Je hebt 2 manieren om in AdminPulse een nieuwe relatie aan te maken. Deze opties zijn beschikbaar via het scherm 'Nieuwe relatie' in het menu Relatiedossiers. Kies de methode die het beste past bij de beschikbare informatie.
Nieuwe relatie toevoegen vanuit externe systemen
AdminPulse kan eenvoudig gegevens ophalen uit:
- KvK
- Company.info
Wat je hier precies kan gebruiken, hangt af van de integraties die je hebt ingesteld. Voor meer informatie over deze integraties, raadpleeg ons Partner overzicht.
Stappen
- Kies in welke bron je de relatie wilt opzoeken
- Voer een deel of de volledige naam van de onderneming in of gebruik het KvK-nummer
- Selecteer de juiste relatie uit de voorgestelde resultaten
- Vul de velden 'Status' en 'Eigen bedrijf' in (zie uitleg hieronder)
- Sla op
Nieuwe relatie handmatig toevoegen
Indien de relatie (nog) niet in de KvK of een andere database voorkomt, of wanneer het om een privépersoon gaat, kan je de relatie ook handmatig toevoegen. Vul hiervoor de weergegeven velden in.
Verplichte velden
Bij het manueel aanmaken van een nieuwe relatie, zijn er enkele verplicht in te vullen velden.
Btw-identificatienummer: Indien dit nummer nog niet beschikbaar is of je deze niet kent, kan je een tijdelijke optie gebruiken zoals 'Btw-identificatienummer in aanvraag'. Later kan je dit nummer aanpassen in het relatiedossier wanneer het beschikbaar is.
Niet-verplichte velden
Optionele velden zijn niet verplicht bij het aanmaken van de relatie en kunnen op een later moment worden aangepast via het relatiedossier.
Velden die altijd moeten worden ingevuld
Ongeacht de methode die je kiest om een relatie aan te maken, zijn er enkele velden die je altijd moet invullen:
Relatie type
Kies het passende relatie type:
- Bedrijf – Voor rechtspersonen zoals een BV of NV
- Eenmanszaak – Voor individuele ondernemers
- Persoon – Voor relaties zonder juridische rechtsvorm, zoals privépersonen
Je kan het relatie-type later nog aanpassen indien nodig.
Status
Geef aan wat de relatie voor jouw organisatie betekent:
- Klant – Kies deze optie om werk- en kostregistraties te koppelen en facturatie-instellingen toe te voegen.
- Prospect – Voor potentiële klanten waarbij je werk- en kostregistraties wilt koppelen, maar nog niet factureert.
- Eigen bedrijf – Gebruik deze optie om niet-factureerbare tijd binnen je eigen organisatie te registreren.
- Andere – Gebruik deze optie als je enkel de contactgegevens van de relatie wilt opslaan.
Land
Selecteer het land waarin de relatie gevestigd is door dit in de keuzelijst te selecteren.
Eigen bedrijf
Als je meerdere bedrijven in AdminPulse hebt, selecteer dan het eigen bedrijf waaraan je de relatie wilt koppelen.