In AdminPulse kan je een relatie inactief maken of definitief verwijderen. Het verschil tussen beide acties is belangrijk:
- Inactief maken: De relatie blijft bewaard in het systeem, samen met alle bijbehorende gegevens zoals taken, tijdregistraties, documenten en facturen. Actieve taken en facturaties worden stopgezet. Je kan de relatie later opnieuw activeren.
- Definitief verwijderen: Dit betekent dat de relatie en alle gelinkte gegevens permanent uit het systeem worden verwijderd.
Hoe maak je een relatie inactief of verwijder je deze?
Er zijn twee manieren om een relatie inactief te maken of te verwijderen:
-
Via het Relatie-overzicht (Relatiedossiers > Relaties): Klik op het vuilbak-icoon aan het einde van de regel van de relatie. Dit markeert de relatie als inactief, tenzij is voldaan aan de voorwaarden voor definitieve verwijdering. In dat geval wordt de relatie permanent verwijderd.
-
Via het relatiedossier: Vul een einddatum in binnen het relatiedossier.
Wat gebeurt er dan?
- Taken en facturatie: Alle actieve taken en facturatieplanningen worden stopgezet. Toekomstige taken en factuurvoorstellen moeten handmatig worden verwijderd.
- Visuele indicatie: Het icoon naast de relatie wordt rood, wat aangeeft dat de relatie inactief is.
Noot: Inactieve relaties tellen niet mee voor het AdminPulse-abonnement. Bekijk dit artikel voor meer details over abonnementskosten.
Relatie herstellen
Je kunt een inactieve relatie eenvoudig terug activeren. Hierbij blijven alle gegevens zoals taken, tijdregistraties en documenten ongewijzigd. Volg deze stappen om een relatie te herstellen:
- Klik op 'Meer filters' in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties) en selecteer 'Inactieve relaties'
- Zet de schuifknop 'Inactieve relaties' aan
- Zoek de inactieve relatie in de lijst en open het relatie-dossier
- Verwijder de datum in 'Einddatum relatie' om de relatie opnieuw te activeren of klik op de herstel-knop in de relatie-overzicht
Informatie bekijken van inactieve relaties
Zelfs als een relatie inactief is, blijft al haar historische informatie toegankelijk. Dit kan handig zijn als je de gegevens van een voormalige klant wilt inzien, zoals tijdregistraties en documenten. Volg deze stappen om zulke gegevens te raadplegen:
- Ga naar het Relaties-scherm en zet de optie 'Inactieve relaties' aan onder 'Meer filters'
- Zet de schuifknop 'Inactieve relaties' aan
- Open het relatiedossier van de inactieve relatie
- Binnen het relatiedossier vind je een overzicht van alle gegevens, inclusief een directe toegang tot tijdregistraties, documenten, facturen, en andere relevante informatie via het lint bovenaan
💡 Voorbeeld: Wil je de tijdregistraties van een vroegere klant bekijken? Zorg er eerst voor dat je de inactieve relaties weergeeft, zoals hierboven uitgelegd. Daarna kun je het relatiedossier openen en via het lint snel toegang krijgen tot de registraties.
Definitieve verwijdering van een relatie
Een relatie kan pas definitief worden verwijderd als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Geen gekoppelde relaties: De relatie mag geen andere relaties hebben die eraan gelinkt zijn.
- Geen documenten: Er mogen geen documenten aan de relatie zijn gekoppeld.
- Geen registraties: Er mogen geen tijdsregistraties, activiteiten of notities aan de relatie verbonden zijn.
- Geen facturen of verrichtingen: Er mogen geen facturen, verrichtingen, of andere financiële documenten aan de relatie gekoppeld zijn.
- Geen actieve taken
Als aan al deze voorwaarden is voldaan, kun je de relatie definitief verwijderen door op het vuilbak-icoon te klikken aan het einde van de regel van de relatie in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties).
Let op: Indien niet aan alle voorwaarden voldaan is, kan de relatie enkel inactief worden gemaakt door een einddatum in te vullen.