In AdminPulse kun je bij elke factuur een extra document toevoegen: de factuurspecificatie. Dit document geeft een overzicht van de registraties die je in rekening brengt — en eventueel ook van de registraties die je niet factureert.
💡 Een factuurspecificatie zorgt voor transparantie over het geleverde werk, zonder dat de factuur onoverzichtelijk wordt.
Je bepaalt zelf:
- Welke gegevens worden opgenomen
- Of het document wordt meegestuurd, en op welke manier (niet, op een aparte pagina of als bijlage)
- Of abonnementsregistraties en niet-factureerbare registraties worden weergegeven
Factuurspecificatie instellen op bedrijfsniveau
Je configureert de algemene instellingen voor factuurspecificaties per eigen bedrijf. Deze instellingen gelden standaard voor alle aangemaakte facturen.
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie.
- Stel drie configuraties in die standaard van toepassing zijn op alle factuurspecificaties:
-
-
- Type factuurspecificatie
- Abonnement registraties tonen in specificatie
- Niet-factureerbare registraties tonen in specificatie
-
👉 Deze instellingen gelden als standaard, maar je kunt ze per relatie of opdracht overschrijven.
Type factuurspecificatie – bepaal hoe de factuurspecificatie wordt meegestuurd
Met 'Type factuurspecificatie' bepaal je op welke manier de specificatie wordt toegevoegd aan de factuur. Je hebt drie opties:
-
Geen
Er wordt geen specificatie opgenomen in de factuur zelf, en ook niet als bijlage meegestuurd via e-mail.
💡 Je kunt de factuurspecificatie altijd handmatig downloaden via de knop 'Download specificatie' in het factuuroverzicht. -
Op aparte pagina
De factuurspecificatie wordt toegevoegd als laatste pagina(s) van hetzelfde PDF-bestand als de factuur. -
Als aparte bijlage
Er worden twee documenten meegestuurd: de factuur en de specificatie als afzonderlijke bijlage.
👉 Kies de optie die past bij hoeveel informatie je bij elke factuur aan je klant wilt meegeven.
💡 Je kunt de standaardinstelling overschrijven per relatie of opdracht.
Abonnement registraties opnemen in de factuurspecificatie
Met 'Abonnement registraties tonen in specificatie' bepaal je of in de factuurspecificatie zichtbaar is welke registraties onder het abonnement vallen.
-
Als je dit aanvinkt:
- Alle registraties binnen het abonnement worden weergegeven
- Je biedt volledige transparantie over het werk dat is geleverd binnen het abonnement.
-
Laat je dit uit:
- Alleen het totaalbedrag van het abonnement wordt vermeld.
- Registraties binnen het abonnement worden niet getoond.
- De specificatie is korter en minder gedetailleerd
Niet-factureerbare registraties opnemen in de factuurspecificatie
Soms registreer je tijd of kosten die je niet factureert. De instelling 'Niet-factureerbare registraties tonen in specificatie' bepaalt of deze registraties toch in de specificatie worden opgenomen.
-
Aangevinkt:
- Je klant ziet alle registraties, ook de niet-factureerbare.
- Dit bevordert de transparantie.
-
Niet aangevinkt:
- Alleen de daadwerkelijk gefactureerde registraties worden getoond.
- Ideaal als je je communicatie richt op het resultaat in plaats van op de inspanning.
💡 Ideaal voor klanten die waarde hechten aan een volledig overzicht van jouw werk – ook als daar geen kosten aan verbonden zijn.
De opmaak van factuurspecificaties beheren via sjablonen
Net als bij facturen kun je ook de opmaak van de factuurspecificatie aanpassen aan je eigen huisstijl en wat betreft inhoud. Zo bepaal je zelf hoe de specificatie aan je klant wordt gepresenteerd.
Gebruik de voorbeelden bovenaan het scherm 'Factuursjablonen' als basis en raadpleeg de algemene documentatie over invulvelden via ‘i Invulvelden’.
Zo voeg je een sjabloon voor factuurspecificaties toe:
- Ga naar Instellingen > Factuursjablonen
- Klik op de knop ‘+Toevoegen’ om een nieuw sjabloon aan te maken
- Geef het sjabloon een duidelijke, herkenbare naam
- Selecteer de gewenste taal
- Kies het bedrijf (indien van toepassing)
- Selecteer 'Factuurspecificatie' als sjabloontype
- Upload je afgewerkte sjabloon
- Alternatief: gebruik de knop met de twee pijltjes om een bestaand sjabloon te vervangen
Met behulp van sjablonen groepeer je registraties op datum, relatie, prijslijstitem enzovoort. Dat zorgt voor heldere en gestructureerde informatie voor je klant.
👉 Je kunt meerdere sjablonen aanmaken, maar slechts één actieve instelling per bedrijf tegelijkertijd gebruiken. Voor uitzonderingen (op relatieniveau of per opdracht) kun je een ander sjabloon selecteren dan het actieve sjabloon.
💡 Meer informatie over hoe je een lay-out opmaakt, vind je in dit artikel over lay-out: Factuurlay-out
Afwijkende instellingen voor factuurspecificaties per relatie of opdracht instellen
In bepaalde situaties wil je voor een specifieke klant of opdracht andere instellingen gebruiken dan die op bedrijfsniveau.
Uitzonderingen per relatie instellen
Zo stel je een afwijkend type factuurspecificatie of sjabloon in per relatie:
- Ga naar de relatiefiche
- Open de sectie Facturatie > blok ‘Factuurgegevens en instellingen’
- Kies een van de drie types onder 'Type factuurspecificatie'
en/of - Selecteer het gewenste sjabloon via de dropdown naast 'Sjabloon voor factuurspecificatie'
💡 Handig wanneer cliënten verschillende voorkeuren hebben voor informatie of rapportages.
Uitzonderingen per opdracht instellen
Werk je met opdrachten? Dan kun je per opdracht het gewenste type factuurspecificatie en sjabloon kiezen. Zo doe je dat:
- Ga naar de relatiefiche
- Open de sectie Facturatie > blok Facturatieplanning
- Klik op het tandwielicoon naast de opdracht waarvoor je de instellingen wil wijzigen
- Kies het gewenste type factuurspecificatie
en/of - Selecteer het sjabloon dat je voor deze opdracht wilt gebruiken
💡 Ideaal voor klanten met meerdere projecten waarbij je voor elk project een andere presentatie of mate van detail wil tonen.
Handmatig een losse factuurspecificatie downloaden
Wil je een factuurspecificatie afzonderlijk downloaden? Zo doe je dat:
- Ga naar het factuuroverzicht (Facturatie > Facturen)
- Zoek de factuur waarvoor je de specificatie wilt downloaden
- Klik op het pijltje rechts naast de factuur om het keuzemenu te openen
- Kies ‘Download specificatie’
- Kies in de pop-up die verschijnt of je niet-factureerbare registraties wilt opnemen
- Het document wordt automatisch als PDF gegenereerd
Wanneer gebruik je ‘Download specificatie’?
- Als het type factuurspecificatie op ‘Geen’ staat, maar je toch een overzicht nodig hebt
- Als je de specificatie los wilt versturen, apart van de factuur
- Wanneer je tijdelijk meer informatie wilt meesturen dan standaard is ingesteld
- Voor intern gebruik (bijvoorbeeld voor controle of analyse)
‘Download specificatie’ biedt maximale flexibiliteit, zonder dat je je instellingen hoeft aan te passen.
👉 Let op: deze functie is niet beschikbaar voor vrije facturen.
💡 Goed om te lezen
- Wil je dieper ingaan op sjablonen en opmaak? Raadpleeg dan dit artikel: Factuurlay-out