FAQ - Hoe voeg je afwezigheden toe?

Je kunt afwezigheden toevoegen via verschillende schermen:

• Nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie)
• Registratieoverzicht (Registratie > Overzicht)
• Afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender)
• Afwezigheden tellers widget (Homepagina )

In deze schermen voeg je een afwezigheid toe via de knop of menu-optie Afwezigheid toevoegen.

In dit artikel lees je hoe je een afwezigheid toevoegt, welke gegevens je kunt invoeren en wanneer je op een afwezigheidsdag nog werkuren kunt registreren.

Afwezigheid toevoegen via Nieuwe registratie

Via Nieuwe registratie voeg je een afwezigheid toe voor één specifieke dag.

1. Ga naar Registratie > Nieuwe registratie en klik onderaan op Afwezigheid toevoegen.
2. Vul de gegevens in. Meer informatie over de beschikbare velden vind je onder Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen.
3. Klik op Opslaan.

De afwezigheid verschijnt in de lijst met registraties voor de gekozen dag. Gebruik de navigatiepijltjes bovenaan om naar een eerdere of latere dag te gaan.

Afwezigheid toevoegen via het registratieoverzicht

Via het registratieoverzicht kun je afwezigheden toevoegen en bestaande registraties bekijken.

1. Ga naar Registratie > Overzicht.
2. Klik op het pijltje naast +Toevoegen en selecteer Afwezigheid toevoegen.
3. Vul de afwezigheidsgegevens in en klik op Opslaan. Meer informatie over de beschikbare velden vind je onder Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen.

De afwezigheid verschijnt in het overzicht. Je kunt het overzicht onder meer filteren op gebruiker, datum of type afwezigheid.

Afwezigheid toevoegen via de afwezigheden kalender

Via de afwezigheden kalender voeg je afwezigheden toe vanuit een visueel overzicht per gebruiker en per dag.

1. Ga naar Hrm > Afwezigheden kalender.
2. Klik rechtsboven op +Afwezigheid toevoegen en selecteer vervolgens Afwezigheid toevoegen.
3. Vul de afwezigheidsgegevens in en klik op Opslaan. Meer informatie over de beschikbare velden vind je onder Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen.

De afwezigheid verschijnt direct in de kalender. Zo zie je alle afwezigheden per gebruiker en per dag.

Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen

In het pop-upscherm Afwezigheid toevoegen vul je de gegevens van de afwezigheid in.

Beschikbare velden bij het toevoegen van een afwezigheid

• Eigen bedrijf: Kies het relevante eigen bedrijf als er meerdere eigen bedrijven zijn ingesteld.
• Datum: Voer de startdatum van de afwezigheid in.
• Prijslijstitem (wat): Selecteer het type afwezigheid, bijvoorbeeld vakantie of ziekte.
• Duur van de afwezigheid: Kies hoe je de duur wilt invoeren: in uren, als halve of hele dag, of voor meerdere dagen.
  • In uren (Van - Tot of Duur)
    • Ben je slechts een deel van de dag afwezig? Vul dan bij Van en Tot de begin- en eindtijd in. AdminPulse berekent automatisch de duur.
    • Je kunt ook meteen een Duur invullen. AdminPulse laat de afwezigheid dan aansluiten op je laatst gemaakte registratie.
    • 👉 Gebruik Van - Tot als je de begin- en eindtijd precies wilt bepalen. Gebruik Duur als je alleen de duur van de afwezigheid wilt invoeren.
  • Halve dag
    • Kies Halve dag als je een halve dag afwezig bent. Selecteer daarna Ochtend of Middag.
  • Hele dag
    • Ben je de volledige dag afwezig? Selecteer dan Hele dag. Je hoeft geen begin- en eindtijd in te voeren. AdminPulse registreert de afwezigheid vanaf de begintijd in je uurrooster en gebruikt als duur het aantal uren dat je die dag normaal zou werken.
  • Blokken of periodes invoeren (meerdere dagen)
    • Wil je meerdere volledige dagen achter elkaar toevoegen, bijvoorbeeld voor vakantie, ADV of een langere afwezigheid? Gebruik dan Hele dag in combinatie met een periode.
    • Geef aan voor hoeveel opeenvolgende dagen waarop je volgens je uurrooster normaal werkt de afwezigheid geldt. AdminPulse berekent de begin- en einddatum en bepaalt de uren op basis van het uurrooster.
    • 👉 AdminPulse slaat dagen over waarop je volgens je uurrooster niet werkt, zoals weekenden, vaste vrije dagen en feestdagen.
• Interne opmerking: Voeg eventueel een interne opmerking toe om extra informatie over de afwezigheid te bewaren.

Klik op Opslaan om de afwezigheid te bewaren of op Annuleren om het pop-upscherm te sluiten zonder de gegevens op te slaan.

Kun je werkuren registreren op een dag met afwezigheid?

Ja. Bij een gedeeltelijke afwezigheid kun je daarnaast werkuren registreren. Op een volledige afwezigheidsdag kan dit alleen als de juiste HRM-instelling is ingeschakeld.

Registraties op een volledige afwezigheidsdag toestaan

Deze mogelijkheid wordt voor de volledige AdminPulse-omgeving beheerd via Instellingen > Algemene instellingen > Hrm-instellingen. Daar vind je de instelling Registraties van overuren toegestaan op een afwezigheidsdag.

• De instelling is uitgeschakeld: AdminPulse staat geen werkregistraties toe op een volledige afwezigheidsdag.
• De instelling is ingeschakeld: Je kunt wel werkuren registreren op een volledige afwezigheidsdag. AdminPulse beschouwt deze uren als overuren.

👉 Deze instelling geldt voor de volledige AdminPulse-omgeving, ook als je met meerdere eigen bedrijven werkt.

Overzicht en rapporten van afwezigheden

Het overzicht van registraties (Registratie > Overzicht) toont zowel gewerkte tijd als afwezigheden. Met het filter in de kolom Type kun je bijvoorbeeld:

• De registraties van een gebruiker voor een bepaalde maand opvragen.
• Het totale aantal vakantiedagen van een gebruiker per jaar bekijken.
• Een overzicht van ziektedagen of andere afwezigheidstypen maken.

Onder het menu Hrm vind je nog andere gegevens over afwezigheden. Welke gegevens je ziet, hangt af van je toegangsrechten.

💡 Goed om te lezen

• Wil je een afwezigheid voor een collega invoeren? Lees dan FAQ - Hoe kan ik een registratie, afwezigheid of tijd voor tijd toevoegen voor een andere gebruiker?
• Meer informatie over de HRM-mogelijkheden in AdminPulse vind je in Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse.