AdminPulse ondersteunt meerdere eigen bedrijven binnen één gedeelde AdminPulse-omgeving. Dit is handig als je kantoor uit verschillende vennootschappen of werkmaatschappijen bestaat.

Je maakt elke medewerker maar één keer aan. Medewerkers kunnen registraties invoeren voor relaties van elk eigen bedrijf en zien in het Taak overzicht hun taken voor alle bedrijven samen. Je kunt ook rapportages maken voor meerdere bedrijven. Elk bedrijf behoudt daarbij zijn eigen instellingen, zoals factuursjablonen, factuurnummering en koppelingen voor facturatie.

👉 Elke relatie hoort bij één eigen bedrijf. Werk je voor dezelfde klant vanuit twee eigen bedrijven? Dan maak je voor elk bedrijf een afzonderlijk relatiedossier aan.

In dit artikel lees je hoe je een extra eigen bedrijf toevoegt, welke gegevens en instellingen per bedrijf gelden, welke onderdelen voor alle bedrijven worden gedeeld en hoe je relaties, facturatie en filters gebruikt met meerdere eigen bedrijven.

Een extra eigen bedrijf toevoegen

👉 Nadat je een extra eigen bedrijf hebt toegevoegd, kun je het zelf niet meer verwijderen. Je kunt de gegevens ervan wel blijven aanpassen.

Als je de juiste gebruikersrechten hebt, kun je zelf een extra eigen bedrijf toevoegen:

Ga naar het tandwiel-icoon om de instellingen te openen > Eigen bedrijf.
Klik op + Eigen bedrijf toevoegen.

Vul Naam, KVK nr. en Land in.
Klik op Toevoegen.

Bovenaan het scherm Eigen bedrijf verschijnt een extra tabblad voor het nieuwe eigen bedrijf. Open dit tabblad om de overige gegevens aan te vullen.

👉 AdminPulse haalt de gegevens van een nieuw eigen bedrijf niet automatisch op uit een register. Je vult alle overige velden zelf in op het tabblad van het nieuwe bedrijf.

💡 Wanneer je een eigen bedrijf toevoegt, voert AdminPulse automatisch een aantal voorbereidingen uit:

AdminPulse maakt de boekjaren aan;
AdminPulse maakt een relatie van het type Eigen bedrijf aan;
AdminPulse kopieert de documentsjablonen;
AdminPulse koppelt de standaard e-mailsjablonen;
AdminPulse maakt de e-mailhandtekeningen aan.

Wat stel je per eigen bedrijf in en wat wordt gedeeld?

Sommige gegevens en instellingen gelden voor één eigen bedrijf. Andere zijn beschikbaar in je volledige AdminPulse-omgeving of kunnen aan meerdere eigen bedrijven worden gekoppeld.

Onderdeel	Werking met meerdere eigen bedrijven
Relaties	Elke relatie hoort bij één eigen bedrijf.
Medewerkers	Je maakt elke medewerker één keer aan in de AdminPulse-omgeving. De medewerker hoort bij één eigen bedrijf, maar kan werken voor relaties van alle eigen bedrijven.
Teams	Teams gelden voor de volledige omgeving en kunnen aan een of meer eigen bedrijven worden gekoppeld.
Boekjaren en factuurnummering	Elk eigen bedrijf heeft zijn eigen boekjaren en nummering.
Feestdagen	Deze stel je per eigen bedrijf in.
Brief- en factuursjablonen	Een sjabloon kan voor één eigen bedrijf of voor alle eigen bedrijven gelden.
E-mailhandtekeningen, e-mailinstellingen en MagicMail	Deze stel je per eigen bedrijf in.
Koppelingen voor facturatie	Deze stel je per eigen bedrijf in.
Prijstabellen, prijsprofielen, prijslijstitems en labels	Deze zijn beschikbaar voor de volledige omgeving.
Algemene instellingen	Deze stel je meestal per eigen bedrijf in. Instellingen met een wereldbol-icoon gelden voor alle bedrijven.
Unieke ID code (van een relatie)	AdminPulse genereert deze code automatisch. De code is uniek binnen de volledige omgeving.
Klantcode	AdminPulse controleert op dubbele klantcodes binnen de volledige omgeving.
Nr. boekhouding	AdminPulse controleert op dubbele nummers binnen hetzelfde eigen bedrijf.

👉 AdminPulse waarschuwt je voor dubbele waarden, maar je kunt de gegevens toch opslaan.

Algemene instellingen

Zodra je meerdere eigen bedrijven hebt, toont het scherm Algemene instellingen een afzonderlijk tabblad voor elk bedrijf.

Sommige instellingen gelden voor je volledige omgeving. Je herkent ze aan het wereldbol-icoon. Pas je zo’n instelling op één tabblad aan? Dan geldt de wijziging meteen voor alle eigen bedrijven.

De volgende instellingen gelden voor de volledige omgeving:

de volledige sectie Kwaliteitstoetsing;
Verplicht toewijzen van een relatie aan documenten en Documenten die ondertekening vereisen;
Registraties vergrendelen toegestaan, Registraties toegestaan vanaf, Afwezigheden toegestaan vanaf en Registraties van overuren toegestaan op een afwezigheidsdag;
Tijdsegistratie uit het Taakbord en Standaard prijslijstitem voor tijdsregistratie vanuit het Taakbord;
Gebruik hetzelfde formaat voor klantcode voor alle eigen bedrijven en Gebruik hetzelfde formaat voor nr. boekhouding voor alle eigen bedrijven;
Medewerkersprofielen hernoemen.

Medewerkers en teams

Je maakt elke medewerker maar één keer aan in je omgeving. Elke medewerker hoort bij precies één eigen bedrijf. Je stelt dit in via het veld Eigen bedrijf bij de medewerker. Dit bedrijf bepaalt onder meer de standaard prijslijst en de afwezigheidsteller van de medewerker.

Een medewerker kan registraties invoeren voor relaties van alle eigen bedrijven.

Teams gelden voor je volledige omgeving. Je kunt een team wel aan een of meer eigen bedrijven koppelen. De medewerkers en relaties van een gekoppeld bedrijf worden dan automatisch lid van dat team. AdminPulse houdt deze teamtoewijzingen automatisch bij.

Verplaats je een medewerker of relatie naar een ander eigen bedrijf? Dan verwijdert AdminPulse de teamtoewijzingen die via het vorige bedrijf zijn ontstaan. Een team dat je ook handmatig had toegewezen, blijft gekoppeld.

💡 Met teams kun je de toegang tot de gegevens van een eigen bedrijf afschermen. Lees hoe je dit instelt in Eigen bedrijf teams: toegang afschermen per eigen bedrijf.

Feestdagen

Je stelt de feestdagen per eigen bedrijf in. Bij registraties houdt AdminPulse rekening met de feestdagen van het eigen bedrijf waartoe de medewerker behoort.

Brief- en factuursjablonen

Je kunt brief- en factuursjablonen aan één eigen bedrijf koppelen of voor alle eigen bedrijven gebruiken. Als je op één bedrijf filtert, toont AdminPulse de sjablonen van dat bedrijf en de sjablonen die voor alle bedrijven gelden.

Filter op eigen bedrijf bij de briefsjablonen

Voor factuursjablonen kun je per eigen bedrijf een eigen lay-out en logo gebruiken.

In het Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf zie je per bedrijf, sjabloontype en taal welk sjabloon actief is. De iconen tonen de volgende informatie:

een rood waarschuwingsteken: voor deze combinatie is geen factuursjabloon beschikbaar;
een info-icoon: AdminPulse gebruikt een sjabloon van een ander type;
een wereldbol-icoon: AdminPulse gebruikt een sjabloon dat voor alle eigen bedrijven geldt.

Het overzicht van de actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Facturatie en nummering

Elk eigen bedrijf heeft zijn eigen boekjaren en factuurnummering. Per bedrijf stel je het formaat, de startwaarde en de doorlopende teller voor facturen en creditnota’s in. De nummering van de verschillende bedrijven loopt daardoor niet door elkaar.

Ook de koppelingen voor facturatie stel je per eigen bedrijf in. Dit geldt onder meer voor de exportstrategie naar het boekhoudpakket, het formaat van de elektronische factuur en de gekoppelde platforms. Elk bedrijf kan dus een andere koppeling gebruiken.

Bij de volgende acties houdt AdminPulse rekening met het eigen bedrijf:

je kunt alleen facturen van hetzelfde eigen bedrijf samenvoegen;
je kunt alleen facturen van één eigen bedrijf tegelijk exporteren. Selecteer daarom één eigen bedrijf via Geavanceerde filters of selecteer alleen facturen die bij hetzelfde eigen bedrijf horen.

Opdrachtsjablonen

Bij meerdere eigen bedrijven krijgt het overzicht van de opdrachtsjablonen de extra kolom Eigen bedrijf. In deze kolom kies je voor welk bedrijf het sjabloon geldt. Kies je geen eigen bedrijf? Dan staat in de kolom Gebruik de relatie instelling en volgt het sjabloon het eigen bedrijf van de relatie.

Documenten, MagicMail en e-maildomeinen

Elk eigen bedrijf heeft een eigen MagicMail-adres. Stuur je een document naar het adres van een bepaald bedrijf? Dan koppelt AdminPulse het document aan dat bedrijf. Je vindt en wijzigt het adres via Algemene instellingen op het tabblad van het eigen bedrijf, bij Adres voor mail naar 'Documenten' (in aan, cc of bcc).

Gebruiken meerdere eigen bedrijven hetzelfde e-maildomein? Zodra het domein voor één eigen bedrijf is geverifieerd, hoef je het voor de andere eigen bedrijven niet opnieuw te verifiëren. AdminPulse toont dan de status Geverifieerd via ander eigen bedrijf.

Meldingen

Via Instellingen voor meldingen stel je per eigen bedrijf in of je meldingen wilt ontvangen. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de relaties volgen van het bedrijf waarvoor je werkt.

De keuze per eigen bedrijf heeft alleen effect wanneer je ook meldingen voor alle relaties hebt ingeschakeld.

Instellingen voor meldingen per eigen bedrijf

Relaties bij meerdere eigen bedrijven

Een relatie toevoegen

Wanneer je een relatie toevoegt, kies je bij welk eigen bedrijf de relatie hoort. Dit doe je ongeacht de manier waarop je de relatie toevoegt.

💡 AdminPulse selecteert standaard het eigen bedrijf van de medewerker die de relatie aanmaakt. Je kunt deze keuze tijdens het aanmaken nog wijzigen.

Bestaande relaties zoeken

In de sectie Identificatie van het relatiedossier zie je bij welk eigen bedrijf de relatie hoort.

Via Meer filters in het relatieoverzicht kun je relaties van een of meer eigen bedrijven tonen.

Een relatie naar een ander eigen bedrijf verplaatsen

👉 Je kunt het veld Eigen bedrijf bij een bestaande relatie wijzigen. AdminPulse voert dan automatisch de volgende aanpassingen uit:

AdminPulse verwijdert de factuursjablonen die op de relatie waren ingesteld;
AdminPulse verplaatst de factuurvoorstellen van de relatie naar het nieuwe eigen bedrijf;
AdminPulse berekent de teamtoewijzingen opnieuw en verwijdert de toewijzingen die via het vorige eigen bedrijf zijn ontstaan. Teams die je ook handmatig had toegewezen, blijven gekoppeld;
AdminPulse voert de foutcontroles op de opdrachten van de relatie opnieuw uit.

👉 Een opdracht kan bij een ander eigen bedrijf horen dan de relatie. Je kiest dit bij Opdracht toevoegen of in de opdracht zelf. Laat je het veld Eigen bedrijf leeg? Dan volgt de opdracht het eigen bedrijf van de relatie.

Interne facturatie tussen eigen bedrijven

Werkt een medewerker van het ene eigen bedrijf voor een relatie van een ander eigen bedrijf? Dan kun je die prestaties onderling doorberekenen. AdminPulse factureert deze prestaties vanuit het eigen bedrijf van de medewerker aan het eigen bedrijf van de relatie.

👉 Om een eigen bedrijf intern te kunnen factureren, vul je bij dat bedrijf het veld Relatie interne facturatie in. Dit veld staat op het scherm Eigen bedrijf en verwijst naar de relatie van het type Eigen bedrijf van dat bedrijf. De gekoppelde relatie moet ook een facturatieplanning zonder opdracht hebben.

💡 Je kunt een interne factuur niet samenvoegen met een andere factuur, ook niet met een andere interne factuur. Lees meer in Werken met interne facturatie: configuratie en gebruik.

Filteren op eigen bedrijf

Zodra je twee eigen bedrijven hebt, verschijnt op verschillende overzichtsschermen een extra filter. Daarmee selecteer je een of meer eigen bedrijven.

Menugroep	Schermen
Registratie	Overzicht
Relatiedossiers	Relaties, Facturatieplanningen, Taakplanningen en Interacties
Facturatie	Open registraties, Factuurvoorstellen, Facturen, Betalingsverrichtingen en Interne facturatie
Taken	Taak overzicht, Taaklijst, Taak dashboard, Medewerkerscapaciteit, Matrix toewijzingen per relatie en Matrix taakplanning per relatie
Documenten	Documenten en E-mails
Hrm	Uren per medewerker, Afwezigheden per medewerker en Afwezigheden kalender
Rapporten	Rapporten
Instellingen	Medewerkers

Op sommige schermen staat het filter bovenaan, zoals in het scherm Registratie > Overzicht. Op andere schermen, zoals de facturatieschermen, vind je het filter bij Geavanceerde filters / Meer filters.

👉 Het Dashboard (het startscherm) en Afwezigheden tellers werken met één eigen bedrijf tegelijk. Op deze schermen kies je één bedrijf uit de keuzelijst.

Keuzelijst om één eigen bedrijf te selecteren

💡 Goed om te lezen

Deze artikelen sluiten aan bij de functies in dit artikel:

Gerelateerd aan