Het Registraties-scherm (Registratie > Overzicht) geeft een overzichtelijk beeld van al je registraties. Het scherm bestaat uit twee hoofdonderdelen:
- Filters bovenaan: Hiermee kun je specifieke registraties selecteren die je wilt bekijken.
- Registratielijst onderaan: Een weergave van de gefilterde registraties, waarmee je verschillende acties kunt uitvoeren, zowel individueel als in bulk.
Met deze handleiding leer je hoe je filters kunt gebruiken, welke details de lijst toont en hoe je acties uitvoert.
Bovenste deel: filters
De filters bovenaan het scherm helpen je om specifieke registraties te vinden. Je kunt de volgende filters toepassen:
- Gebruiker: Kies van wie de registraties worden weergegeven.
- Relatie: Selecteer een specifieke relatie.
- Periode: Kies een periode, zoals "Vandaag", "Deze maand" of stel zelf een aangepaste periode in met begin- en einddatums.
- Type prijslijstitem: Filter op het type prijslijstitem.
- Taaksjabloon: Filter registraties op basis van een specifiek taaksjabloon.
- Prospect/Klant/Eigen bedrijf: Kies of de registraties betrekking hebben op een prospect, een klant of interne werkzaamheden binnen je eigen bedrijf.
De resultaten kun je sorteren en verder filteren, direct binnen de kolommen van de registratielijst:
- Op Type: Tijd, Product/Kost, Afstand, Afwezigheid of Tijd voor tijd.
- Op Facturatie-eigenschap: Factureerbaar, Binnen abonnement, Nooit factureren of Factuur.
Wanneer een extra filter op een kolom is toegepast, wordt het kleine filtericoontje naast de kolomnaam rood. Zo zie je snel welke extra filters actief zijn.
Om de gegevens in een kolom te sorteren, klik je op de kolomnaam. De gegevens kun je oplopend of aflopend rangschikken. Een driehoekje naast de kolomnaam toont dat de sortering actief is en geeft de sorteerorde aan.
Geavanceerde filters
Als je de gewenste filteroptie niet ziet, klik dan op 'Geavanceerde filters' om aanvullende filtermogelijkheden te activeren, zoals labels, factuurdatum, relatiegroep, opdrachtsjabloon en meer.
Direct beschikbare informatie
Bovenaan het scherm zie je, op basis van de ingestelde filters, automatisch de volgende gegevens:
- Totale tijd: Het totaal aantal uren en minuten van de gefilterde registraties.
- Gemiddeld bedrag per uur: Het berekende gemiddelde uurtarief, door het factureerbare bedrag te delen door het totale aantal uren.
- Geregistreerd bedrag: Het oorspronkelijk geregistreerde bedrag, ongeacht wijzigingen tijdens de facturatie.
- Factureerbaar bedrag: Het bedrag dat gefactureerd kan worden, gebaseerd op uitsluitend de factureerbare registraties uit de lijst.
- Totaal: De som van de gefactureerde bedragen voor de geselecteerde registraties. Voor niet-aangepaste registraties is dit gelijk aan het geregistreerde bedrag.
Onderste deel: Registratielijst
De registratielijst toont alle registraties die voldoen aan de ingestelde filters. Per registratie zie je de volgende details:
- Datum: De datum waarop de registratie betrekking heeft.
- Gebruiker: De persoon die de registratie heeft ingevoerd.
- Relatie: De relatie waarvoor de registratie is gemaakt.
- Registratiedetails: Informatie zoals het type registratie (tijd, kosten, afstand), begin- en eindtijd, hoeveelheid (uren, producten of kilometers), opdracht, taak en andere relevante gegevens.
- Factureerbaar: Geeft aan of de registratie factureerbaar is.
- Binnen abonnement: Geeft aan of de registratie binnen een abonnement valt.
- Nooit factureren: Voor registraties die niet gefactureerd mogen worden (ook niet op een factuurvoorstel verschijnen).
- Factuur: Geeft aan of een registratie is verwerkt op een genummerde factuur of op een factuurvoorstel staat (met een klikbare link).
- Opmerking: Een tekstballon verschijnt als er opmerkingen zijn ingevuld.
Kolommen aanpassen
Via de knop "Kolommen aanpassen" bovenaan de lijst kun je zelf bepalen welke informatie zichtbaar is.
Actiemogelijkheden in het Registraties-scherm
Acties per registratie
Met individuele acties kun je een enkele registratie aanpassen. Klik op de bijbehorende knop in de 'Acties'-kolom om:
- Niet-gefactureerde registraties: Toevoegen aan een nieuw factuurvoorstel, bewerken of verwijderen.
- Registraties op een factuurvoorstel: Terugzetten als "te factureren" of bekijken.
- Gefactureerde registraties: Alleen bekijken (niet aanpassen).
Globale acties
Door één of meerdere registraties te selecteren, kun je globale acties uitvoeren:
- Veld aanpassen: Wijzig meerdere registraties tegelijkertijd, bijvoorbeeld naar "Nooit factureren," "Binnen abonnement," of "Factureerbaar."
- Toevoegen aan factuurvoorstel: Selecteer een of meerdere registraties en voeg deze met één klik toe aan een factuurvoorstel.
Registratie/Afwezigheid/Tijd voor tijd toevoegen
In het Registraties-scherm kun je een nieuwe registratie of afwezigheid toevoegen, voor jezelf of voor een andere gebruiker. Volg de onderstaande stappen afhankelijk van de situatie.
Registratie/Afwezigheid/Tijd voor tijd toevoegen voor jezelf
- Klik op 'Toevoegen': Rechtsboven in het scherm vind je de groene knop 'Toevoegen'.
- Wil je een Afwezigheid of Tijd voor tijd toevoegen? Klik op de driehoek naast 'Toevoegen' en kies de gewenste optie in het dropdownmenu.
- Vul de details in: Voeg alle benodigde informatie toe, zoals het type, begintijd, eindtijd, hoeveelheid, omschrijving, communicatieverslag en eventueel andere relevante gegevens.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie of afwezigheid vast te leggen. De nieuwe registratie wordt toegevoegd.
Registratie/Afwezigheid/Tijd voor tijd toevoegen voor een andere gebruiker
- Selecteer de gebruiker: Gebruik de filter 'Gebruiker' bovenaan het scherm en kies de gebruiker waarvoor je een registratie of afwezigheid wilt toevoegen.
- Klik op de driehoek naast 'Toevoegen': Nadat je de juiste gebruiker hebt geselecteerd, klik je op de driehoek naast de groene knop 'Toevoegen.' Je ziet opties om een registratie, afwezigheid of Tijd voor tijd toe te voegen.
- Vul de details in: Vul alle benodigde informatie in, zoals het type, de tijdsduur, de opdracht of de reden van de afwezigheid.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie vast te leggen.
Exporteren naar Excel
Exporteer de lijst met registraties naar Excel, gebaseerd op de ingestelde filters. Bij het exporteren worden extra kolommen toegevoegd, zoals:
- Creatiedatum: De datum waarop de registratie is aangemaakt.
- Gemaakt door: De gebruiker die de registratie heeft ingevoerd.
- Laatst aangepast: De datum waarop de registratie voor het laatst is gewijzigd.
- Laatst aangepast door: De gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd.
Registraties die automatisch door AdminPulse zijn gegenereerd, tonen "no-reply@syneton.be" als gebruiker.