Met geplande registraties (ook wel "repeterende registraties", "terugkerende registraties" of "doorbelaste kosten" genoemd) kun je het proces van het registreren van specifieke kosten of tijd automatiseren. Door een geplande registratie in te stellen zorgt AdminPulse ervoor dat deze registratie automatisch en volgens een door jou gekozen schema worden aangemaakt. Handig, toch?
Je kunt geplande registraties toevoegen op twee manieren: via de optie Globale Acties in het scherm Geplande registraties of direct in het relatiedossier onder Facturatie > Geplande registraties. Lees verder in dit artikel om te ontdekken hoe je deze opties optimaal kunt benutten.
Het scherm 'Geplande registraties' in detail
In AdminPulse vind je het overzicht van alle geplande registraties via Relatiedossiers > Geplande registraties. Dit scherm biedt je alle tools die je nodig hebt om je geplande registraties te bekijken en te beheren.
Linkerkant van het scherm
Aan de linkerkant van het scherm zie je een lijst van recent geopende relatiedossiers. Dit helpt je om snel te schakelen naar verschillende relatiedossiers. Heb je meer ruimte nodig op je scherm? Je kunt deze kolom eenvoudig inklappen door op het pijltje te klikken.
Zoek- en filtermogelijkheden
Moet je snel een geplande registratie vinden? Maak dan gebruik van de zoek- en filteropties bovenaan het scherm:
- Relatie zoek: Gebruik het zoekveld bovenaan om geplande registraties van specifieke relaties te filteren.
- Prijslijst item filters:
- Met prijslijst item: Selecteer een item uit de prijslijst. Je ziet dan alleen relaties en hun geplande registraties waarvoor dit item is ingesteld.
- Zonder prijslijst item: Hiermee zie je relaties en hun geplande registraties waarvoor dat specifieke item niet voorkomt.
- Meer filters: Wil je specifieker zoeken? Klik op "Filters" om meer filtermogelijkheden toe te voegen aan het overzicht.
De overzichtstabel
Het centrale deel van het scherm Geplande registraties bevat een overzichtstabel met alle informatie over de geplande registraties:
- Informatieve kolommen: Voor elke regel zie je gegevens zoals de relatie, het schema, de komende uitvoeringsdatum, start- en einddatum, het gekozen item, hoeveelheid, betrokken medewerker, tarief en bedrag.
- Groepsoverzicht: Alle geplande registraties zijn standaard gegroepeerd per relatie, zodat je in één oogopslag een overzicht hebt.
Actieknoppen in het scherm Geplande registraties
In het centrale gedeelte van het scherm vind je een aantal actieknoppen:
- Kolommen aanpassen: Pas de zichtbare kolommen in de tabel aan volgens jouw voorkeur.
- Exporteren naar Excel: Wil je een overzicht downloaden? Klik op de exportknop en download de gegevens in een Excel-bestand (op basis van de geselecteerde filters).
- Globale acties: Hiermee kun je meerdere geplande registraties tegelijkertijd aanpassen of beheren. Meer hierover lees je verderop in dit artikel.
Globale acties in het scherm Geplande registraties
Via de knop Globale acties bovenaan de overzichtstabel kun je geplande registraties eenvoudig toevoegen, verwijderen of aanpassen, zonder dat je ze één voor één hoeft te openen.
Selecteer een of meerdere regels in het overzicht door het selectievakje aan het begin van de regel aan te vinken. Klik vervolgens op Globale acties en kies de gewenste actie uit de vervolgkeuzelijst.
Geplande registraties toevoegen of verwijderen
Met de globale actie 'Geplande registraties toevoegen' kun je nieuwe geplande registraties in één keer aan meerdere relatiedossiers toevoegen.
Wil je geplande registraties verwijderen? Dat kan via de globale actie 'Geplande registraties verwijderen'.
👉 Let op: Als je een relatie meerdere keren selecteert, wordt de geplande registratie slechts één keer aan deze relatie toegevoegd.
Voorbeeld: Geef AdminPulse de opdracht om automatisch op de derde van elke maand de kosten voor één software-abonnement te registreren.
Gebruiker aanpassen
Wil je de geplande registratie aan een andere gebruiker toewijzen? Gebruik dan de globale actie 'Gebruiker aanpassen'. Hiermee wijzig je de gebruiker aan wie de registratie is gekoppeld.
👉Let op: Als een registratie van het type "tijd" wordt aangemaakt voor een specifieke gebruiker, zal deze tijd meetellen als gewerkte uren voor die gebruiker. Om dit te voorkomen kun je een "systeemgebruiker" kiezen. In het registratieoverzicht en rapporten kun je ook filteren op deze systeemgebruiker.
Eenmalige registratie toevoegen
Soms wil je een eenmalige registratie toevoegen, bijvoorbeeld voor een correctie. Gebruik hiervoor de globale actie 'Eenmalige registratie toevoegen'. Dit is handig als er al een volgende registratie gepland is, maar je vandaag nog een registratie wilt uitvoeren.
E-mail verzenden
Wil je relaties informeren over hun geplande registraties? Gebruik dan de globale actie 'E-mail verzenden' om bijvoorbeeld informatie over kosten of prijswijzigingen te delen. Zo blijft iedereen met dezelfde registratie op de hoogte.
Alternatief beheer: via het relatiedossier
Je kunt geplande registraties ook beheren via het relatiedossier van een specifieke relatie. Ga hiervoor in het relatiedossier naar Facturatie > Geplande registraties.
Het blok 'Geplande registraties' in het relatiedossier geeft een overzicht van alle registraties binnen dat dossier. Hier kun je bestaande gegevens aanpassen of nieuwe registraties toevoegen.