Wil je je klantenlijst eenvoudig naar AdminPulse migreren? Dit kan met een Excel-bestand, waarmee wij de migratie voor je uitvoeren.

Onderaan het artikel vind je een Excel-sjabloon met voorbeelden, zodat je direct aan de slag kunt.

Het Excel-bestand bevat drie tabbladen:

Tabblad 1 (‘Instructies’): Bevat richtlijnen voor het invullen van het document.
Tabblad 2 (‘Relaties’): Hier vul je gegevens in van alle relaties die geïmporteerd moeten worden.
Tabblad 3 (‘Gelinkte relaties’): Enkel invullen als je bepaalde relaties aan elkaar wilt linken (dit maakt geen nieuwe relaties aan).

👉 Het correct en volledig invullen van de gegevens is uiterst belangrijk. De kwaliteit van de aangeleverde gegevens bepaalt hoe vlot en succesvol de import verloopt. Ontbrekende of foutieve gegevens kunnen extra controles vereisen en ertoe leiden dat de migratie wordt uitgesteld.

Hoe vul je het Excel-bestand correct in?

Het tabblad 'Relaties’ invullen (verplicht)

👉 Alle te importeren relaties moeten in de tab 'Relaties' worden ingevuld. Relaties die hier ontbreken, worden niet geïmporteerd.

Voorbereiding op een succesvolle import

Voor een soepele en nauwkeurige import raden we aan om de gegevens in het tabblad 'Relaties' zorgvuldig te controleren en aan te vullen. Dit helpt de kwaliteit van de gegevens in AdminPulse te verbeteren en voorkomt handmatige correcties achteraf.

Extra informatie importeren?

Wil je extra gegevens laten importeren in velden die niet standaard in het Excel-bestand staan, maar wel in de interface beschikbaar zijn? Neem vooraf contact met ons op, zodat we kunnen nagaan of dit mogelijk is.

Werk je met meerdere eigen bedrijven? Voeg dan een kolom 'Eigen bedrijf' toe zodat de relaties correct aan de juiste entiteit worden gekoppeld.

Belangrijke velden

De tabel hieronder bevat een overzicht van belangrijke velden in het tabblad 'Relaties'.

Kolom	Beschrijving
Status*	Kies uit: Klant, Prospect, Eigen Bedrijf, Andere.
Type*	Persoon, Bedrijf of Eenmanszaak.
Naam* & Voornaam*	Bij een Persoon is het verplicht om beide velden in te vullen.
Naam*	Geen (afkorting van de) vennootschapsvorm opnemen in dit veld. In het geval van een eenmanszaak wordt hier de achternaam van de eigenaar vermeld en voor de bedrijfsnaam kolom C (Handelsnaam) gebruikt.
Handelsnaam	Enkel invullen bij eenmanszaken.
Klantcode	Intern dossiernummer in het kantoor
Nr. boekhouding	Zorgt voor de link tussen AdminPulse en je boekhoudpakket bij de export van facturen
Rechtsvorm	Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
KvK-nummer	Enkel invullen voor bedrijven en eenmanszaken.
RSIN nummer	Niet invullen bij eenmanszaken
BTW/OB-nummer	Alleen invullen voor bedrijven, voor communicatie met de Belastingdienst.
BTW-identificatienummer	Enkel invullen bij eenmanszaken, voor vermelding op facturen of websites.
BSN-nummer	Alleen invullen voor natuurlijke personen.
Datum oprichting	Startdatum in het KvK
Begin datum	Startdatum als klant van het kantoor
Geboorteland	Kies een waarde uit de keuzelijst in AdminPulse.
Nationaliteit	Kies een waarde uit de keuzelijst in AdminPulse.
Boekhoudsoftware	Waarde kiezen uit keuzelijst die je in AdminPulse terugvindt
Dossiermedewerkers	E-mailadres van de medewerker. Let op: de medewerker moet al bestaan binnen AdminPulse voordat de import uitgevoerd wordt.

* = Verplichte velden

Het tabblad ‘Gelinkte relaties’ invullen

In het tabblad 'Gelinkte relaties' geef je aan welke relaties aan elkaar gekoppeld moeten worden, bijvoorbeeld een bedrijf aan zijn bestuurders.

👉 Belangrijk:

Het tabblad 'Gelinkte relaties' maakt geen nieuwe relaties aan – het legt alleen koppelingen vast.
Alle relaties in dit tabblad moeten al voorkomen in het tabblad ‘Relaties’.

Wanneer je een relatie koppelt aan een andere, verschijnt deze na de import in de sectie 'Gelinkte relaties' in de relatiefiche van de eerste entiteit.

💡Meer weten over gelinkte relaties? Lees hier verder: Het Relatiedossier - sectie Gelinkte relaties.

Hoe worden relaties gekoppeld?

Bij de import kunnen relaties aan elkaar gekoppeld worden op basis van:

KvK-nummer
BSN-nummer
Naam
💡Tip: Wanneer een naam meerdere keren voorkomt, is een match niet mogelijk. Gebruik daarom bij voorkeur de unieke KvK- of BSN-nummers voor nauwkeurige koppelingen.

👉 Zorg ervoor dat het veld waarmee je koppelt correct is ingevuld in het tabblad ‘Relaties’. Als je geen KvK-nummer hebt ingevuld, kun je geen koppelingen op basis daarvan maken.

Ondersteunde link-types

De volgende koppelingen zijn mogelijk:

Aandeelhouder
Advocaat
Andere
Auditeur
Bank
Begunstigde
Bestuurder
Boekhouder
Contact
Kind
Notaris
Partner
Vennoot
Verzekeraar

Hoe vul je het tabblad 'Gelinkte relaties' correct in?

In het tabblad 'Gelinkte relaties' vul je de volgende informatie in:

Kolommen A-D
Vul hier de relatie in waaraan gekoppeld wordt. De koppeling kan gemaakt worden op basis van een KvK-nummer, een BSN-nummer of een naam.
Kolom E
Specificeer hier het type link (bijvoorbeeld aandeelhouder, bestuurder, partner, enz.).
Kolommen F-M
Vul hier in wie gekoppeld moet worden. Indien relevant, kun je in deze kolommen ook informatie over aandelen, stemrechten en mandaten toevoegen.

screenshot Ilse import sheet.png

Relaties exporteren uit Yuki

Wil je relaties exporteren uit Yuki? Lees hier hoe: Relaties exporteren uit Yuki.