💡Lees als intro Overzicht: Taakbord – Structuur en inhoud om meer te weten te komen over de algemene opbouw van het Taakbord en de basisfunctionaliteiten.
Filters en zoeken naar taken op het Taakbord
Bovenaan het Taakbord vind je een overzicht van de status van jouw takenlijst in verhouding tot deadlines. Dit biedt je direct inzicht in de volgende aspecten:
- Totaal: Het totale aantal zichtbare taken op het Taakbord.
- Waar ik aan kan starten: Taken die klaar zijn om opgestart te worden.
- Geblokkeerd: Het aantal taken dat momenteel geblokkeerd is.
- Voorbij de deadline: Het aantal taken waarvan de deadline is overschreden.
- Deadline binnen een week, twee weken of drie weken: Het aantal taken met een deadline binnen deze specifieke termijnen.
Klik op een van de getallen bovenaan om alleen de betreffende categorie taken te zien. Dit biedt een eenvoudige en snelle manier om prioriteiten te stellen en direct actie te ondernemen:
- Geblokkeerde taken: Bekijk deze taken om te zien of je collega's kunt helpen door een taak te ontgrendelen. Dit kan een team helpen verder te werken aan het project.
- Taken voorbij de deadline: Identificeer deze taken om prioriteit te verschuiven of eventueel de klant te informeren over een vertraging.
- Waar ik aan kan starten: Werk aan deze taken die onmiddellijk beschikbaar zijn, zonder blokkades. Dit versnelt je workflow.
- Deadline binnen een week: Focus je op deze taken om dringende items tijdig af te ronden.
Beschikbare filteropties
Met behulp van filters zoek je snel en gericht een bepaalde taak of deeltaak. Combineer verschillende filters, bijvoorbeeld een relatie, gebruiker en deadline, om tot specifieke resultaten te komen.
Hieronder vind je de beschikbare filteropties:
- Relatie: Filter op een specifieke relatie of klant.
- Taak toegewezen aan: Toon alleen de taken die aan een specifieke gebruiker zijn toegewezen.
- Taaksjablonen: Filter op sjablonen waarop taken gebaseerd zijn.
- Deeltaak selecteren: Zoek naar specifieke deeltaken binnen een taaksjabloon.
- Status: Filter op de huidige status van taken, zoals Te doen, In uitvoering, Klaar of Niet klaar.
-
Status deeltaak: Filter taken op de status van deeltaken.
- 'To do' filter: Toont hoofdtaken en hun deeltaken als een deeltaak gemarkeerd is als 'To do'.
- 'In uitvoering' filter: Toont hoofdtaken en hun deeltaken als een deeltaak gemarkeerd is als 'In uitvoering'.
- 'Klaar' filter: Toont hoofdtaken en hun deeltaken als een deeltaak gemarkeerd is als 'Klaar'.
- 'Niet klaar' filter: Toont hoofdtaken en hun deeltaken als een deeltaak gemarkeerd is als 'To do' of 'In uitvoering'.
- Planningsschema: Zoek taken gekoppeld aan specifieke planningsschema's.
- Datuminterval: Filter op een specifieke periode via een Van - Tot selectie.
Extra opties en instellingen
- Filter (en toon) enkel deeltaken van de geselecteerde gebruiker: Gebruik deze schuifoptie om de zichtbare lijst te beperken tot enkel de deeltaken van een specifieke gebruiker.
- Filter de taken waar de geselecteerde gebruiker aan kan starten: Laat alleen de taken zien die direct door de geselecteerde gebruiker uitgevoerd kunnen worden.
Klik op 'Meer filters' voor toegang tot aanvullende filteropties, waaronder bijvoorbeeld 'Taken uit het verleden tonen'. Hiermee kun je taken bekijken die klaar zijn en waarvan de deadline is verstreken. Als je een filter hebt gebruikt en je weer alle taken wilt zien, klik dan op 'Filters terugzetten'.
Met de functionaliteit 'Bewaar zoekopdracht' kun je specifieke filterinstellingen opslaan. Dit is vooral handig als je regelmatig dezelfde groep taken wilt bekijken, zoals alle taken met een deadline binnen een week toegewezen aan een bepaalde gebruiker.
Werken met taken en deeltaken op het Taakbord
Taak toevoegen
Taken kunnen op twee manieren worden toegevoegd op het Taakbord:
- Automatisch: Via de taakplanning.
-
Handmatig:
Volg deze stappen voor het handmatig toevoegen van een taak:
- Klik op de '+ Toevoegen' knop links bovenaan in het Taakbord.
- Kies of je een bestaand Taaksjabloon wilt gebruiken of een nieuwe eenmalige taak wilt aanmaken door 'Taaksjabloon selecteren' uit te schakelen.
- Vul de parameters in, zoals:
- Relatie
- Deadline
- Toegewezen aan
- Prijslijst item
- Labels
- Opmerking
- Klik op OK om de taak toe te voegen aan het Taakbord.
Deeltaak toevoegen
Wil je een taak opdelen in kleinere deeltaken of moet er een extra actie worden ondernomen? Volg deze stappen:
- Open de hoofdtaak door te klikken op de driehoek aan de linkerkant van de taak.
- Klik op de + knop onder de kolom 'Te doen'.
- Vul de details van de deeltaak in. Als je geen specifieke deadline instelt, neemt de deeltaak automatisch de deadline over van de hoofdtaak.
- Klik op Opslaan om de deeltaak toe te voegen.
Taak of deeltaak wijzigen
Taken en deeltaken kunnen eenvoudig worden aangepast. Volg deze richtlijnen:
Hoofdtaak wijzigen
- Klik op de titel van een taak om deze te openen en alle details te bekijken of te bewerken.
- Pas de gewenste details aan en klik op Opslaan.
- Wijs een taak toe aan een andere gebruiker zonder het dialoogvenster te openen, door te klikken op Toegewezen aan of de naam van de tot nu toegewezen gebruiker. Op die manier kun je ook de deadline en status aanpassen.
Deeltaak wijzigen
- Klik op de titel van de deeltaak om de details te openen.
- Wijzig de gewenste gegevens en klik op Opslaan.
- Versleep de deeltaak naar een andere statuskolom om de voortgang bij te werken.
💡Tips:
- De status van een hoofdtaak wordt automatisch bijgewerkt naar 'Klaar' wanneer alle gekoppelde deeltaken naar 'Klaar' worden verplaatst.
- Alle deeltaken worden automatisch op 'Klaar' gezet als je de hoofdtaak op die status zet.
- Het wijzigen van de deadline van een hoofdtaak past automatisch de deadlines van de gekoppelde deeltaken aan. Omgekeerd geldt dit niet.
Taken verwijderen
👉Wees voorzichtig bij het verwijderen van taken, want deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Bij het verwijderen van een hoofdtaak worden ook alle gekoppelde deeltaken verwijderd.
Hoofdtaak verwijderen
Volg deze stappen om een hoofdtaak te verwijderen:
- Beweeg met je muis over de rechterbovenhoek van de taak.
- Klik op de drie puntjes en kies Verwijderen.
Deeltaak verwijderen
Volg dezelfde stappen als bij een hoofdtaak, maar op het niveau van de deeltaak.
Blokkeren en vrijgeven van deeltaken
Gebruik de blokkeeroptie wanneer een deeltaak tijdelijk niet uitgevoerd kan worden:
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies 'Blokkeren'.
- De deeltaak krijgt een lila accent en een verbodsteken om aan te geven dat het geblokkeerd is.
- Voeg eventueel een opmerking toe om de reden van de blokkering te verduidelijken.
Om een geblokkeerde deeltaak vrij te geven, kies je voor 'Vrijgeven' in hetzelfde menu of sleep je de deeltaak naar een andere statuskolom.
Deeltaken markeren als niet van toepassing
Met de optie 'Als niet van toepassing markeren' kun je een deeltaak aanduiden die niet meer relevant is in de huidige context. Dit is handig in de volgende situaties:
- Een voorwaardelijke taak blijkt overbodig door een verandering in het proces.
- Een externe beslissing maakt een bepaalde actie of taak irrelevant.
- Een taak is toegevoegd als voorbereiding, maar wordt niet meer uitgevoerd.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies 'Als niet van toepassing markeren'.
- De titel van de deeltaak wordt doorgestreept en wordt automatisch verplaatst naar de kolom 'Klaar'.
Wil je de deeltaak weer relevant maken? Kies dan 'Als van toepassing markeren' in hetzelfde menu of sleep de deeltaak naar een andere statuskolom.
Deeltaken markeren als niet uitgevoerd
De keuze 'Als niet uitgevoerd markeren' wordt gebruikt om een deeltaak af te sluiten die niet werd uitgevoerd. Dit is nuttig in situaties zoals:
- Een taak die niet werd gestart vanwege externe factoren, zoals onverwachte prioriteitswijzigingen.
- Een lage prioriteitstaak die bewust is overgeslagen om belangrijker werk op tijd af te krijgen.
- Een taak die ingepland was, maar niet langer nodig bleek na overleg of evaluatie.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de deeltaak en kies 'Als niet uitgevoerd markeren'.
- De titel van de deeltaak wordt doorgestreept en wordt automatisch verplaatst naar de kolom 'Klaar'.
Wil je de deeltaak alsnog uitvoeren? Kies dan 'Als uit te voeren markeren' in hetzelfde menu of sleep de deeltaak naar een andere statuskolom.
Taken of deeltaken delen
Met de optie 'Delen' kun je een taak of deeltaak intern delen met een collega. Het gebruik van deze functie is handig in de volgende situaties:
- Je wilt een collega informeren over een specifieke taak die relevant is voor hun werk.
- Een collega moet een taak opvolgen of afronden.
- Je wilt samenwerking faciliteren door extra details of context rond een taak te delen.
- Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van de (deel)taak en selecteer 'Delen'.
- In het dialoogvenster dat opent, gebruik je het veld 'Gebruikers' om een collega te selecteren die je wilt informeren.
- Voeg in het veld 'Opmerking' aanvullende informatie of instructies toe om extra context te geven.
- Klik op 'Delen' om de taak te delen. De geselecteerde collega ontvangt een melding met de gedeelde informatie.
Tijd en kost registreren op het Taakbord
Je kunt direct tijd of kosten registreren op een (deel)taak vanuit het Taakbord. Raadpleeg de details over tijdregistratie voor meer informatie.