De e-mailsjablonen worden gebruikt om e-mails op te stellen. Er zitten een paar sjablonen standaard in AdminPulse. Je kan zowel de bestaande sjablonen aanpassen als nieuwe sjablonen bijmaken.
Je vindt ze onder de Instellingen > E-mailsjablonen.
In de kolom Sjabloon voor staat beschreven in welke context het e-mailsjabloon wordt gebruikt.
'Factuur versturen', 'Factuur voldaan' of 'Factuur gedeeltelijk betaald': deze zal je daarna bij de Algemene instellingen kunnen selecteren om ze voor die functies te gebruiken.
Aanmaning': voor het versturen van herinneringen. Bij deze optie zal er per openstaande factuur een e-mail gestuurd worden.
Aanmaning -gegroepeerd: hierbij zal voor elke klant 1 e-mail gestuurd worden met de nog openstaande facturen. Dit gebruik je dus als je één aanmaning wilt sturen naar klanten die meerdere openstaande facturen hebben.
'Taakbeheer': geeft de sjablonen aan die gebruikt kunnen worden bij het versturen van mails vanuit de taken.
Als je klanten verschillende talen spreken, kan je ook sjablonen in verschillende talen maken, zodat elke klant e-mails krijgt in zijn eigen taal zoals ingesteld in zijn relatiedossier. In de kolom Sjabloon talen zie je in welke talen je het sjabloon al hebt gemaakt.
Een e-mailsjabloon bewerken
Klik op het potlood icoontje in de Acties kolom om een sjabloon aan te passen.

Als je iets van HTML code kent, kan je die code ook rechtstreeks aanpassen. Klik hiervoor op de knop Broncode. Let op dat je terug naar de gewone modus omschakelt voordat je op Opslaan klikt of de wijzigingen in html zullen niet bewaard worden.
Het sjabloon bevat het bericht (onderwerp en inhoud) in verschillende talen. Gebruik de keuzelijst om een taal toe te voegen.

Invulvelden
AdminPulse kan gegevens uit het relatiedossier, uit de facturen, uit je eigen bedrijfsgegevens of uit een taak ophalen en invullen in je sjablonen a.h.v. invulvelden. Het invulveld uit het sjabloon wordt dan vervangen door de overeenkomstige waarde wanneer de mail wordt opgesteld.
Een overzicht van de beschikbare invulvelden kan je raadplegen via een klik op de knop Invulvelden.
LET OP! Deze knop verschijnt pas zodra je het veld "sjabloon voor" hebt ingevuld. De invulvelden die je gebruikt om een relatie een e-mail te sturen wijken namelijk af van de invulvelden voor een e-mail vanuit een taakscherm bijvoorbeeld.
Een venster opent met alle beschikbare invulvelden die je kan kopiëren in het onderwerp of in de inhoud van het sjabloon. Let op dat je de accolades { } mee kopieert.
Invulvelden uit de taken zie je rechts in deze lijst (in onderstaand voorbeeld twee parameters uit de taak 'BTW-aangifte':
LET OP! Deze invulvelden worden alleen getoond wanneer je een sjabloon bewerkt dat voor 'Taakbeheer' werd gecreëerd.
Naast de standaard invulvelden kan je ook gebruik maken van conditionele invulden en lijsten. Voor meer info zie artikel E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden.
Een e-mailsjabloon toevoegen
Het is ook mogelijk om een volledig nieuw sjabloon toe te voegen via de knop +Toevoegen onderaan. Hiervoor kan je ook gebruik maken van de beschikbare invulvelden.
Een e-mailsjabloon kopiëren
Het is ook mogelijk om een bestaand e-mailsjabloon te kopiëren. Je kopieert een e-mailsjabloon eenvoudig door op de kopie-knop in de rechterkolom te klikken.
E-mailsjablonen gebruiken
In de Algemene instellingen kies je in de sectie Facturatie-e-mail bij E-mailsjabloon: factuur verzenden welk sjabloon je standaard wil gebruiken om je facturen mee te versturen. In de sectie Betalingsopvolging kan je een sjabloon instellen om te reageren op de volledige of gedeeltelijke betaling van een factuur.
Als je een e-mail verstuurt, bijvoorbeeld als actie in de facturatie, gebruikt AdminPulse het sjabloon dat je hebt ingesteld.
Als je kiest om een herinnering te versturen, kan je in de e-mail editor die opent een keuze maken tussen sjabloon kiezen, of de inhoud van de e-mail handmatig aanpassen.
Documenten koppelen aan e-mail
In bepaalde gevallen (bijv. bulk verzenden van taakmails) kan het nuttig zijn om documenten die werden gelinkt aan taken automatisch door te mailen naar klanten. Hiervoor kan je gebruik maken van documenttypes te koppelen aan het e-mail sjabloon.
Opmerking: een vaste bijlage (die in elke verzonden mail hetzelfde is) kan je slechts toevoegen nadat je eerst het sjabloon hebt opgeslaan.