Het kwaliteitscriterium Opdrachtbevestiging controleert of er een geldige, ondertekende opdrachtbevestiging aan het relatiedossier is toegevoegd.
Je voegt een ondertekende opdrachtbevestiging toe via de sectie Brieven in het relatiedossier. Afhankelijk van je werkwijze kun je een opdrachtbevestiging opstellen in AdminPulse, een ondertekend exemplaar uploaden of een bestaande opdrachtbevestiging vervangen.
De opdrachtbevestiging opstellen in AdminPulse
Staat er nog geen opdrachtbevestiging in het relatiedossier? Dan kun je die eerst opstellen via de sectie Brieven.
- Open het relatiedossier.
- Ga naar de sectie Brieven.
- Klik op Brief opstellen.
- Kies het juiste sjabloon voor de opdrachtbevestiging.
- Vul de benodigde gegevens in en genereer de brief.
AdminPulse voegt de opdrachtbevestiging daarna toe aan het relatiedossier.
Optie 1: de opdrachtbevestiging digitaal laten ondertekenen
Wil je de opdrachtbevestiging digitaal laten ondertekenen? Klik dan bij de opdrachtbevestiging op Meer acties en kies Verstuur aanvraag tot handtekening.
Voeg de ondertekenaars toe en bevestig. De klant ontvangt een e-mail en kan de opdrachtbevestiging digitaal ondertekenen. Zodra de opdrachtbevestiging is ondertekend, wordt het criterium Opdrachtbevestiging automatisch afgevinkt.
Optie 2: een ondertekend exemplaar uploaden
Heeft de klant de opdrachtbevestiging buiten AdminPulse ondertekend, bijvoorbeeld op papier? Dan kun je het ondertekende document uploaden bij de bestaande opdrachtbevestiging.
- Klik bij de opdrachtbevestiging op Meer acties.
- Kies Vervang document.
- Upload het ondertekende document.
- Klik opnieuw op Meer acties.
- Kies Als getekend markeren.
Een buiten AdminPulse opgestelde opdrachtbevestiging uploaden
Is de opdrachtbevestiging volledig buiten AdminPulse opgesteld en ondertekend? Dan kun je het ondertekende document rechtstreeks toevoegen via de sectie Brieven.
- Open het relatiedossier.
- Ga naar de sectie Brieven.
- Klik op Document uploaden.
- Selecteer het ondertekende bestand en markeer het als getekend.
AdminPulse registreert het document automatisch als getekende opdrachtbevestiging. Daardoor wordt het criterium Opdrachtbevestiging afgevinkt.
Wat als de opdrachtbevestiging een vervaldatum heeft?
Heeft de opdrachtbevestiging een einddatum? Dan houdt AdminPulse rekening met die datum voor het criterium Opdrachtbevestiging.
Is de einddatum verstreken? Dan wordt het criterium opnieuw rood. Nadert de einddatum binnen 30 dagen? Dan wordt het criterium oranje.
In beide gevallen stuurt AdminPulse ook een melding, zodat je de opdrachtbevestiging op tijd kunt opvolgen. Die melding wordt alleen verstuurd als deze niet is uitgeschakeld.
Staat er geen einddatum op de opdrachtbevestiging? Dan vervalt het criterium niet automatisch.
💡 Goed om te lezen
- Meer informatie over het opstellen van opdrachtbevestigingen en het beheren van sjablonen vind je in Briefsjablonen - Documentgeneratie.