In het relatiedossier bewaar je alle gegevens betreffende de klant.
Open een relatiedossier door een relatie te kiezen uit de lijst (Relatiedossiers > Relaties), vervolgens linksboven in het zoekveld een naam in te voeren of te klikken op een van de recent geopende relaties daaronder. Hoe je een relatiedossier opent vanuit andere pagina's in AdminPulse lees je hier.
TIP! Gebruik je het relatiedossier om gegevens met je klant te doorlopen, dan kun je ervoor kiezen om de recent geopende relaties te verbergen. Zo kan de klant niet zien voor welke andere klanten je recent gewerkt hebt.

- Identificatie
- Gelinkte relaties
- Communicatie
- Facturatie
- Accountant info
- Taakbeheer
- Legaal
- Fiscaal
- Anti-witwas
- UBO.
Identificatie
In het vak Identificatie vind je een aantal algemene gegevens over de relatie terug.
Enkele specifieke velden:
-
Status: De status geeft het soort relatie aan. Je hebt hier keuze tussen een Prospect, een Klant, een Eigen bedrijf of Andere. Relaties waar je gegevens van bijhoudt omdat ze contactpersonen voor andere dossiers zijn zet je het beste op Andere.
-
Type relatie: Bedrijf / Eenmanszaak / Persoon.
-
Dossierverantwoordelijke / Dossiermedewerker: Hier kan je aangeven wie voor dit dossier deze profielen invult. Taken kunnen dan ook automatisch aan deze mensen toegekend worden vanuit de Taaksjablonen.
- Teams: Deze instelling laat je toe om medewerkers toegang te geven tot bepaalde relaties door ze onder te brengen in de juiste teams. Meer over teams.
- Unieke ID code: AdminPulse geeft aan elke relatie automatisch een unieke code die technisch nodig is om de relatie te kunnen herkennen
- Klantcode: hier kan je een interne code voor deze klant ingeven
-
Handelsnaam: De "onofficiële" naam die je zelf aan je klanten kan geven.
- Taal: Taal van de relatie.
- Einddatum relatie: Als er niet langer prestaties geleverd mogen worden voor een relatie, stel je de einddatum in. Vanaf...
-
Nr. Boekhouding: De referentie naar dit dossier in je boekhoudpakket. Dit nummer is belangrijk bij het exporteren van facturen.
-
Labels: door het toekennen van labels kan je een relatie indelen in groepen.
-
Opmerking: Hier kan je vrije opmerkingen noteren.
- Externe links: Via deze links kan je de gegevens van die relatie in de KvK, het Staatsblad, de NBB en Companyweb opzoeken.
Gelinkte relaties
In dit vak link je andere relatiedossiers aan deze relatie. Om een relatie te linken, klik je op het +-icoon onderaan. De aard van de link kan zijn: contact, partner, controle door andere middelen, begunstigde, lasthebber, bedrijfsleider, aandeelhouder of auditeur. Voor een contact kan je aangeven dat het het belangrijkste contact is met het zwarte sterretje. Dit contact wordt ook bovenaan in de blauwe balk getoond. Aandeelhouders, bedrijfsleiders en controle door andere middelen spelen ook een rol bij de UBO-berekening.

Communicatie
Communicatiekanalen

Communicatie-instellingen
Als er communicatiekanalen zijn ingegeven, kun je hier instellen welk kanaal waarvoor wordt gebruikt. Stel hier in naar welk adres de facturen moeten verzonden worden. Dit adres wordt dan standaard gebruikt maar kan altijd nog gewijzigd worden. Ook voor taakbeheer kun je hier een e-mailadres opgeven. Dit zal dan gebruikt worden bij deeltaken van het type e-mail. Voor andere communicaties kies je hier eveneens de standaard communicatie-instelling.
Facturatie
Dit vak is alleen zichtbaar bij relaties met de status 'Klant'.
Bovenaan zie je een samenvatting van wat je nog kan factureren.
Daaronder zie je het vak voor de factuurgegevens en instellingen van deze klant. Gegevens die hier worden meegegeven gelden enkel voor deze relatie. Enkele waarden kunn je instellen op Gebruik de algemene instelling. Hiervoor wordt dan de waarde gebruikt zoals ingesteld in de Algemene instellingen.
Maak je voor deze relatie steeds facturen met een ander BTW transactietype dan kan je dit al meteen op de relatie instellen. (Is dit een uitzondering, dan kun je dit beter alleen aanpassen op het desbetreffende factuurvoorstel).
Ook de klantkorting kan hier ingesteld worden. Lees meer over deze klantkorting in artikel Korting. Tijdens het maken van een factuur kan je die nog wijzigen.
Bij prijstabel kan je een label instellen. Zo koppel je deze relatie aan een bepaalde prijstabel zoals ingesteld onder Registratie > Prijstabellen.
Als je een tekst op elke factuur voor deze klant wilt zetten, vul je Tekst op factuur in. Bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van BTW overeenkomstig art. 39bis W. BTW”.
Een tekst die je op al je facturen wil zetten voor al je klanten (bijvoorbeeld "Prettige feestdagen!"), vul je in onder Algemene instellingen > Factuur PDF creatie > Tekst op factuur.
In het vak eronder kan je de facturatieplanning instellen voor deze relatie. Meer info hierover vind je het artikel Facturatieplanning.
Maak je voor een klant geregeld dezelfde registratie (abonnementskosten,...) dan kan je deze in het vak Geplande registraties instellen.
Een geplande registratie toevoegen kan via de +-knop. In het nu geopende scherm kies je een schema en de gewenste data van de planning. Kies een Prijslijst item type en vul de gegevens in. Klik op Opslaan en de registratie zal automatisch op het gegeven tijdstip worden uitgevoerd. Via het info-icoontje kunnen de volgende data geraadpleegd worden waarop deze geplande registratie zal uitgevoerd worden. Hier kan je ze ook wissen.
Accountant info
In dit vak kan je alle informatie invullen betreffende de fiscaliteit en BTW. Hier kan je ook volmachten toevoegen of een volmachtbrief uploaden. Ook opdrachtbrieven kunnen hier opgesteld of geüpload worden. Meer info over opdrachtbrieven vind je in artikel Briefsjablonen - Documentgeneratie. De documenten die je hier toevoegt, worden bewaard in het DMS (document management system) van AdminPulse.Specifieke velden:
Einde Boekjaar: je kunt hier het Einde Boekjaar aanpassen. Via Boekjaren tonen krijg je een mooi overzichtje van de afgelopen en toekomstige boekjaren en kan je een boekjaar verlengen of verkorten.
Volgende algemene vergadering: louter ter info. Dit veld kan je aanpassen in de sectie "Legaal".
Bijberoep: vink dit veldje aan indien het in de relatie gaat om een bijberoep
Kastnummer: hier kun je het referentienummer van een fysiek archief meegeven dat gebruikt wordt om fysieke documenten te raadplegen
Boekhoudsoftware: hier kun je aanduiden welke boekhoudsoftware deze relatie gebruikt
Boekhouding mailbox: hier kun je de mailbox van de boekhouding van deze relatie bijhouden
Boekhouding toegangscode: hierin kun je de toegangscode noteren.
Taakbeheer
In dit vak kan je voor deze relatie verschillende taakschema's toevoegen in één keer. Klik op de knop Gebruikelijke taakschema's toevoegen. In het nu geopende scherm zie je een lijst van de taaksjablonen. Verwijder diegene die je niet nodig hebt en klik op Opslaan. De taken zullen aangemaakt worden voor deze relatie en op het taakbord verschijnen. Meer over taakbeheer vind je in deze sectie.
Legaal
In dit vak kun je alle legale gegevens invullen betreffende de klant. Over de oprichting van zijn bedrijf, zijn missie, over de jaarrekening en de algemene vergadering. De datum van de volgende algemene vergadering kan je automatisch laten berekenen.

Oprichting
Hier geef je de gegevens in over de oprichting van de relatie. Deze gegevens zijn louter informatief.
Aandelen
Volmachten

BTW
Hier vul je alle informatie omtrent de BTW in voor de relatie.
Fiscaal
In deze sectie kan je aanduiden of er voor deze relatie een voorafbetaling gebeurt. Verder wordt de gestructureerde mededeling voor bij de voorafbetaling automatisch gegenereerd door AdminPulse.

Financieel
Duid hier aan of deze relatie betaalt via een incasso. Je kunt deze informatie later gebruiken om je bericht in je e-mailsjablonen of facturatiesjablonen aan te passen als het gaat om een incasso.
Voor meer info zie artikel Betaalmethode opnemen op factuur en factuur e-mail.
Bankrekeningen
Hier kun je de IBAN-nummers van de relatie registreren. Merk op dat AdminPulse bij het invoeren van een Belgisch IBAN-nummer automatisch de BIC en de naam van de bank zal aanvullen.
Je kunt meerdere bankrekeningen bijhouden. Via het sterretje geef je dan aan welke de standaardrekening is.
Fiscaal
In deze sectie kun je de fiscale gegevens voor de relatie op een gestructureerde manier bijhouden. Met deze informatie worden er geen berekeningen gedaan, dit is louter informatief.
Een nieuwe rij gegevens toevoegen doe je door op het plus-teken te klikken. De rij verwijderen kan door op de prullenbak te klikken.
In het overzicht zie je meteen de belangrijkste informatie. Alle velden kun je bekijken door op de "i" te klikken. Indien er opmerkingen werden ingevuld, kun je deze ook meteen raadplegen door met de muis over het tekstballonnetje te gaan.
De velden werden nooit verplicht gemaakt, zo kun je enkel de relevante velden invullen.
De volgende velden zijn beschikbaar:
Wagenpark
Type: keuze uit: Personenwagen, Vrachtwagen, Lichte vracht, Aanhangwagen, Brommer, Fiets, Step
Merk en type: vul hier het merk en type van het voertuig in
Brandstof: keuze uit: Diesel, Benzine, Hybride diesel, Hybride benzine, Elektrisch, LPG, Spierkracht, Andere
Aankoopdatum: de datum van aankoop van het voertuig
Eerste inschrijving: de datum waarop de eerste inschrijving van het voertuig is gebeurd
Verkoopdatum: de datum waarop het voertuig verkocht werd
Merk op: als deze datum ingevuld is, worden de gegevens van het voertuig doorstreept in het overzicht
Nummerplaat: de nummerplaat van het voertuig
Chassisnummer: het chassisnummer van het voertuig
Tankkaart: hier vul je de gegevens van de tankkaart in
CO2 - NEDC: hier kun je de CO2-NEDC waarde meegeven
CO2 - WLTP: hier kun je de CO2 - WLTP waarde meegeven
Cataloguswaarde: de cataloguswaarde van het voertuig
Aankoopwaarde: het effectief betaalde bedrag bij de aankoop
Bestuurder: selecteer hier een al bestaande relatie of maak meteen een nieuwe relatie aan door op het plusteken te klikken. Merk op dat de nieuwe relatie standaard een Persoon met als status Andere is. Dit kan je aanpassen indien gewenst.
Beroepsgebruik: vul hier het percentage beroepsgebruik in
BTW-aftrek: vul hier het percentage BTW-aftrek in
Opmerking: hier kun je zelf nog bijkomende informatie meegeven
Aftrekpercentage: vul hier het aftrekpercentage in
Type financiering: kies hier uit Eigendom - leasing - lening- renting
Maatschappij: hier kun je bijv. de leasing maatschappy meegeven
Leningen
Kredietinstelling: de instelling van wie er geleend wordt
Referentie: de referentie van de lening
Datum: de startdatum van de lening
Doel: het doel van de lening
Bedrag: het bedrag van de lening
Aflossing: het bedrag van de terugbetaling
Looptijd in maanden: de looptijd van de lening
Opmerking: hier kun je zelf nog bijkomende informatie meegeven
Aftrekbare kosten
Type: keuze uit: Verwarming, Elektriciteit, Water, Telefoon, GSM, Internet, Fax, TV, Andere
Referentie: het referentienummer
Eindgebruiker: selecteer hier een al bestaande relatie of maak meteen een nieuwe relatie aan door op het plusteken te klikken. Merk op dat de nieuwe relatie standaard een Persoon met als status Andere is. Dit kan je aanpassen indien gewenst.
Beroepsgebruik: het percentage beroepsgebruik
BTW-aftrek: vul hier het percentage BTW-aftrek in
Opmerking: hier kan je zelf nog bijkomende informatie meegeven
Verzekering
Type: keuze uit: Brand, Gewaarborgd inkomen, Diefstal, Burgerlijke aansprakelijkheid, Hospitalisatie, IPT, VAPZ, Wagen, Vrachtwagen, Fiets, Speedpedelec, Rechtsbijstand, Arbeidsongevallenverzekering, Andere
Maatschappij: de maatschappij waar de verzekering afgesloten werd
Referentie: referentienummer van de verzekering
Datum: de startdatum van de verzekering
Opmerking: hier kun je zelf nog bijkomende informatie meegeven
Onroerend goed
Adres: het adres van het onroerend goed
Perceelnummer: het perceelnummer van het onroerend goed
Eigenaar(s): geef hier de eigenaar mee
Aard: keuze uit: Huis, Garage, Bouwland, Andere
Type: keuze uit: Volle eigendom, Naakte eigendom, Vruchtgebruik, Opstal, Erfpacht
Beroepsgebruik: het percentage beroepsgebruik
Kadastraal inkomen: geef hier het kadastraal inkomen in
Maandelijkse huur: geef hier de maandelijkse huur in
Opmerking: hier kun je zelf nog bijkomende informatie meegeven
Anti-witwas
In dit vak kan je een anti-witwasprofiel laten opstellen voor de klant en de documenten laten opmaken en downloaden.
Voor meer info zie artikel Uitgebreide risicoanalyse.

UBO
In dit vak kun je de UBO berekening laten uitvoeren.
Voor meer info zie artikel UBO.