Inleiding
Met geplande registraties kan je het registreren van kosten of tijd automatiseren. Wanneer zo’n regel is ingesteld zal AdminPulse volgens het gekozen schema de registraties toevoegen. Dit systeem wordt bijvoorbeeld gebruikt om terugkerende kosten aan te rekenen zoals vaste kosten voor gebruik van software.
Zo’n regel is dus telkens de combinatie van een bepaald schema (bijv. maandelijks) en een item uit de prijslijst met een aantal.
Geplande registraties
Het overzicht van de geplande registraties vind je via het hoofdmenu Relatiedossiers > Geplande registraties.
In dit overzicht zie je een lijn per geplande registratie. Geplande registraties van hetzelfde relatiedossier staan standaard samen.
Je ziet van elke regel bij welke relatie die hoort, welk schema er gehanteerd wordt, wanneer de volgende uitvoering gepland staat, de startdatum van de planning (en eventueel de einddatum), welk item uit de prijslijst er geregistreerd zal worden, de gebruiker waarmee de registratie gemaakt wordt, het aantal, het tarief en het bedrag.
Je kan dit overzicht ook exporteren naar Excel, door te klikken op die knop.
Naast de filters die we ook terugvinden bovenaan de relatielijst beschik je hier over twee bijkomende filters om relatiedossiers te selecteren.
- Met prijslijst item: Als je hier een prijslijst item selecteert, worden enkel de relatiedossiers getoond waarvoor een geplande registratie met dat item ingesteld is.
- Zonder prijslijst item: Als je hier een prijslijst item selecteert, worden enkel de relatiedossiers getoond waarvoor er geen geplande registratie met dat item ingesteld is.
Je kan een geplande registratie toevoegen in een relatiedossier in het vak Facturatie > Geplande registraties of met de globale acties in dit overzichtsscherm.
Globale acties
Geplande registratie toevoegen / verwijderen
Als je een selectie maakt kan je via de knop 'Globale acties' op die selectie een geplande registratie verwijderen of toevoegen.
LET OP! Als je dezelfde relatie meer dan één keer geselecteerd hebt, zal de geplande registratie toch maar één keer worden toegevoegd aan dat relatiedossier.
Met deze keuzes hieronder zal je bijv. aan mijn selectie een geplande registratie toevoegen die telkens op de derde van de maand de kosten van het boekhoudpakket zal registreren.
Gebruiker aanpassen
Via deze globale actie kan je de gebruiker aanpassen waarmee de automatische registratie gemaakt wordt.
Opgelet: indien je registraties van het type "tijd" laat aanmaken op een specifieke gebruiker, dan zal deze tijd meetellen als gewerkte tijd voor deze gebruiker. Om dit te vermijden kan je als gebruiker kiezen voor "systeemgebruiker". In het overzicht van de registraties en in de rapporten kan je ook filteren op deze systeemgebruiker.
Eenmalige registratie toevoegen
Deze globale actie is handig als je voor een bepaalde selectie relaties vanaf volgende maand een geplande registratie toevoegt, maar deze registraties ook nog snel al wilt aanmaken op vandaag.
E-mail verzenden
Via deze globale actie kan je snel een e-mail versturen naar je selectie relaties met een bepaalde geplande registratie.
Relatie - Geplande registraties
De geplande registraties kan je terugvinden onder de sectie Facturatie > Geplande registraties op de relatiekaart.