Het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) biedt je een helder overzicht van de status van taken en deeltaken binnen een bepaalde periode. Terwijl het Taakbord beperkt is tot taken te doen of in uitvoering zijn, biedt het Taak overzicht ook inzicht in taken die reeds klaar zijn. Met behulp van filters kun je eenvoudig de gewenste gegevens bekijken en aanpassen.
Selecteer een taaksjabloon in de linkerbovenhoek om de bijbehorende taken in de lijstweergave weer te geven. Houd er rekening mee dat alleen taken gebaseerd op een taaksjabloon in dit scherm zichtbaar zijn.
Wat vind je in het Taak overzicht?
Filtermogelijkheden
Bovenaan het overzicht kun je filters toepassen, zoals een specifieke periode, planningsschema of relatie, om alleen relevante taken te tonen. Deze filters bepalen wat er in de tabel wordt weergegeven. Lees het artikel over filteren in het Taak overzicht voor een uitgebreide uitleg.
Taak tabel
De tabel bevat kolommen met gestructureerde informatie over taken:
- Relatie, Opdracht, Status en Deadline en Deeltaken: Klik op een kolomkop om de gegevens eenvoudig te sorteren.
-
Statusbolletjes: Deze visuele indicatoren met kleur geven de voortgang van (deel)taken weer:
- Grijs: Te doen – nog niet gestart.
- Geel: In uitvoering – bezig.
- Groen: Klaar – afgerond.
- Geblokkeerd (verbodsbord): De taak kan niet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld door een ontbrekend document.
- Niet van toepassing (zwart bolletje met wit kruis): De taak is niet relevant voor de huidige situatie.
- Niet uitgevoerd (bolletje met zwarte streep): De taak is gepland, maar niet uitgevoerd.
💡Tip: Houd je muis boven een bolletje om details te bekijken, zoals de verantwoordelijke of de deadline. Groene bolletjes geven bovendien de exacte afwerkingsdatum weer
Belangrijke knoppen in het Taak overzicht
Schuivers
- Datum klaar tonen: Vervangt groene bolletjes door de exacte data waarop deeltaken zijn afgerond.
- Deadlines tonen: Vervangt gele en grijze statusbolletjes door de deadlines van de deeltaken.
- Velden tonen: Hiermee worden de aangemaakte invulvelden als kolom weergegeven, zodat je deze velden voor elke taak snel kunt invullen.
Exporteren
- Exporteren naar Excel: Exporteer taakdata eenvoudig als een Excel-document.
- Volmachten exporteren: Maak een overzicht van volmachten beschikbaar als een Excel-document voor externe verwerking.
Bulkacties
Lees het artikel over Globale acties in het Taak overzicht om meer te leren over bulkacties binnen het Taak overzicht, zodat je meerdere taken tegelijkertijd kunt beheren.
Unieke acties in het Taak overzicht
Aan het einde van elke rij in de lijst vind je enkele actieknoppen waarmee je de volgende handelingen eenvoudig kunt uitvoeren:
- Tijd registreren op een (deel)taak.
- Details van een taak openen.
- Een taak delen.
- Taken openen in het Taakbord.
- Een taak verwijderen.
Hoe werk je met het Taak overzicht?
Status van (deel)taken aanpassen
Klik op een bolletje om de status van een (deel)taak te wijzigen. Houd je muis boven een bolletje en klik op het pijltje voor meer opties, zoals:
- De taakdetails openen.
- Een registratie toevoegen.
Opmerkingen bekijken
Taken met opmerkingen hebben een tekstballonnetje. Beweeg met je muis over het icoon om terugkerende opmerkingen of specifieke taaknotities te bekijken.
Bijlagen openen
Taken met toegevoegde documenten worden aangeduid met een paperclip. Houd je muis boven de paperclip om de documenttitel te bekijken of klik erop om direct taakdetails en documenten te openen.
Sorteren en data overzichtelijk maken in het Taak overzicht
Je kunt de gegevens rangschikken door op een kolomkop te klikken, bijvoorbeeld:
- Sorteer op Relatie om de taken per relatie te groeperen.
- Sorteer op Opdracht om inzicht te krijgen in verschillende soorten opdrachten binnen een specifieke periode.
- Sorteer op Status om taken te groeperen op voortgang (bijvoorbeeld nog niet gestart, in uitvoering of afgerond).
- Sorteer op Deadline om focus te houden op prioriteiten.
Op de Status en deeltaak kolommen kun je aanvullende filters toepassen door op het trechtericoon te klikken. Wanneer een filter op deze manier wordt geactiveerd, kleurt het trechtericoon rood als visuele indicatie.
💡Tip: Combineer sorteeropties met filters voor een nog preciezere weergave.
💡Goed om te lezen
Wil je meer uit het Taak overzicht halen? Bekijk dan de volgende artikelen:
- Taak overzicht: Filters – Leer hoe je specifieke taken en informatie zichtbaar maakt met filters.
- Taak overzicht - Globale acties – Ontdek hoe je tijd bespaart door meerdere taken tegelijkertijd te beheren.