FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe?

Je kunt je afwezigheden invoeren via verschillende schermen:

• Nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie)
• Registratieoverzicht (Registratie > Overzicht)
• Afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender)
• Afwezigheden tellers widget (Homepagina )

Afwezigheden voeg je toe via de knop of menu-optie 'Afwezigheid toevoegen' in deze schermen.

In deze handleiding lees je stap voor stap hoe dit werkt.

Afwezigheid toevoegen via 'Nieuwe registratie'

Via 'Nieuwe registratie' voeg je een afwezigheid toe voor één specifieke dag.

1. Ga naar Registratie > Nieuwe registratie en klik op 'Afwezigheid toevoegen' onderaan het scherm.
2. Vul de gegevens in (meer hierover in Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen).
3. Sla de gegevens op door op Opslaan te klikken.

De ingevoerde afwezigheid wordt weergegeven in de lijst met registraties voor de gekozen dag. Gebruik de navigatiepijltjes bovenaan om naar eerdere of latere dagen te gaan.

Afwezigheid toevoegen via het registratieoverzicht

In het registratieoverzicht kun je snel afwezigheden toevoegen en bestaande registraties bekijken.

1. Ga naar het overzicht van registraties (Registratie > Overzicht).
2. Klik op het pijltje naast '+Toevoegen' en selecteer 'Afwezigheid toevoegen'.
3. Vul de afwezigheidsgegevens in via het pop-upscherm en sla ze op (meer hierover in Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen).

De afwezigheid verschijnt in het overzicht. Je kunt hier eenvoudig filteren op gebruiker, datum of type afwezigheid.

Afwezigheid toevoegen via de afwezigheden kalender

Via de afwezigheden kalender voeg je afwezigheden toe met een visueel overzicht per gebruiker en per dag.

1. Ga naar Hrm > Afwezigheden kalender.
2. Klik rechtsboven op '+Afwezigheid toevoegen' en selecteer vervolgens 'Afwezigheid toevoegen'.
3. Vul de afwezigheidsgegevens in via het pop-upscherm en sla ze op (meer hierover in Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen).

De ingevoerde afwezigheid wordt direct in de kalender weergegeven. Zo heb je een overzicht van alle afwezigheden per gebruiker en per dag.

Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen

In het pop-upscherm 'Afwezigheid toevoegen' vul je snel en nauwkeurig afwezigheden in. Hieronder vind je een overzicht van de velden en opties.

Beschikbare velden bij het toevoegen van afwezigheden

• Eigen bedrijf: Kies het relevante eigen bedrijf (als er meerdere zijn ingesteld).
• Datum: Geef de startdatum van de afwezigheid op.
• Prijslijstitem (wat): Selecteer het type afwezigheid (bijvoorbeeld vakantie of ziekte) uit de vooraf ingestelde lijst.
• Duur van de afwezigheid: Kies hoe je de duur van je afwezigheid wilt invoeren (in uren, halve dag, hele dag of meerdere dagen).
  • In uren (Van - Tot of Duur)
    • Ben je slechts een deel van de dag afwezig, dan kun je werken met Van en Tot. Zo geef je zelf een begin- en einduur in en berekent AdminPulse automatisch de duur.
    • Je kunt ook meteen een Duur invullen. AdminPulse laat je afwezigheid dan aansluiten op je laatst gemaakte registratie.
    • 👉 Gebruik Van - Tot als je de start- en eindtijd precies wilt bepalen. Gebruik Duur als je vooral de lengte van de afwezigheid wilt invoeren.
  • Halve dag
    • Kies Halve dag als je maar een halve dag afwezig bent. Selecteer daarna of het om een voormiddag of namiddag gaat.
  • Hele dag
    • Ben je de volledige dag afwezig, vink dan Hele dag aan. Je hoeft dan geen Van- en Tot-uren in te vullen. AdminPulse registreert de afwezigheid op basis van je uurrooster: vanaf de begintijd in je rooster en met als duur het aantal uren dat je normaal zou werken die dag.
  • Blokken of periodes ingeven (meerdere dagen)
    • Wil je meerdere volledige dagen achter elkaar toevoegen (bijvoorbeeld vakantie, ADV of een langere afwezigheid)? Gebruik dan Hele dag in combinatie met een periode.
    • Geef aan hoeveel opeenvolgende dagen de afwezigheid geldt. Je telt alleen de dagen mee waarop je volgens het uurrooster normaal zou werken.
      AdminPulse berekent automatisch de juiste begin- en einddatum en koppelt hier de juiste uren aan op basis van het uurrooster.
    • 👉 Dagen waarop geen werk verwacht wordt (zoals weekends, vaste vrije dagen of feestdagen) worden automatisch overgeslagen.
• Interne opmerking: Voeg een interne opmerking toe (optioneel). Deze opmerking is bedoeld voor intern gebruik en helpt om extra context te bewaren.

Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren of op Annuleren om te stoppen.

Kun je werkuren registreren op een dag met afwezigheid?

Ja, dat kan, maar niet wanneer je al een volledige dag afwezigheid hebt geregistreerd.

AdminPulse staat niet toe dat je werkuren toevoegt op een dag waarop al een volledige dag vakantie of een andere afwezigheid is geregistreerd, omdat er die dag geen werk wordt verwacht.

Hoe werkt dit concreet?

• Heb je een volledige dag (of meerdere dagen) afwezigheid geregistreerd, dan kun je op die dag geen werkuren meer toevoegen.
• Heb je slechts een deel van de dag afwezigheid geregistreerd (bijvoorbeeld een halve dag), dan kun je nog wel werkuren registreren, zolang de totale afwezigheid minder blijft dan een volledige werkdag.

Wat kun je doen als je toch wilt registreren op een dag met afwezigheid?

• Optie 1: Registreer een halve dag (of minder) afwezigheid en voeg daarna de gewerkte uren toe als werkregistratie.
• Optie 2: Registreer alleen de gewerkte uren en geen afwezigheid voor die dag.

👉 Deze controle is een vaste validatie in AdminPulse en kan niet worden aangepast of uitgeschakeld.

Overzicht en rapporten van afwezigheden

Het overzicht van registraties (Registratie > Overzicht) toont niet alleen gewerkte tijd, maar ook alle afwezigheden. Met een filter op de Type-kolom kun je bijvoorbeeld:

• Registraties per gebruiker in een bepaalde maand opvragen.
• Het totale aantal vakantiedagen van een gebruiker bekijken per jaar.
• Een overzicht maken van ziektedagen of andere afwezigheidstypes.

Daarnaast vind je ook afwezigheidsgerelateerde gegevens onder het menu Hrm (alleen zichtbaar als je voldoende toegangsrechten hebt).

💡Goed om te lezen

• Wil je een afwezigheid voor een collega invoeren? Zie ook: FAQ - Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of tijd voor tijd toevoegen voor een andere gebruiker?
• Voor een introductie en overzicht van de HRM-mogelijkheden binnen AdminPulse, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse