Met AdminPulse registreer je eenvoudig en snel werktijd én afwezigheden, terwijl je als beheerder altijd een helder overzicht behoudt.
Afwezigheden kun je toevoegen via de optie 'Nieuwe registratie', rechtstreeks vanuit het overzicht van registraties, of via 'Afwezigheden kalender'. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe dit werkt.
Afwezigheid registreren via 'Nieuwe registratie'
- Ga naar Registratie > Nieuwe registratie en klik op 'Afwezigheid toevoegen' onderaan het scherm
- Vul de gegevens in (meer hierover in de uitleg van het pop-upscherm hieronder)
- Sla de gegevens op door op Opslaan te klikken
De ingevoerde afwezigheid wordt weergegeven in de lijst van registraties voor de gekozen dag. Gebruik de navigatiepijltjes bovenaan om naar eerdere of latere dagen te navigeren.
Afwezigheid toevoegen via het registratie-overzicht
Afwezigheden kunnen ook eenvoudig worden toegevoegd via het overzichtsscherm.
- Ga naar het overzicht van registraties (Registraties > Overzicht)
- Klik op het pijltje naar beneden naast 'Toevoegen' en selecteer 'Afwezigheid toevoegen'
- Vul de afwezigheidsgegevens in via het pop-upscherm en sla deze op (meer hierover in de uitleg van het pop-upscherm hieronder)
De afwezigheid verschijnt in het overzicht en kan eenvoudig worden gefilterd op gebruiker, datum of type afwezigheid.
Afwezigheid toevoegen via de afwezigheden kalender
- Ga naar Hrm > Afwezigheden kalender
- Klik rechtsboven op '+Afwezigheid toevoegen' en selecteer 'Afwezigheid toevoegen'
- Vul de afwezigheidsgegevens in via het pop-upscherm en sla ze op (meer hierover in de uitleg van het pop-upscherm hieronder)
De ingevoerde afwezigheid wordt direct in de kalender weergegeven, waar je een overzicht hebt van alle afwezigheden per gebruiker en per dag.
Details van het pop-upscherm om afwezigheden toe te voegen
In het pop-upscherm 'Afwezigheid toevoegen' kan ja snel en nauwkeurig afwezigheden invullen. Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare velden en opties.
Beschikbare velden
- Eigen bedrijf: Kies het relevante bedrijf, indien er meerdere zijn ingesteld.
- Datum: Geef de startdatum van de afwezigheid op.
- Wat: Selecteer het afwezigheidstype (bijvoorbeeld vakantie of ziekte) uit de vooraf ingestelde lijst.
-
Opties:
- In uren: Specifieke periode binnen een dag. Vul het tijdsinterval in bij "Van" en "Tot".
- Hele dag: Selecteer deze optie als de afwezigheid voor een volledige dag geldt.
- Halve dag: Kies dit als alleen een halve dag van toepassing is.
-
Blokken of periodes ingeven:
- Gebruik de optie 'Hele dag' om blokken met meerdere afwezigheidsdagen tegelijk te registreren (1).
- Geef aan hoeveel opeenvolgende dagen de afwezigheid geldt (2).
- AdminPulse berekent automatisch de data en koppelt hier de juiste uren aan, op basis van het rooster van de gebruiker (3).
Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan of Annuleren om de invoer te stoppen.
Overzicht en rapporten van afwezigheden
Het overzicht van registraties (Registraties > Overzicht) toont niet alleen gewerkte tijd, maar ook alle afwezigheden. Met onder andere een filter op de 'Type'-kolom van de overzichtstabel kun je eenvoudig:
- Registraties per gebruiker in een bepaalde maand opvragen.
- Het totale aantal vakantiedagen van een gebruiker bekijken per jaar.
- Een overzicht maken van ziektedagen of andere afwezigheidstypes.
Daarnaast zijn er ook afwezigheidsgerelateerde gegevens beschikbaar onder het menu Hrm (alleen beschikbaar indien voldoende toegangsrechten).
💡Tips
- Wil je een afwezigheid voor een collega ingeven? Filter het overzicht (Registraties > Overzicht) of de afwezigheden kalender (Hrm > Afwezigheden kalender) eerst op 'gebruiker' en klik pas daarna op het pijltje naast 'Toevoegen'. Zie ook: FAQ - Kan ik een registratie, afwezigheid of tijd voor tijd toevoegen voor een andere gebruiker?
- Zorg ervoor dat de uurroosters volledig en up-to-date zijn. De nauwkeurigheid van afwezigheidsregistraties hangt af van deze correcte instellingen.