Wil je een grote hoeveelheid documenten overzetten naar AdminPulse? Neem dan contact met ons op. Wij begeleiden je in dit proces en zorgen ervoor dat je bestanden correct worden overgezet.

Stappenplan voor de import

1. Neem contact op met AdminPulse

Stuur een e-mail naar planning@adminpulse.be om een afspraak te maken voor de import. Na je aanvraag wordt de import ingepland en uitgevoerd zodra er beschikbaarheid is. Je ontvangt alle details per e-mail.

2. Exporteer je bestanden

Om een soepele import mogelijk te maken, moeten de bestanden een duidelijke structuur volgen:

Een aparte map per relatie: De naam van de hoofdmap moet exact overeenkomen met de relatienaam of de APR-code in AdminPulse.
Submappen per documenttype: Binnen elke relatie map moeten submappen worden aangemaakt waarin documenten worden geordend op basis van hun type. De namen van deze submappen worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels en blijven behouden in een herkenbare mappenstructuur in AdminPulse.
Meer informatie over de mappenstructuur vind je hier: Documenten ordenen.

💡Twijfel je over de juiste structuur? Neem gerust contact met ons op voor advies.

👉 Belangrijk: Start de export op tijd, want dit proces kan enkele uren duren. Het exportbestand moet op de ochtend van de import beschikbaar zijn.

3. Verstuur de zip-bestanden

Stuur ons de zip-bestanden (max. 50 GB per bestand) via adminpulse.wetransfer.com, zodat ze op de ochtend van de import beschikbaar zijn.

👉 Belangrijke richtlijnen voor het versturen van grote bestanden

Het ZIP-bestand mag maximaal 50 GB groot zijn. Als je bestanden gezamenlijk groter zijn dan 50 GB, raden we aan om meerdere ZIP-bestanden te maken. Dit kan eenvoudig met 7-Zip. Bij het aanmaken van het archiefbestand kun je aangeven om het te splitsen in delen van bijvoorbeeld 45 GB. Volg hiervoor deze stappen:

Open 7-Zip en kies 'Add to archive...'.
Stel bij 'Split to volumes, bytes' de gewenste grootte in (bijv. "45G" voor 45 GB per deel).

4. AdminPulse voert de import uit

Ons team zet de geëxporteerde documenten over naar AdminPulse. De verwerkingstijd hangt af van het aantal documenten dat gemigreerd wordt.

5. Live volgen van de import

Je kunt in AdminPulse realtime volgen welke documenten al verwerkt zijn. Je kunt AdminPulse ondertussen gewoon blijven gebruiken.

6. Afronding van de migratie

Als bepaalde documenten niet automatisch zijn gemigreerd, ontvang je een bestand met meer details. Meer informatie over niet-gemigreerde documenten en mogelijke oplossingen lees je verderop in dit artikel.

Hoe worden documenten georganiseerd en gekoppeld tijdens de import?

Relaties worden herkend op basis van de mapnaam

AdminPulse koppelt documenten aan relaties door te kijken naar de naam van de hoofdmap. Deze moet exact overeenkomen met de relatienaam of APR-code in AdminPulse.

👉 Let op:

Als een mapnaam afwijkt van de relatienaam in AdminPulse, wordt de koppeling niet automatisch gemaakt.
Controleer vóór de import of de relatiebenamingen overeenkomen.

2025-03-24 14_29_12-AdminPulse.png

Omzetting van mappen naar documentlabels

De namen van de submappen uit het DMS worden in AdminPulse omgezet naar documentlabels. Deze labels worden vervolgens aan documenten toegewezen om ze te organiseren. De structuur van je mappen in Verkenner blijft dus behouden en wordt in AdminPulse weergegeven als een mappenstructuur.

Na import zijn deze labels terug te vinden in de Mappenstructuur (Instellingen > Mappenstructuur), waar je ze verder kunt beheren en ordenen.

💡 Meer informatie over mappenstructuren vind je hier: Documenten ordenen.

2025-03-17 18_39_42-AdminPulse.png

Beperkingen en mogelijke problemen bij de import

Niet-gemigreerde documenten: oorzaken en oplossingen

Na de import ontvang je een Excel-bestand met documenten en mappen die niet automatisch konden worden overgezet.

Mogelijke oorzaken:

De relatie heeft een andere schrijfwijze in AdminPulse (relatienaam) dan in je DMS (mapnaam).
De mapnaam bevat een rechtsvorm (bijv. "XYZ BV"), maar in AdminPulse staat alleen "XYZ".
De relatie is niet actief in AdminPulse.
Niet-ondersteunde bestandstypen (zoals .exe-bestanden).

Ontbrekende mappen alsnog migreren?

Open het door AdminPulse aangeleverde Excel-bestand.
Vul de Unieke ID-code (APR_____) in van de relatie waaraan de documenten gekoppeld moeten worden.
Stuur het ingevulde bestand terug.
Ons team migreert de resterende mappen met de correcte relatiekoppeling.