op +Nieuw vrij factuurvoorstel of +Nieuwe vrije creditnota.
- Selecteer de nodige gegevens:
- Klant: de klant voor wie je factureert
- Opdracht: als er meerdere bestaan
- Eigen bedrijf: indien je meerdere eigen bedrijven gebruikt
- Vul indien gewenst een Factuuromschrijving en/of een Tekst op factuur in.
- Klik op + Voeg factuurregel toe om zo veel factuurregels toe te voegen als gewenst.
Kies een van de volgende factuurregeltypes:- Vrij in te geven bedrag
- Enkel tekst
- Tijd
- Product/Kost
- Afstand
- Voorschotlijn
Afhankelijk van het gekozen factuurregeltype vul je per regel de volgende velden in:
- Omschrijving
- Wat
- Aantal
- Prijs: prijs per eenheid
- BTW %
- Korting (optioneel)
- Grootboekrekening (optioneel)
- Opmerking (optioneel)
Bij het toevoegen van een factuurregel worden automatisch deze velden berekend voor elke regel:
- Subtotaal: bedrag vóór btw en korting
- Belastbare basis: bedrag waarop btw wordt berekend
- Oorspronkelijk bedrag: bedrag vóór korting of aanpassing
- Aangepast bedrag: uiteindelijke waarde
- Gebruik de knoppen rechts van elke regel om de regel:
- te verplaatsen (omhoog/omlaag)
- te verwijderen (vuilbakicoon)
- Kies onderaan wat je met het voorstel wilt doen:
- Annuleren
- Opslaan: om te bewaren als voorstel en later af te werken
- Nummer factuur: om een factuur met nummer aan te maken
- Nummer en verstuur factuur: om de factuur definitief te maken en direct te verzenden
Specifiek voor vrije creditnota’s
Bij het aanmaken van een vrije creditnota zie je een extra veld:
- Gebaseerd op factuurnummer(s): hier geef je aan op welke factuur de creditnota gebaseerd is.
👉 Let op:
- Je kunt geen creditnota aanmaken voor een niet-genummerde factuur.
- Het totaalbedrag op de creditnota mag niet hoger zijn dan dat van de gekoppelde factuur.
Wil je een andere factuurdatum kiezen bij een vrije factuur of creditnota?
Wil je de factuur of creditnota op een andere datum laten nummeren dan vandaag? Volg dan deze stappen:
- Klik op 'Opslaan' om de factuur als voorstel te bewaren. Het voorstel opent vervolgens in het factuurvoorstellen-scherm (Facturatie > Factuurvoorstellen).
- Stel in het veld 'Gewenste factuurdatum' de gewenste datum in.