Met het veld Gewenste factuurdatum bepaal je welke factuurdatum een factuurvoorstel krijgt: vandaag, een datum in het verleden of een datum in de toekomst. Je stelt die datum in per voorstel of voor meerdere voorstellen tegelijk.

In dit artikel lees je hoe je een factuurdatum instelt, wanneer AdminPulse de factuur nummert en verzendt, welke datums je kunt kiezen en hoe je facturen nummert in het vorige boekjaar.

Waarom een specifieke factuurdatum kiezen?

Een specifieke factuurdatum is handig in situaties zoals:

Je wilt de laatste dag van de gefactureerde periode gebruiken als factuurdatum.
Je factureert op een vast moment, bijvoorbeeld aan het begin van de maand.
Je wilt facturen een nummer toekennen in het vorige boekjaar.
Je wilt het moment van factureren beter afstemmen op je rapportages.

Hoe stel je een factuurdatum in?

Je stelt een factuurdatum in voor meerdere voorstellen tegelijk met een globale actie, of per voorstel met het potlood-icoon. Het moment waarop AdminPulse de factuur nummert, hangt af van de gekozen datum én van de manier waarop je die instelt. Meer daarover lees je bij Wanneer nummert en verzendt AdminPulse de factuur?

Factuurdatum instellen met een globale actie

Met de globale actie stel je dezelfde factuurdatum in voor de geselecteerde factuurvoorstellen.

Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
Selecteer de gewenste voorstellen via het selectievakje aan het begin van de rij, of selecteer alle voorstellen via het selectievakje bovenaan de tabel ().
Klik op Globale acties en kies Facturen nummeren.
Stel in het venster Nummer facturen de datum en de opties in:
- Klik op de Factuurdatum of op het potlood-icoon ernaast () en kies de datum. Voor een datum in het vorige boekjaar kies je eerst Vorig boekjaar in de keuzelijst bovenaan de kalender.
- Kies je vandaag of een datum in het verleden? Zet dan de schakelaar Facturen verzenden aan als AdminPulse de facturen na het nummeren ook moet verzenden. Bij een toekomstige datum kun je deze schakelaar niet wijzigen: dan geldt de instelling voor automatisch verzenden van het eigen bedrijf.
- Zet de schakelaar Facturen met een 0-bedrag nummeren? aan om ook voorstellen met een bedrag van 0 te nummeren. Staat die schakelaar uit? Dan blijven die voorstellen bij de factuurvoorstellen staan.
Controleer de melding in het venster: “Facturen worden onmiddellijk genummerd” of “Facturen worden genummerd op de geselecteerde datum”. Klik daarna op Nummer facturen. Bij een toekomstige datum toont de knop ook die datum, bijvoorbeeld Nummer facturen op 17-04-2025.

Factuurdatum instellen per factuurvoorstel

Met het potlood-icoon stel je de gewenste factuurdatum in voor één voorstel.

Ga naar Facturatie > Factuurvoorstellen.
Klik in de overzichtstabel op het potlood-icoon in de kolom Gewenste factuurdatum van het voorstel.
Kies de datum in de kalender. Voor een datum in het vorige boekjaar kies je eerst Vorig boekjaar in de keuzelijst bovenaan de kalender.
Klik op Nummer om de datum te bevestigen. Er is geen aparte knop om de datum op te slaan. Ligt de datum vóór vandaag? Dan nummert AdminPulse de factuur direct.

Kalender bij de gewenste factuurdatum met de keuzelijst Huidig boekjaar en de knoppen Vandaag, Nummer, Wis en Annuleren

Wil je een gewenste factuurdatum verwijderen? Klik dan op het potlood-icoon en kies Wis.

👉 Wil je een voorstel eerst nog controleren en daarna nummeren met een datum in het verleden? Stel de datum dan pas in als het voorstel klaar is. Je kunt een datum in het verleden niet vooraf opslaan zonder te nummeren: zodra je op Nummer klikt, nummert AdminPulse de factuur direct.

💡 Zie je geen potlood-icoon in de kolom Gewenste factuurdatum? Dan bevat het voorstel nog een fout of heeft het geen factuurregels. Los de fout op of voeg een factuurregel toe om de gewenste factuurdatum te kunnen instellen.

Wanneer nummert en verzendt AdminPulse de factuur?

Het moment waarop AdminPulse de factuur nummert, hangt af van de gekozen datum en van de manier waarop je die instelt.

Gekozen datum	Met het potlood-icoon	Met de globale actie
Vóór vandaag	AdminPulse nummert de factuur direct.	AdminPulse nummert de facturen direct.
Vandaag	AdminPulse slaat de datum op en nummert de factuur 's nachts.	AdminPulse nummert de facturen direct.
In de toekomst	AdminPulse slaat de datum op en nummert de factuur op de gekozen datum.	AdminPulse slaat de datum op en nummert de facturen op de gekozen datum.

Bij het nummeren maakt AdminPulse de pdf- en xml-bestanden van de factuur aan.

Of AdminPulse de factuur na het nummeren ook verzendt, hangt af van de manier waarop je de gewenste factuurdatum instelt:

Globale actie met vandaag of een datum in het verleden: je bepaalt zelf met de schakelaar Facturen verzenden of AdminPulse de facturen verzendt.
Globale actie met een toekomstige datum: AdminPulse volgt de instelling Automatisch verzenden van facturen die genummerd worden op ingegeven datum van het eigen bedrijf. Je vindt die instelling via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-e-mail. De schakelaar Facturen verzenden kun je in dat geval niet wijzigen.
Potlood-icoon: je kunt bij het instellen van de datum niet kiezen of AdminPulse de factuur ook verzendt. Daarvoor geldt de instelling Automatisch verzenden van facturen die genummerd worden op ingegeven datum van het eigen bedrijf, via Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-e-mail. Staat die instelling aan? Dan verzendt AdminPulse de factuur na het nummeren. Dat geldt ook voor een datum in het verleden.

👉 Kies je vandaag of een datum in het verleden? Dan kunnen facturen of creditnota’s die nog worden verwerkt, het nummeren blokkeren. Dit geldt alleen voor documenten met een andere factuurdatum dan de gekozen datum, binnen hetzelfde eigen bedrijf, hetzelfde boekjaar en dezelfde nummering. Je krijgt dan de melding “De factuur kon niet genummerd worden omdat er reeds andere facturen genummerd worden. Dit kan problemen geven met de nummering van de factuur.” Probeer het opnieuw zodra die verwerking is afgerond.

💡 Zolang een voorstel een gewenste factuurdatum heeft, kun je het niet nummeren met de knoppen Nummer factuur of Nummer en verstuur factuur in die rij. Met het filter Met datum te nummeren zie je welke voorstellen op hun ingestelde datum wachten. Meer over dit filter lees je in Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden.

Wat legt AdminPulse vast bij het nummeren?

AdminPulse legt de gegevens die van de factuurdatum afhangen pas vast bij het nummeren:

De factuur krijgt een nummer uit de nummering van het boekjaar waarin de gewenste factuurdatum valt.
AdminPulse berekent de vervaldatum vanaf de factuurdatum, volgens de ingestelde betalingstermijn. Een creditnota krijgt geen vervaldatum.

Met de gewenste factuurdatum kies je dus de factuurdatum, niet de vervaldatum. Hoe je de betalingstermijn instelt, lees je in Vervaldatum van facturen instellen.

💡 De Voorbeeldweergave van een factuurvoorstel (het oog-icoon) houdt geen rekening met de gewenste factuurdatum. Het voorbeeld toont de datum van vandaag, de vervaldatum berekend vanaf vandaag en het volgende nummer van het huidige boekjaar. De genummerde factuur krijgt wel de gewenste factuurdatum.

Hoe ver in het verleden kun je een factuurdatum kiezen?

AdminPulse bewaakt de chronologische volgorde van factuurdatums binnen een boekjaar. Daarom kun je geen datum kiezen die vóór de factuurdatum van de laatst genummerde factuur ligt. Datums die je niet kunt kiezen, worden grijs weergegeven in de kalender.

In het huidige boekjaar is de vroegste datum de factuurdatum van de laatst genummerde factuur. Die datum zelf kun je nog kiezen. Is er in het huidige boekjaar nog niets genummerd? Dan kun je teruggaan tot de eerste dag van het boekjaar.
In het vorige boekjaar geldt dezelfde regel: je kunt een datum kiezen vanaf de factuurdatum van de laatst genummerde factuur van dat boekjaar tot en met de laatste dag ervan.
Een datum vóór het vorige boekjaar kun je niet kiezen.

Voorbeeld: de laatst genummerde factuur in je huidige boekjaar heeft als factuurdatum 01-09-2026. Dan kun je geen factuur meer nummeren met 31-08-2026 als factuurdatum, maar wel met 01-09-2026 of een latere datum.

Welke datum als ondergrens geldt wanneer je ook creditnota’s hebt genummerd, hangt af van de instelling voor aparte nummering. Meer daarover lees je bij Welke datumregels gelden voor creditnota’s?

👉 Nummer je met de globale actie voorstellen van meerdere eigen bedrijven tegelijk? Dan geldt voor alle geselecteerde voorstellen dezelfde vroegste datum. AdminPulse vergelijkt daarvoor de factuurdatums van de laatst genummerde facturen van die bedrijven en gebruikt de meest recente datum als ondergrens. Dat geldt ook als je het selectievakje bovenaan de tabel gebruikt zonder op één eigen bedrijf te filteren. Wil je per eigen bedrijf nummeren? Gebruik dan het filter Eigen bedrijven om één eigen bedrijf te selecteren, of vink alleen voorstellen van dat eigen bedrijf aan.

💡 Heb je een factuur al genummerd met een te late factuurdatum, waardoor je geen eerdere datum meer kunt kiezen? Lees dan in FAQ - Hoe kan ik een factuur ontnummeren? wanneer je die factuur kunt ontnummeren.

Hoe nummer je een factuur in het vorige boekjaar?

Rond de jaarwisseling wil je misschien nog facturen nummeren in het vorige boekjaar. Dat kan met het potlood-icoon of met de globale actie. De factuur krijgt dan een nummer uit de nummering van het vorige boekjaar.

Open de kalender: klik op het potlood-icoon in de kolom Gewenste factuurdatum, of klik in het venster Nummer facturen op de Factuurdatum.
Kies Vorig boekjaar in de keuzelijst bovenaan de kalender. De kalender springt naar de vroegste datum die je in het vorige boekjaar kunt kiezen.
Kies de gewenste factuurdatum.
Bevestig met Nummer als je het potlood-icoon gebruikt, of met Nummer facturen als je de globale actie gebruikt.

Venster Nummer facturen met de keuzelijst Vorig boekjaar en het filter Eigen bedrijven ingesteld op één eigen bedrijf

👉 Zie je de optie Vorig boekjaar niet in de kalender? Dan heeft dat een van deze oorzaken:

Je nummert met de globale actie voorstellen van meerdere eigen bedrijven tegelijk, of je gebruikt het selectievakje bovenaan de tabel zonder op één eigen bedrijf te filteren. Gebruik dan het filter Eigen bedrijven om één eigen bedrijf te selecteren, of vink alleen voorstellen van dat eigen bedrijf aan.
AdminPulse kent voor dat eigen bedrijf nog geen vorig boekjaar, bijvoorbeeld omdat je in je eerste boekjaar in AdminPulse werkt.

Welke datumregels gelden voor creditnota’s?

Creditnota’s volgen dezelfde datumregels als facturen. AdminPulse bewaakt dus ook hier de chronologische volgorde binnen het boekjaar.

Welke factuur of creditnota de vroegste datum bepaalt, hangt af van de instelling Aparte nummering voor creditnota's:

De instelling staat aan: voor een creditnota telt de datum van de laatst genummerde creditnota. Voor een factuur telt de factuurdatum van de laatst genummerde factuur.
De instelling staat uit: facturen en creditnota’s delen één nummering. De datum van de laatst genummerde factuur of creditnota bepaalt de vroegste datum voor beide.

Voorbeeld: Aparte nummering voor creditnota's staat uit en je laatste creditnota heeft als datum 05-09-2026. Dan kun je ook geen factuur meer nummeren met een factuurdatum vóór 05-09-2026.

Kies je voor een creditnota vandaag of een datum in het verleden? Dan kan AdminPulse de creditnota nog niet nummeren als er binnen hetzelfde eigen bedrijf, hetzelfde boekjaar en dezelfde nummering nog facturen of creditnota’s worden verwerkt met een andere factuurdatum dan de gekozen datum. Bij een aparte nummering voor creditnota’s tellen alleen andere creditnota’s mee. Probeer het opnieuw zodra die verwerking is afgerond.

Een creditnota krijgt bij het nummeren geen vervaldatum.

💡 Waar je Aparte nummering voor creditnota's instelt, lees je in Instellen van factuur- en creditnotanummering.

💡 Goed om te lezen

Wil je meer weten over factuurvoorstellen en de beschikbare globale acties? Lees dan: Overzicht: Factuurvoorstellen bewerken, controleren en afronden
Wil je automatisch gegenereerde factuurvoorstellen ook automatisch laten nummeren en verzenden? Lees hoe je dat instelt: Automatisch nummeren en verzenden van facturen uit de facturatieplanning
Heb je een factuur al genummerd en wil je de factuurdatum nog wijzigen? Lees dan: FAQ - Hoe kan ik een factuur ontnummeren?
Wil je weten hoe AdminPulse de vervaldatum van facturen berekent? Lees dan: Vervaldatum van facturen instellen

Gerelateerd aan