De kwaliteitstoetsing in AdminPulse helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Het geeft je een helder overzicht en laat zien waar aandacht nodig is, zodat je gericht kunt handelen en volledige controle over je dossiers behoudt.
Overzicht van het kwaliteitstoetsingsscherm
Het kwaliteitstoetsingsscherm (te vinden via Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing) biedt een overzicht van de naleving van verschillende criteria voor al jouw relaties. Het stelt je in staat snel te zien welke acties nodig zijn om een "groene" of conforme status te behalen voor elk criterium en elke relatie.
Indeling van het scherm
Het scherm is verdeeld in twee hoofddelen:
Bovenste gedeelte: filters en overzicht
- Overzicht van criteria: Dit toont de verschillende criteria met de percentages van conformiteit. Deze kun je tevens gebruiken als filters.
- Extra filters: Er zijn aanvullende filters beschikbaar waarmee je jouw selectie kunt verfijnen, bijvoorbeeld per type relatie. Als een filter niet direct zichtbaar is, kun je deze toevoegen via de knop 'Meer filters'.
Onderste gedeelte: overzicht in tabelvorm
-
Relaties en status kleurcodes: Hier worden alle relaties getoond met kleurcodes voor elk criterium:
- Groen: Conform
- Geel: Waarschuwing – een stap ontbreekt of het criterium moet worden gecontroleerd.
- Rood: Niet conform – de vereisten voor dit criterium moeten nog worden opgevolgd.
- Grijs: Niet van toepassing – dit criterium is uitgesloten van toetsing.
Acties in het kwaliteitstoetsingsscherm
Hieronder vind je de beschikbaar acties in dit scherm.
Status bekijken of bijwerken
Twijfel je wat er ontbreekt om een criterium geldig te maken? Beweeg je muis over het gekleurde icoon (geel of rood) om te zien welke actie nodig is.
Wil je direct wijzigingen aanbrengen? Klik op de status, en je wordt doorgestuurd naar het relevante onderdeel van het relatiedossier om de informatie aan te passen.
Documenten versturen
Aan het einde van elke rij vindt je een knop met een brief-icoon. Klik hier om documenten te verzenden via een vooraf ingestelde e-mailsjabloon.
Globale acties in het kwaliteitstoetsingsscherm
Met de knop 'Globale acties' (rechtsboven de tabel) kun je de volgende acties uitvoeren voor meerdere relaties tegelijk:
- Status 'Niet van toepassing' instellen: Selecteer of een criterium wel of niet van toepassing is.
- E-mails versturen: Verstuur e-mails naar meerdere relaties in één keer.
Overzicht van de kwaliteitstoetsing in een relatiedossier
Wil je tijdens het bewerken van een relatiedossier de kwaliteitstoetsing raadplegen? In het relatie-lint zijn er twee opties:
- Algemeen: Bekijk het percentage dat weergegeven wordt bij het meter-icoon in het relatie-lint.
- Per criterium: De kleurcodering bij de criteria geeft je een indicatie van de status.
Uitzonderingen beheren: 'Niet van toepassing'
Soms is een specifiek criterium niet relevant voor een relatie, of wil je dit niet in de kwaliteitstoetsing meenemen. In dat geval kun je het markeren als 'Niet van toepassing'. Zo wordt het criterium uitgesloten van toetsing en blijf je op een nauwkeurige manier de totale conformiteit monitoren.
Hoe markeer je een criterium als 'Niet van toepassing'?
In het kwaliteitstoetsingsscherm:
- Zoek het criterium in de tabelweergave.
- Beweeg met je muis over het criterium voor de relatie. Er verschijnt een driehoek-icoon naast de status.
- Klik op het icoon en selecteer 'Niet van toepassing'.
In het relatie-lint:
- Klik op het driehoek-icoon naast het criterium.
- Selecteer 'Niet van toepassing'.
Overzicht van de criteria binnen de kwaliteitstoetsing
👉 Hieronder vind je een overzicht van de criteria die in AdminPulse gebruikt worden voor de kwaliteitstoetsing. We breiden deze sectie binnenkort verder uit met meer informatie over elk criterium.
Herkomst gelden
Het criterium 'Herkomst gelden' controleert of er voldoende documenten zijn toegevoegd die de herkomst van gelden aantonen.
Hoe voldoe je aan dit criterium?
- Upload één of meerdere documenten die als bewijs dienen voor de herkomst van gelden.
- Zorg ervoor dat je bij het uploaden van een document het documenttype 'WWFT Herkomst van gelden' selecteert.
- Vink vervolgens 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' aan om te bevestigen dat de verzamelde documenten compleet zijn.
Wat betekenen de kleurcodes?
- Rood: Er is geen enkel document geüpload of de geüploade documenten zijn onvoldoende. Daarnaast is de bevestiging 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' niet aangevinkt.
- Geel: Er zijn documenten geüpload, maar de bevestiging 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' is niet aangevinkt. Controleer of de geüploade documenten compleet zijn en vink dit handmatig aan.
- Groen: De benodigde documenten zijn succesvol geüpload en de checklist is volledig. Het criterium is conform en verdere actie is niet nodig.
Identificatie
Identiteitsbewijs
Het criterium 'Identiteitsbewijs' controleert de vervaldata van de volgende documenten:
- ID-kaart
- Paspoort
- Rijbewijs
- Verblijfsvergunning
De statuskleur (groen, oranje of rood) geeft aan waar je actie moet ondernemen:
- Rood: Er is geen vervaldatum ingevuld, of de ingevulde vervaldatum ligt in het verleden.
- Oranje: De vervaldatum komt binnenkort te vervallen (binnen 2 maanden).
- Groen: De opgegeven vervaldatum is nog lange tijd geldig.
Voorwaarden voor de activatie van het criterium 'Identiteitsbewijs'
Voor een relatie wordt het criterium 'Identiteitsbewijs' alleen geactiveerd als er een bestuurder gekoppeld is.
👉 Belangrijke opmerking: Wanneer bij een relatie (bijv. Relatie A) een bedrijfsleider ingesteld is die een bedrijf is (bijv. Bedrijf B), zal het criterium 'Identiteitskaart' in Relatie A niet geactiveerd worden. In dit geval voeg je bij Bedrijf B een bedrijfsleider toe, en wordt het criterium 'Identiteitskaart' bij Bedrijf B opgevolgd.
Opdrachtbrief
Zorg ervoor dat je een getekende opdrachtbrief hebt toegevoegd om een groene status voor dit criterium te behalen.
Risicoanalyse
Zie het artikel Hoe krijg je een groen vinkje bij de risicoanalyse in de kwaliteitstoetsing? voor meer informatie.
Risicoanalyse (uitgebreid)
Zie het artikel Uitgebreide risicoanalyse voor meer informatie.
UBO
Zie het artikel UBO-berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids voor meer informatie over dit criterium.