Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (US) Français (Belgique) Nederlands (België)

Import DMS (documenten)

Bijgewerkt

Inleiding

Indien je een grote hoeveelheid documenten wenst over te zetten raden we aan hiervoor contact op te nemen met onze support dienst. Op basis van een aantal stappen kan je zeer eenvoudig deze documenten overbrengen naar je AdminPulse omgeving.

We raden voor het aanmaken van het ZIP bestaand aan om gebruik te maken van 7-Zip (gratis).

 

Stappenplan

  1. Alvorens van start te gaan neem je contact op met installatie@syneton.be. Zij zullen met jou een datum afspreken om de documenten effectief over te zetten.
  2. Het exporteren van de DMS bestanden start je het beste op tijd, dit kan niet in de ochtend van de migratie gebeuren want het kan wel even duren voordat het export bestand klaar is. De bedoeling is dat wij jullie DMS bestanden in de ochtend van de migratie op onze locatie ontvangen.
  3. Hiervoor vragen wij vriendelijk om ons de DMS documenten via één ZIP bestand te bezorgen op een Dropbox link die je zal ontvangen van onze installatie medewerker. 

    LET OP! Hou er rekening mee dat het ZIP bestand maximaal 50GB groot mag zijn. Indien de bestanden samen groter zijn dan 50GB (ZIP) raden we aan om meerdere ZIP bestanden te maken en deze apart te uploaden in onze Dropbox omgeving. Dit kan eenvoudig door gebruik te maken van 7-Zip en bij het aanmaken van het archief bestand aan te geven om te splitsen op bijv. 45GB.

    1. 7-Zip > Add to archive...

    mceclip1.png

    2. Split to volumes, bytes:

    mceclip0.png

  4. Het overzetten van documenten kan wel even tijd in beslag nemen. Je zal dit merken in AdminPulse en kan live volgen welke documenten reeds ingelezen zijn. Uiteraard kan je AdminPulse reeds gebruiken terwijl het uploaden van de documenten aan de gang is.
  5. Daar we binnen AdminPulse werken met Document labels zullen alle folders worden omgezet in een Document label.
  6. Hierna kan je deze labels zoals gewenst in een Mappenstructuur definiëren. Voor meer info zie artikel Documenten ordenen
    De mappenstructuur zal exact worden nagemaakt in AdminPulse op basis van de folderstructuur in je verkenner.
  7. De relatie zal worden herkend op basis van de foldernaam, die overeen dient te komen met de relatienaam (of de APR code in AdminPulse)

    mceclip0.png

  8. Zodra de import is afgerond zal je een lijst ontvangen van documenten (en folders) die niet konden worden overgezet. Mogelijke redenen hiervoor:
    • Het was niet mogelijk om een exacte match te maken tussen de foldernaam en de relatienaam. Hierbij vragen we of het inactieve relaties betreft, danwel een anders geschreven naam. Deze folders kunnen naderhand worden aangepast om de documenten toch te importeren.
    • Niet ondersteunde extensie (bijv. .exe)

Hoe ga je te werk indien je wenst te exporteren vanuit Admin-DMS?

  1. De administrator binnen Admin-Is kan via DMS een export laten gebeuren van alle bestanden. Voor meer info zie artikel Export van DMS documenten.
  2. Ondervind je problemen met het zippen van de bestanden dan vragen wij in eerste instantie uw ICT beheerder te contacteren. Wanneer deze persoon hier eveneens problemen mee ondervindt is het mogelijk Syneton te contacteren.
  3. De DMS bestanden zip je het beste met 7-Zip daar ervaring ons leert dat deze vlotter werkt en minder foutmeldingen geeft.
  4. Het gezipte bestand upload je via bovenvermelde Dropbox link.

 

Documentherkenning

Tijdens het importeren zal er geen documentherkenning plaatsvinden. 

Overname gegevens

  1. Voor iedere folder die zal worden overgezet zal een Label worden aangemaakt binnen AdminPulse
  2. De volledige folderstructuur zal worden nagemaakt als Boomstructuur binnen AdminPulse. Deze kunnen uiteraard naderhand worden aangepast indien nodig (nadat de import volledig is afgerond).

 

Niet geïmporteerde mappen

Indien de mapnaam in het aangeleverde bestand niet exact overeenkomt met de naam van de relatie in AdminPulse, zal deze map niet worden geïmporteerd. Redenen die kunnen verklaren waarom de relatie niet werd gevonden op basis van de DMS foldernaam :

  • Mogelijk een andere schrijfwijze van de relatie in DMS t.o.v. AdminPulse.
  • In bepaalde gevallen bevat de DMS foldernaam ook de rechtsvorm, en in AdminPulse niet.
  • Relatie werd niet overgenomen naar AdminPulse (of inactief gemaakt)
  • ...

Na de import ontvang je van ons een Excel-bestand met de mappen die niet geïmporteerd konden worden. Als je in dit bestand de "Unieke ID-code" (APR______) van de relatie aan wie de betreffende mappen toebehoren handmatig invult, kunnen wij op basis van dit document de niet geïmporteerde mappen alsnog importeren en aan de correcte relatie koppelen.

 

mceclip0.png

 

Verwante artikelen