Inhoud
Filters
Algemeen
Bovenaan staan allerlei filters die je kan instellen om de lijst van documenten te beperken. Zo kan je enkel de documenten tonen van een bepaalde relatie, van een bepaalde periode, van een bepaald type en/of een bepaalde verwerkingsstatus.
LET OP! Er wordt enkel gezocht onder de documenten met de labels die geselecteerd zijn in het linkerdeel van het scherm. Voor meer info zie artikel Documenten ordenen.
Als je terugkomt naar het scherm 'Documenten' is de selectie van de vorige keer nog actief.
Mogelijke filters:
- Zoek relatie: typ hier (een deel van de) naam van de relatie om enkel de documenten gelinkt aan deze relatie te zien.
- Zonder relatie: kijk gemakkelijk na of er nog documenten zijn die momenteel niet gelinkt zijn aan een relatie
- Meerdere relaties: zo krijg je de documenten die aan meer dan één relatie gekoppeld zijn
- Eigen bedrijven: indien je gebruik maakt van meerdere Eigen Bedrijven kan je op een bepaald Eigen Bedrijf filteren
- Gemaakt door: filter op de medewerker die het document heeft toegevoegd
- Van - tot: kies zelf een begin- en einddatum waarop je wilt filteren
- Deze maand - dit kwartaal - jaarfilters -alle: voorgedefinieerde filters die op een bepaalde periode filteren
- Zoek document: hiermee kan je snel een een specifiek document zoeken. Je kan hier (een deel van) de documentnaam ingeven
- E-mails, bijlagen, facturen: filter zo bijvoorbeeld snel op enkel e-mails. Of laat net de bijlagen niét zien.
- Type: filter op een bepaald type document
- Status:
- Herkend: het document werd automatisch herkend door AdminPulse
- Identificatie: AdminPulse probeert het type van het document te herkennen
- In verwerking: AdminPulse verwerkt de gegevens op het document (zoals bijv. het afvinken van de deeltaken indien van toepassing)
- Niet herkend: het document kan niet herkend worden door AdminPulse
- Niet van toepassing: documenten die in AdminPulse gecreëerd werden, zoals bijv. facturen, e-mails, volmachten of opdrachtbrieven. Hiertoe behoren ook de voorbeeldtemplates die al standaard in AdminPulse zitten. Al deze documenten kan je ook opvragen in het documentenscherm.
- Verwerkt: het document werd herkend door AdminPulse of een niet herkend document werd handmatig aangepast
- E-mail status:
- Afgeleverd: de e-mail werd afgeleverd
- Afleveren mislukt: de e-mail kon niet afgeleverd worden. Dit kan voorvallen als er een probleem is bij de mailbox van de persoon die de mail ontvangt. Deze kan bijvoorbeeld te vol zijn.
- Geopend: de e-mail werd geopend
- Niet geopend: hiermee kan je gemakkelijk filteren op de e-mails die nog niet geopend werden door de ontvanger (dit omvat zowel de niet-afgeleverde mails als de afgeleverde mails die nog niet geopend werden)
- Status handtekening:
- Leeg: indien voor een document het niet relevant is of er een handtekening is, dan kan je dit veld leeg laten
- Geen handtekening: er werd nog geen verzoek om te handtekenen verstuurd
- Handtekening nodig: document bevat nog geen handtekening
- Ingetrokken: er werd een verzoek gestuurd om te handtekenen dat daarna weer werd ingetrokken
- Vervallen: het verzoek om het document te handtekenen is vervallen
- In afwachting: er is een verzoek verstuurd om het document te handtekenen
- Gefaald: het verzoek om te handtekenen kon niet verstuurd worden
- Geweigerd: de persoon aan wie gevraagd werd om te handtekenen heeft het document niet willen handtekenen
- Getekend: het document werd getekend
- Met documentlabels: zoek op documenten met één of meerdere documentlabels
- Zonder documentlabels: zoek documenten die één of meerdere documentlabels NIET bevatten
Meer filters
- Medewerker, medewerker (vervanger), vennoot en verantwoordelijke. Zo kan je bijvoorbeeld filteren op documenten voor relaties waarvoor jij de medewerker bent in de relatiefiche.
Overzicht
Onder de balk met filters staat het overzicht van de documenten. Hier zie je steeds de lijst van de documenten die binnen de ingestelde filters vallen. Door te klikken op de kolomnaam kan je de sortering omdraaien.
Met een klik op de actieknop start je de actie die voorgesteld wordt op de knop. Andere acties kan je kiezen via het menu dat je opent met een klik op het pijltje. In het onderstaande voorbeeld is het document aan een relatie linken de voorgestelde actie, maar via het pijltje zijn ook Openen en een nieuwe to-do maken beschikbaar.