Instellen van factuur- en creditnotanummering

In AdminPulse stel je flexibel in hoe facturen en creditnota’s genummerd worden. Je bepaalt de nummering afzonderlijk voor zowel het huidige als het volgende boekjaar. Zo werk je flexibel, behoud je het overzicht en voorkom je verwarring of fouten.
Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen om de nummering te configureren.

In dit artikel lees je:

• Hoe je het formaat van het jaartal kiest
• Hoe je een aparte nummering voor creditnota’s instelt
• Hoe je een nummerformaat maakt voor facturen en creditnota’s (bijvoorbeeld 2025-0001 of FAC-25-001)
• Hoe je een aangepaste startwaarde instelt voor de factuur- en creditnotatellers

Overzicht van beschikbare instellingen voor factuurnummers en creditnotanummers

In AdminPulse stel je de nummering afzonderlijk in per boekjaar (Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen). De instellingen zijn gegroepeerd per jaar onder Huidig boekjaar en Volgend boekjaar.

Per boekjaar kun je de volgende zaken instellen:

• De startdatum van het boekjaar
• Of je een aparte nummering voor creditnota’s wilt toepassen
• Het formaat van de factuurnummers
• Het formaat van de creditnotanummers
• De startwaarde van de factuurteller
• De startwaarde van de creditnotateller

Verder boven op de pagina kun je ook het Formaat van jaartal factuurnummers kiezen (bijvoorbeeld “Jaar van startdatum boekjaar”). Die instelling bepaalt hoe het jaartal wordt weergegeven in je nummerformaat, bij gebruik van de elementen [JJ] en [JJJJ].

In dit artikel bespreken we al deze instellingen stap voor stap.

Formaat van het jaartal in factuurnummers instellen

Je kunt kiezen welk jaartal wordt weergegeven in je factuurnummers. Dit bepaalt welk getal wordt ingevuld via de elementen  [JJ] en [JJJJ] in je nummerformaat. Deze elementen worden verderop in dit artikel toegelicht.

Je hebt drie keuzemogelijkheden bij 'Formaat van jaartal factuurnummers':

• Jaar van startdatum boekjaar (standaard)
  • Gebruikt het jaar waarin het boekjaar aanvangt.
  • Voorbeeld: Boekjaar begint op 1 januari 2025 → jaartal is 25.
  • Voorbeeld (gebroken boekjaar): 1 juli 2024 – 30 juni 2025 → factuur van januari 2025 krijgt jaartal 24.
• Jaar van factuurdatum
  • Gebruikt het kalenderjaar van de factuurdatum, ongeacht het boekjaar.
  • Voorbeeld: Factuur van 15 maart 2025 → jaartal 25, ook al behoort deze tot boekjaar 2024.
• Jaar van einddatum boekjaar
  • Gebruikt het jaar waarin het boekjaar eindigt.
  • Voorbeeld: 1 juli 2024 – 30 juni 2025 → facturen krijgen jaartal 25.

Welke instelling kies je het beste voor het jaartal?

• Werk je met een gebroken boekjaar? Denk goed na over deze keuze om verwarring te voorkomen.
• Wil je dat het jaartal aansluit bij de datum van de factuur? Kies dan voor "Jaar van factuurdatum".
• Werk je strikt per boekjaar? Kies dan voor begin- of eindjaar, afhankelijk van je voorkeur.

💡 Als je geen keuze maakt, gebruikt AdminPulse standaard het jaar van de startdatum van het boekjaar.

👉 De gekozen optie geldt voor alle facturen en creditnota’s.

Start van het boekjaar instellen

In AdminPulse geef je zelf aan wanneer je boekjaren beginnen. Hiervoor gebruik je twee velden:

• Start boekjaar in de sectie Huidig boekjaar
• Start boekjaar in de sectie Volgend boekjaar

Je stelt deze data in via een datumveld. Welke startdatum je kunt aanpassen, hangt ervan af of je een nieuwe AdminPulse-omgeving gebruikt of al met een bestaande omgeving werkt.

Start boekjaar instellen in een nieuwe AdminPulse-omgeving

Begin je net met AdminPulse? Dan heb je maximale flexibiliteit:

• Je kunt de startdatum van het huidige boekjaar vrij kiezen
• Ook de startdatum van het volgende boekjaar is instelbaar
• Voorwaarden:
  • Huidig boekjaar: datum mag niet vroeger zijn dan 1 jaar geleden
  • Volgend boekjaar: vanaf vandaag of later

Zo stem je je boekhouding perfect af op je financiële jaar.

Start boekjaar instellen in een bestaande AdminPulse-omgeving

Als je al een boekjaar hebt afgesloten of als er al facturen of creditnota’s zijn aangemaakt, gelden er beperkingen om de juistheid van je administratie te garanderen:

Start huidig boekjaar

• Niet meer aanpasbaar zodra er een vorig boekjaar bestaat in AdminPulse
• Niet aanpasbaar als er al genummerde facturen of creditnota’s zijn in het huidige boekjaar

Start volgend boekjaar

• Nog wél aan te passen, zolang er nog geen genummerde facturen of creditnota’s zijn voor dat jaar

Aparte nummering voor creditnota’s instellen

In AdminPulse kun je aangeven of creditnota’s een eigen nummerreeks hebben of gebruikmaken van dezelfde reeks als de facturen. Deze instelling configureer je via de optie Aparte nummering voor creditnota’s. Vink het selectieveld aan of uit, afhankelijk van je voorkeur voor nummerbeheer:

• Uitgeschakeld (standaard) – Gedeelde teller voor facturen en creditnota’s:
  • Facturen en creditnota’s maken gebruik van dezelfde nummerreeks.
  • De nummering loopt dus chronologisch door over beide documenttypes.
• Ingeschakeld – Aparte tellers voor facturen en creditnota’s:
  • Facturen en creditnota’s beschikken over elk hun eigen teller.
  • Je kunt dan ook een aparte startwaarde en een eigen nummerformaat instellen voor creditnota’s.

👉 Zodra er in een boekjaar een creditnota is aangemaakt, kun je deze instelling niet meer wijzigen voor dat jaar.

💡 Ongeacht of je werkt met een gedeelde of aparte teller, kun je altijd een eigen formaat kiezen voor zowel facturen als creditnota’s.

Formaat factuurnummers instellen

In AdminPulse stel je je factuurnummerformaat zelf samen met behulp van elementen. Zo creëer je een overzichtelijke, herkenbare en professionele nummerstructuur die aansluit bij jouw manier van werken.

Klik in het veld naast Formaat factuurnummer om de configurator voor factuurnummers te openen.

Wat zie je in de configurator voor factuurnummers?

Bovenin staan de beschikbare elementen. Klik op een element om deze toe te voegen aan je gewenste structuur:

• [JJ] – jaartal in 2 cijfers (bijv. 25)
• [JJJJ] – jaartal in 4 cijfers (bijv. 2025)
• [MM] – maand in 2 cijfers (bijv. 01)
• [Teller:Nx] – teller met x cijfers (bijv. 0001)
• [Tekst] – eigen tekst of scheidingstekens (bijv. INV- of -)

👉 Het element [Teller:Nx] is slechts één keer te gebruiken.

In het midden van de configurator stel je je formaat samen:

• Sleep onderdelen om de volgorde aan te passen
• Verwijder onderdelen met het kruisje (×)
• Kies voor de teller het aantal cijfers (bijv. 4 voor “0001”)
• Voor tekst: typ je eigen inhoud of scheidingsteken(s)

Daaronder zie je een dynamische weergave met voorbeelden en eventuele waarschuwingen op basis van je gekozen formaat:

• Voorbeeld – toont hoe het nummer eruitziet
• Eerste factuurnummer – geeft weer welk nummer eerst zal worden gebruikt
• Waarschuwingen 

Gebruik de knoppen onderaan om op te slaan, te wissen, te herstellen of te annuleren. De knop Opslaan wordt pas geactiveerd zodra er een teller in het formaat is opgenomen.

Regels voor het formaat van factuurnummers

Houd bij het instellen van je factuurnummerformaat rekening met de volgende voorwaarden:

• Het formaat moet minimaal één teller bevatten ([Teller:Nx])
• Het startnummer moet minimaal 1 zijn
• Het formaat geldt per boekjaar
• AdminPulse voegt automatisch voorloopnullen toe zodat het nummer altijd uit het ingestelde aantal cijfers bestaat (bijv. 0001 voor de eerste factuur met een teller van 4 cijfers). 
  Wordt de teller groter dan het ingestelde formaat (bijvoorbeeld 1000 bij formaat N3), dan wordt het volledige nummer getoond – de teller groeit dus automatisch mee.
• Een factuurnummer mag maximaal 50 tekens bevatten

👉 Deze instellingen zijn altijd aanpasbaar. Zodra je het factuurnummerformaat wijzigt, geldt dat direct voor de eerstvolgende genummerde factuur.

💡 Aanbevelingen voor factuurnummerformaten

• Kies een formaat waarbij jaartal en volgnummer duidelijk zichtbaar zijn
• Gebruik scheidingstekens zoals - of / voor de leesbaarheid
• Voorzie voldoende cijfers in de teller (bijv. 4 of 5) afhankelijk van je factuurvolume
• Overweeg een prefix zoals INV- of CN- om aan te duiden om welk type document het gaat
• 👉 Pas je nummerformaat aan aan de vereisten van je boekhoudpakket.
  Let op: het factuurnummer mag niet langer zijn dan wat je boekhoudsoftware ondersteunt. Te lange nummers kunnen problemen opleveren bij het importeren van facturen.
  Raadpleeg de handleiding van je boekhoudsoftware voor de geldende limieten.
• Stel je nummerformaat in vóór je de eerste factuur van het boekjaar aanmaakt

Voorbeelden van factuurnummerformaten

• [JJ]-[Teller:N4] → 25-0001, 25-0002,...
• [JJJJ]/[Teller:N3] → 2025/001, 2025/002,...
• INV-[JJ]-[Teller:N5] → INV-25-00001,...
• [JJJJ]-[MM]-[Teller:N3] → 2025-01-001,...
• Gedetailleerd voorbeeld: factuurnummer instellen als "FAC-000001"
  
  Wil je facturen nummeren als FAC-000001? Volg dan deze stappen in de configurator:
  1. Klik op ‘Wis’ om met een leeg formaat te beginnen
  2. Klik op het element [Tekst]
  3. Typ FAC- in het tekstveld
  4. Klik op het element [Teller:Nx] om een teller toe te voegen
  5. Vul bij het veld # het aantal gewenste cijfers in (bijv. 6 voor “000001”)

💡 AdminPulse zorgt automatisch voor het juiste aantal voorloopnullen zodat de teller altijd uit het opgegeven aantal cijfers bestaat.

Formaat van creditnotanummers instellen

Het instellen van het formaat voor creditnota’s verloopt apart via het veld Formaat creditnotanummers, maar het principe is hetzelfde als bij facturen. Je gebruikt dezelfde configurator en dezelfde bouwstenen: [JJ], [JJJJ], [MM], [Tekst], en [Teller:Nx]. Een teller is ook hier verplicht.

Startwaarde factuurteller instellen

Met de startwaarde van de factuurteller bepaal je vanaf welk nummer je factuurnummering begint binnen een boekjaar. Je kunt bijvoorbeeld starten vanaf 100 of 1000 in plaats van 1.

Waarom een aangepaste startwaarde voor factuurtellers gebruiken?

• Voor een professionelere uitstraling
• Als je weinig facturen hebt, maar toch een reeks met hogere nummers wilt tonen
• Om een consistente nummering over de jaren te behouden
• Voor een betere aansluiting met externe systemen zoals je boekhoudpakket

Aandachtspunten bij het instellen van de startwaardes

• De standaard startwaarde is 1
• De startwaarde stel je afzonderlijk in per boekjaar
• De startwaarde is alleen wijzigbaar zolang er nog geen facturen zijn genummerd binnen dat boekjaar. Na het aanmaken van de eerste factuur, wordt deze instelling vergrendeld.

💡 Tip: Stel de startwaarde in vóór je de eerste factuur aanmaakt.

Startwaarde teller creditnota's instellen

Wil je dat creditnota’s beginnen vanaf een ander nummer dan facturen? Stel dan een aparte startwaarde in. Dit is alleen mogelijk als er aparte nummering voor creditnota’s is ingeschakeld.

Wanneer kun je de startwaarde voor de creditnota teller instellen?

• Alleen als aparte nummering voor creditnota’s is ingeschakeld
• Zolang er nog géén genummerde creditnota’s zijn in het boekjaar

💡 Tip: Stel de startwaarde in vóórdat je de eerste creditnota maakt.

Waarom een aangepaste startwaarde voor creditnotatellers gebruiken?

• Zodat creditnota’s beginnen vanaf een ander getal dan facturen (bijv. 2001 vs.1001)
• Gebruik een apart bereik zoals CN-2001 tegenover IN-1001
• Voor een betere aansluiting met boekhoudsoftware of andere externe systemen