Overzicht: Werken met het scherm Afwezigheden per medewerker

In het overzicht Afwezigheden per medewerker (Hrm > Afwezigheden per medewerker) krijg je een helder beeld van de afwezigheden en tijdregistraties van je medewerkers binnen een geselecteerde periode. Je gebruikt dit rapport om afwezigheden te volgen, ingevulde en ontbrekende uren te analyseren en overuren en tijd voor tijd te controleren.

Wanneer werkt dit overzicht het beste?

Om correcte en volledige cijfers te zien in het scherm Afwezigheden per medewerker, is het belangrijk dat een aantal zaken vooraf goed zijn ingesteld. Is dat niet het geval, dan kunnen de resultaten onvolledig of misleidend zijn.

• Afwezigheidstypen
  Alleen afwezigheidstypen waarvoor een prijslijstitem bestaat (zoals vakantie of ziekte) én waarvoor registraties zijn ingevoerd, worden in dit overzicht getoond.
• Uurroosters per medewerker
  Idealiter heeft iedere medewerker een uurrooster. Dit bepaalt de verwachte werktijd en is nodig om ontbrekende uren en overuren correct te berekenen.

👉 Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse en het instellen van afwezigheidstypen en uurroosters, zie: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse

💡 Kloppen de cijfers niet? Controleer dan eerst deze instellingen.

Gegevensfilters in het scherm Afwezigheden per medewerker

Bovenaan het scherm kun je het overzicht verfijnen met filters en weergave-opties. Zo richt je je snel op de informatie die voor jou relevant is.

Beschikbare filters

• Periode (Van – Tot)
  Kies zelf een begin- en einddatum of gebruik de snelknoppen zoals Deze maand, Dit kwartaal of een specifiek jaar.
  Wil je bijvoorbeeld nagaan of er in een bepaalde week veel vakantie is ingepland, stel dan handmatig de datums in. Voor ziekteverzuim over een langere periode kun je een volledige jaarperiode selecteren.
• Alle gebruikers / specifieke medewerker
  Bekijk gegevens van alle medewerkers of beperk het overzicht tot één specifieke medewerker.
• Medewerker type
  Deze filter gebruikt het veld Medewerkertype uit de medewerkerfiche (Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair of Student).
• Medewerkerlabels (met)
  Filter op medewerkers met een bepaald label, zoals een team, functie of groep. Vooral handig in grotere organisaties.
• Eigen bedrijven
  Werk je met meerdere eigen bedrijven, dan kun je hierop filteren om de cijfers per bedrijf te bekijken.

Weergave-opties

Naast de filters zijn er twee belangrijke weergave-opties via schuifknoppen:

• Afwezigheden in dagen weergeven
  Bepaalt of afwezigheden worden weergegeven in dagen of in uren.
• Toon alleen medewerkers met ontbrekende uren
  Handig om snel te zien bij welke medewerkers registraties ontbreken.

💡 Gebruik de weergave in dagen vooral voor vakantie en verlof, en de weergave in uren voor een meer gedetailleerde opvolging.

Het overzicht lezen in het scherm Afwezigheden per medewerker

De tabel in het rapport bestaat uit verschillende onderdelen. 

💡 Kolommen zoals Verwachte werktijd, Ontbrekende uren, Overuren en Saldo overuren worden alleen getoond wanneer er voor de medewerker een uurrooster is ingesteld, omdat deze waarden daarop zijn gebaseerd.

💡 Onderaan de tabel zie je een totalenrij met de som per kolom.

Medewerker en afwezigheden

• Medewerker: de naam van de medewerker.
• Afwezigheid: uitsplitsing per afwezigheidstype zoals gedefinieerd in de prijslijst (bijvoorbeeld vakantie of ziekte).
• Totaal: het totaal van alle geregistreerde afwezigheden in de geselecteerde periode.

Uren en prestaties

• Gewerkte uren: het aantal geregistreerde gewerkte uren.
• Ingevulde uren: de som van gewerkte uren en afwezigheden. Deze kolom is alleen zichtbaar als dit afwijkt van de gewerkte uren.
• Verwachte werktijd: het aantal uren dat volgens het uurrooster wordt verwacht. Alleen zichtbaar als er uurroosters zijn ingesteld en verwachte uren bestaan.

Verschillen en saldi

• Ontbrekende uren: het verschil tussen ingevulde uren en de verwachte werktijd. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er daadwerkelijk uren ontbreken.
• Overuren: geregistreerde overuren. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er overuren zijn.
• Tijd voor tijd: opgenomen tijd voor tijd. Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingesteld en er tijd-voor-tijd-uren zijn geregistreerd.
• Saldo overuren: het resterende overurensaldo na verrekening van tijd voor tijd (ingegeven overuren minus opgenomen tijd voor tijd). Alleen zichtbaar als uurroosters zijn ingeschakeld.

Acties in het scherm Afwezigheden per medewerker

Acties per medewerker

Klik op het pijltje vóór de naam van een medewerker (dit verschijnt wanneer je met de muis over de naam gaat) om extra acties te openen:

• Registratie overzicht openen: opent het overzicht van tijd- en afwezigheidsregistraties van deze medewerker.
• Registratie toevoegen: hiermee voeg je handmatig een tijdregistratie toe voor deze medewerker.
• Afwezigheid toevoegen: hiermee registreer je een nieuwe afwezigheid voor deze medewerker.
• Tijd voor tijd toevoegen: alleen beschikbaar als uurroosters zijn ingeschakeld.

👉 Deze acties zijn alleen zichtbaar als je over de juiste rechten beschikt om registraties aan te maken. Niet iedere gebruiker ziet alle opties.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kun je het volledige rapport downloaden. De export gebruikt exact dezelfde filters als die op het scherm zijn toegepast en wordt op de achtergrond uitgevoerd.

💡 Je ontvangt een melding zodra het bestand klaarstaat om te openen.

Tips voor het gebruik van het scherm Afwezigheden per medewerker

• Zie je geen gegevens? Controleer dan eerst de geselecteerde periode en filters.
• Kloppen de ontbrekende uren niet? Controleer of het uurrooster correct is ingesteld.
• Ontbreekt een afwezigheidstype? Controleer of er registraties met dit type bestaan in de geselecteerde periode.